Was ist ein Dashboard und wie erstellt man es? KPI-Auswahl für Führungskräfte

In einer Managementrunde heißt es: „Wir brauchen jetzt ein Dashboard“, und die Aufgabe geht an die IT oder an einen Entwickler. Ein paar Wochen später liegt eine Seite mit Dutzenden Diagrammen vor: bunt, aber nicht der Bildschirm, den morgens jemand als Erstes öffnet. Das Problem sind nicht die Diagramme, sondern dass niemand gefragt hat: „Bei welcher Entscheidung hilft mir dieser Bildschirm?“ Hier beginnt auch die praktische Antwort auf die Frage „Was ist ein Dashboard?“: Ein Dashboard aufzubauen heißt, vor dem Zeichnen eine Liste von Entscheidungen zu erstellen.

Ein Dashboard ist eine visuelle Übersicht, die die wichtigsten Kennzahlen zum Zustand eines Geschäfts oder Unternehmens auf einem Bildschirm bündelt. Es funktioniert wie das Cockpit eines Autos: Es zeigt Geschwindigkeit, Tankfüllung und Warnungen, ohne dass Sie den Motor zerlegen müssen. In diesem Beitrag erklären wir, wozu ein Dashboard dient, wie es sich von einem Management- bzw. Admin-Panel unterscheidet, wie Sie Kennzahlen auswählen und wie Sie es aufbauen.

Wozu dient ein Dashboard?

• Die Lage auf einen Blick zeigen: Ohne auf einen Bericht zu warten, sehen Sie beim Öffnen sofort, wo die Arbeit steht.
• Abweichungen früh erkennen lassen: Eine Kennzahl unter dem Ziel fällt lange vor dem Monatsbericht auf.
• An offene Aufgaben erinnern: Anträge, die auf Freigabe warten, und anstehende Aufgaben stehen auf demselben Bildschirm.
• Eine gemeinsame Faktenbasis schaffen: Wenn alle auf dieselbe Zahl schauen, gibt es seltener Streit darüber, welche Datei aktuell ist.

Diese vier Funktionen hängen zusammen. Ohne gemeinsame Zahl wird eine Abweichung nicht früh erkannt; und ohne sichtbare offene Aufgaben bleibt unklar, was nach der Abweichung zu tun ist. Wertvoll wird ein Dashboard nicht durch schöne Diagramme, sondern dadurch, dass es den Weg von einer Zahl zu einer Handlung verkürzt. Wenn der Bildschirm nicht nur „Sie liegen unter dem Ziel“ meldet, sondern mit einem Klick zum zugehörigen Prozess führt, erfüllt er wirklich seinen Zweck.

Welche Arten von Dashboards gibt es?

Je nach Zweck begegnen Ihnen Dashboards in drei Hauptarten. Wenn Sie wissen, welche Sie brauchen, sparen Sie sich überflüssige Diagramme:

• Operatives Dashboard: verfolgt das Tagesgeschäft und zeigt aktuelle Informationen wie offene Freigaben, überfällige Aufgaben und die heutige Arbeitslast.
• Management-Dashboard: zeigt den Stand gegenüber dem Ziel und die Abweichung; hier werden Themen wie Umsatz, Budget, Bestand und Teamkapazität gebündelt.
• Analytisches Dashboard: dient dazu, der Ursache eines Problems nachzugehen; es braucht Filter und Drill-down und ist eher für die Analyse als für den täglichen Blick gedacht.

Für die meisten Unternehmen sind die Management- und die operative Ebene der Ausgangspunkt. Die analytische Ebene ergibt erst Sinn, wenn diese beiden Ebenen zuverlässig laufen.

Was ist ein Management-Panel? Der Unterschied zum Dashboard

Der Begriff „Management-Panel“ wird in zwei Bedeutungen verwendet. Erstens für die Kennzahlenansicht, auf die die Führungskraft schaut, also das Dashboard. Zweitens für die Verwaltungsoberfläche einer Software, mit der Benutzer, Berechtigungen und Einstellungen verwaltet werden (Admin-Panel). In Suchergebnissen wird beides vermischt; der Unterschied ist folgender:

Wie erstellt man ein Dashboard? Schritt für Schritt

Ein Dashboard zu erstellen, beginnt nicht damit, eine Software zu öffnen und Diagramme hinzuzufügen. Die folgende Reihenfolge gilt unabhängig vom Werkzeug; in Excel wie in spezieller Software folgen Sie denselben sechs Schritten.

1. Entscheidungen aufschreiben. Bei welchen Entscheidungen soll dieser Bildschirm helfen? Etwa „Welchen Auftrag ziehen wir vor?“ oder „Welche Freigabe steht aus?“
2. Kennzahlen mit Entscheidungen verknüpfen. Schreiben Sie neben jede Kennzahl, welche Entscheidung sie beeinflusst; streichen Sie, was sich nicht zuordnen lässt.
3. Definition und Quelle festlegen. Dieselbe Kennzahl muss für alle gleich berechnet und aus einer einzigen Datenquelle gespeist werden.
4. Nach Rollen trennen. Geschäftsleitung, Abteilungsleitung und Mitarbeiter sehen nicht denselben Bildschirm; jede Rolle sieht ihre eigenen Kennzahlen.
5. Schwellenwerte und Warnungen setzen. Heben Sie „unter dem Ziel“ oder „überfällig“ mit Farbe und Benachrichtigung hervor.
6. Nutzung beobachten. Wenn nach einer Woche niemand den Bildschirm öffnet, vereinfachen Sie ihn, statt ihn zu erweitern.

