Angebotsmuster und Angebotsvorlage für Word und Excel: Positionen, Rabatt, MwSt.

Sie schicken einem neuen Kunden Ihr erstes Angebot oder möchten Ihre bestehende Vorlage überarbeiten. Ein Teil der Angebotsmuster aus dem Internet enthält sehr wenige Felder, ein anderer Teil so viele, dass sie Ihnen nichts nützen. Auch Unternehmen, die ihre eigene Vorlage bauen, machen ähnliche Fehler: Es ist unklar, ob der Rabatt vor oder nach der MwSt. abgezogen wird, ein Gültigkeitsdatum fehlt, und die Währung steht in einer Zeile anders als in der nächsten. Dieser Beitrag liefert Ihnen ein Gerüst, das Sie direkt kopieren und ausfüllen können.

Ein Angebot ist ein Dokument, in dem der Verkäufer dem Käufer Preis, Bedingungen und Gültigkeitsdatum für bestimmte Positionen schriftlich mitteilt. Im Folgenden finden Sie die Kopfdaten der Vorlage, die Positionstabelle und die Rechenreihenfolge; außerdem erklären wir kurz, warum jedes Feld dort steht.

Angebotsvorlage: die Kopfdaten

Der obere Teil eines einseitigen Angebots besteht aus den folgenden Feldern. Die Hinweise daneben zeigen das Problem, das am häufigsten entsteht, wenn das Feld leer bleibt.

Positionstabelle und Rechenreihenfolge

Legen Sie die Spalten der Positionstabelle in dieser Reihenfolge an: Pos., Beschreibung, Menge und Einheit, Einzelpreis, Positionsrabatt, Betrag. Schreiben Sie in die Beschreibungsspalte Modell, Maße und Umfang; eine Beschreibung aus einem Wort zwingt den Kunden zum Anruf.

Die Rechenreihenfolge sollte in jedem Angebot gleich sein. Die Zahlen in der folgenden Beispieltabelle sind fiktiv und ohne Währung; sie zeigen nur, wie die Reihenfolge funktioniert.

Wie schreibt man eine Positionsbeschreibung?

Die Positionsbeschreibung ist der am meisten vernachlässigte Teil der Vorlage. Wenn der Kunde Angebote nebeneinanderlegt und vergleicht, schaut er nur auf die Beschreibung; bleibt sie knapp, wird nur über den Preis verglichen.

Wie wird ein Rabatt im Angebot dargestellt?

Den Rabatt zu verstecken und nur den Nettopreis anzugeben, wirkt kurzfristig praktisch, führt aber bei Überarbeitungen zu Problemen: Ändert sich der Preis, weiß niemand mehr, bei welcher Position wie viel Nachlass gewährt wurde. Weisen Sie den Rabatt in einer eigenen Spalte oder einer eigenen Zeile aus. Der Kunde sieht, dass der Nachlass einen Wert hat, und Sie kennen bei der Überarbeitung genau den Spielraum, über den verhandelt wird. Wessen Freigabe ein Rabatt braucht, ist eine eigene Regel; er sollte von einer berechtigten Person freigegeben werden, bevor das Angebot hinausgeht.

Angebot in Word oder in Excel erstellen?

Beides hat seinen Platz; das Problem beginnt, sobald Inhalte von Hand zwischen beiden übertragen werden.

• Word-Vorlage: gut geeignet für schriftliche Bedingungen, Firmenauftritt und Seitenlayout. Ändert sich die Zahl der Positionen, ist es fehleranfällig, die Tabelle von Hand zu erweitern und die Summen von Hand einzutragen.
• Excel-Vorlage: Positionsbetrag, Rabatt, MwSt. und Summe werden per Formel berechnet; das Drucklayout erfordert dagegen oft Geschick. Wird eine Formelzelle versehentlich gelöscht, ist die Summe unbemerkt falsch.
• Beides kombinieren: Die Berechnung in Excel zu machen und das Ergebnis in Word einzufügen, ist ein verbreiteter Weg; doch jedes Einfügen ist eine neue Fehlerquelle, und die Versionen beider Dateien vermehren sich getrennt.

Grenzen von Hand kopierter Word- und Excel-Angebotsvorlagen

Für ein kleines Team, das einige Angebote pro Woche verschickt, funktioniert eine Word- oder Excel-Vorlage gut. Die Grenze ist erreicht, sobald die Vorlage kopiert wird. Jeder Vertriebsmitarbeiter entwickelt seine eigene Kopie, Zahlungsbedingungen stehen in verschiedenen Versionen unterschiedlich, und welches Angebot zu welchem Kunden und welcher Verkaufschance gehört, muss man aus dem Dateinamen erraten. Auch eine Angebotsdatei mit abgelaufenem Gültigkeitsdatum liegt weiter still in einem Ordner.

• Versionsfrage: Wenn der Kunde fragt: „Können Sie mir den letzten Stand Ihres Angebots noch einmal schicken?“, ist unklar, welche Datei die letzte ist.
• Freigabespur: Die Freigabe für einen Rabatt bleibt in der E-Mail; in der Angebotsdatei gibt es keine Spur davon.
• Kopierte Bedingungen: Ändert sich eine Bedingung, werden nur neue Angebote angepasst, alte Kopien kursieren mit den alten Bedingungen.
• Lücke bei der Nachverfolgung: Bei wem das Angebot liegt und in welchem Stadium es ist, ist nicht zusammen mit dem Kundendatensatz sichtbar.

Wie erhält man mit einer Angebotssoftware eine druckfertige Ausgabe?

In YazSis CRM AI gibt die Angebotsausgabe Positionen, Rabatt, MwSt. und Gesamtsumme als druckfertige Seite aus; auf der Seite stehen auch das Gültigkeitsdatum und die Angaben zur erstellenden Person. Ein Angebot durchläuft die Stadien Entwurf, Freigabe ausstehend, versendet, angenommen und abgelehnt, und die Freigabe durch die Führungskraft ist Teil des Ablaufs. So erhalten Sie statt einer von Hand kopierten Vorlage eine druckfertige Ausgabe aus einem Datensatz.

Im Modul Vertrieb / Angebote & Kunden lassen sich Angebote in mehreren Währungen erstellen, und jede Überarbeitung wird als eigene Version gespeichert. Ein Angebot wird zusammen mit dem Kundendatensatz und der zugehörigen Verkaufschance geführt und durchläuft vor der Übergabe an den Kunden einen Freigabeprozess. YazSis CRM AI wird heute im eigenen Support- und Vertriebszentrum von YazSis eingesetzt; den Umfang einer an Ihr Unternehmen angepassten Einrichtung legen wir nach einer Bedarfsanalyse gemeinsam fest.

Bevor Sie die Vorlage einsetzen

1. Legen Sie fest, welche Kopfdaten für Ihr Geschäft Pflicht sind, und markieren Sie die Felder, die nicht leer bleiben dürfen.
2. Schreiben Sie feste Bedingungen wie Zahlung, Lieferung und Wartung als einen einzigen Text und bewahren Sie ihn nur an einer Stelle auf.
3. Halten Sie die Rechenreihenfolge (Position, Zwischensumme, Rabatt, MwSt., Gesamtsumme) schriftlich fest und klären Sie sie mit Ihrem Steuerberater.
4. Führen Sie die Regel ein, das Gültigkeitsdatum in jedem Angebot als Kalenderdatum anzugeben.
5. Bewahren Sie jedes versendete Angebot mit dem Kundennamen in einem einzigen Ordner oder Ablagesystem auf.
6. Überprüfen Sie die Vorlage alle drei Monate und entfernen Sie die eigenen Kopien der Vertriebsmitarbeiter.

Wenn Sie Angebotsausgabe, Freigabeablauf und die Verbindung zum Kundendatensatz sehen möchten, besuchen Sie die Seite des Moduls Vertrieb / Angebote & Kunden.