Wie wählt man Kennzahlen (KPIs) für Führungskräfte aus?

Die Auswahl der Kennzahlen ist der schwierigste und wertvollste Teil eines Dashboards. Alle vorhandenen Daten anzuzeigen, ist leicht; nur die Kennzahlen auf den Bildschirm zu holen, die Entscheidungen auslösen, erfordert Disziplin. Prüfen Sie jede infrage kommende Kennzahl mit diesen Fragen:

• Würde ich etwas tun, wenn sich diese Zahl ändert?
• Kann ich die Zahl zuverlässig und regelmäßig erhalten?
• Sind sich alle über die Definition dieser Zahl einig?
• Gibt es ein Ziel oder eine Vorperiode, mit der sich die Zahl vergleichen lässt?
• Welche Rolle sollte diese Zahl sehen, welche nicht?
• Wer bekommt welche Aufgabe, wenn sich die Zahl verschlechtert?

Nach dieser Prüfung bleiben für jede Rolle einige Kennzahlen übrig. Die folgende Tabelle zeigt beispielhaft, wie eine Aufteilung nach Rollen aussehen kann; Ihre Kennzahlen hängen von Ihrer Branche und Ihren Prozessen ab.

Ein Dashboard, das alles zeigen will, ist ein Dashboard, auf dem niemand etwas erkennt.

Ein fiktives Beispiel: Der Geschäftsführer eines Produktionsunternehmens schaut morgens zuerst auf drei Dinge: Umsatz im Vergleich zum Ziel, Materialien mit kritischem Bestand und Vorgänge, die auf seine Freigabe warten. Die Lagerleitung sieht im selben System nur ihre offenen Lieferungen und Bestandswarnungen, der Vertriebsmitarbeiter seine eigenen Angebote und anstehenden Termine. Alle drei werden aus denselben Daten gespeist, aber keiner sieht den Bildschirm der anderen. So bleibt der Bildschirm übersichtlich, sensible Daten kursieren nicht unnötig, und jeder erkennt morgens auf dem Bildschirm seine erste Aufgabe.

Typische Fehler beim Aufbau eines Dashboards sind meist diese: mit dem Design beginnen und die Definitionen später festlegen, allen Rollen denselben Bildschirm zeigen, nur Zahlen ohne Warnungen anzeigen und nicht schriftlich festhalten, wer worauf schaut.

Braucht man eine Dashboard-Software, oder reicht Excel?

Eine Übersichtsseite und einige Diagramme in Excel ergeben ein gutes Dashboard, wenn nur eine Person darauf schaut und die Daten in einer einzigen Datei liegen. Fast alle fangen irgendwann so an. Die Grenze zeigt sich, sobald mehrere Personen den Bildschirm nutzen: Die Daten müssen jedes Mal von Hand aktualisiert werden, beim Versand per E-Mail entstehen verschiedene Versionen, sensible Daten lassen sich nicht trennen, weil alle alles sehen, und auf dem Smartphone lässt sich die Datei kaum bequem öffnen. Eine per WhatsApp verschickte „Tageszusammenfassung“ wiederum ist ein starres Bild; Sie können weder ins Detail gehen noch mit früheren Zeiträumen vergleichen.

Hier kommt Dashboard-Software ins Spiel: Sie liest die Daten aus der angebundenen Quelle, zeigt je nach Rolle unterschiedliche Bildschirme und leitet Warnungen an die zuständige Person weiter. Die Software ersetzt aber nicht die Auswahl der Kennzahlen; falsche Kennzahlen in ein leeres Werkzeug zu packen, schadet genauso wie ein falscher Bericht.

Wie funktioniert das Dashboard-Management in KurumsalPortal?

Das Modul Dashboard-Management ist die rollenbasierte Dashboard-Ebene von KurumsalPortal. Es stellt Mitarbeitern, Abteilungsleitungen und Geschäftsleitung persönliche Dashboards bereit, die nur die jeweils relevanten Daten zeigen. Auf dem Dashboard stehen die für die Rolle festgelegten KPIs, offene und anstehende Aufgaben, Warnungen aus dem Benachrichtigungszentrum, Leistungskennzahlen und Schnellzugriffe auf Prozesse; von einer erkannten Abweichung gelangt der Nutzer in den zugehörigen Prozess und setzt die Entscheidung in eine Handlung um.

Die Einführung folgt den oben genannten Schritten: Datenquellen werden angebunden, Rollen und KPIs festgelegt, persönliche Dashboards bereitgestellt und Abweichungen beobachtet. Welche Kennzahlen auf das Dashboard kommen, wird in dieser Phase gemeinsam festgelegt. Daten aus einem anderen System wie einem ERP auf das Dashboard zu holen, ist eine Integrationsaufgabe; ihr Umfang wird im Projekt geklärt. KurumsalPortal läuft auf dem eigenen Server des Kunden, und die Mitarbeiter nutzen es über den Browser ihres Smartphones; um das Dashboard zu sehen, muss also keine App installiert werden.

Wir empfehlen, die Schritte aus diesem Beitrag mit einer Entscheidungsliste zu beginnen. Wie rollenbasierte Dashboards eingerichtet werden, zeigt die Seite Dashboard-Management; die gesamte Plattform mit 33 Modulen finden Sie unter KurumsalPortal.