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Spesenabrechnung: Vom Beleg zur Freigabe, von der Budgetkontrolle zum Bericht
Steuern Sie Ausgaben in einem Ablauf vom Beleg bis zum Bericht.Eine Software für die Spesenabrechnung sammelt Ausgaben der Mitarbeitenden mit Belegen und Rechnungen, prüft sie nach Kategorie und Budget und führt sie durch einen Freigabeprozess. Das Modul Mitarbeiterausgabenmanagement von YazSis KurumsalPortal nimmt Spesenmeldungen im Smartphone-Browser entgegen, schließt sie mit Freigabe durch Führungskraft und Finanzabteilung ab und archiviert die Belege digital.
FÜR WEN?MitarbeitendeFührungskräfteFinanzabteilung
YAZSIS / KURUMSALPORTAL
Personalwesen
GESCHÄFTSERGEBNISNicht nur dokumentieren.
Nicht nur dokumentieren.
Den Prozess steuern.
KurumsalPortal bindet jedes Modul durch Rechte, Benachrichtigungen, Freigaben, Berichte und Integrationen in reale Abläufe ein.
KERNFUNKTIONEN
Mit „Mitarbeiterausgabenmanagement“ bringen Sie die Kontrolle ins System.
Jeder Schritt ist mit Verantwortlichem, Zeit, Status und Verlauf nachvollziehbar.
Mobile Spesenmeldung mit Beleg
Mitarbeitende erfassen Ausgaben im Smartphone-Browser und hängen Beleg oder Rechnung an. Ohne Papierformular ist die Spesenmeldung sofort bereit zur Freigabe.
Freigabe durch Führungskraft und Finanzabteilung
Der Antrag geht zuerst an die Führungskraft, danach an die Finanzabteilung. Im mehrstufigen Freigabeprozess bleibt dokumentiert, wer welche Entscheidung getroffen hat.
Budgetkontrolle und Auswertung
Ausgaben werden nach Kategorie und Budget geprüft und ausgewertet. Da sichtbar ist, wie viel auf welche Position entfällt, bleiben die Ausgaben unter Kontrolle.
WIE FUNKTIONIERT ES?
Erfassen, verfolgen und Ergebnisse in fünf Schritten.
Workflows passen sich Ihren Freigabe-, Rollen- und Benachrichtigungsregeln an.
VERNETZT STATT ISOLIERT
Datenfluss mit anderen Systemen: Den Umfang legen wir gemeinsam fest.
KurumsalPortal funktioniert eigenständig. Wenn ein Datenfluss mit ERP, Zeiterfassung, Buchhaltung oder anderen Systemen nötig ist, legen wir in der Bedarfsanalyse gemeinsam fest, welche Daten wie übertragen werden.
Integrationskompetenz entdeckenERPPDKSAPIMitarbeiterausgabenmanagementE-MAILSMSBERICHT
WO WERDEN DIE DATEN GESPEICHERT?
Ihr eigener Server, rollenbasierte Berechtigungen.
Das Modul „Mitarbeiterausgabenmanagement“ läuft auf der gemeinsamen Infrastruktur von KurumsalPortal: Die Daten werden auf Ihrem eigenen Server gespeichert, und Mitarbeitende nutzen es ohne App-Installation im Browser ihres Smartphones.
Installation und Datenmodell ansehenHÄUFIG GESTELLTE FRAGEN
Spesenabrechnung: häufig gestellte Fragen
Können Belege per Smartphone hinzugefügt werden?
Ja. Im Modul Mitarbeiterausgabenmanagement von YazSis KurumsalPortal erfassen Mitarbeitende ihre Ausgabe im Smartphone-Browser und hängen Beleg oder Rechnung als Dokument an; eine separate App ist nicht nötig. Der Beleg wird zusammen mit dem Ausgabendatensatz im digitalen Archiv gespeichert.
Aus welchen Schritten besteht der Freigabeprozess für Spesen?
Im Modul Mitarbeiterausgabenmanagement von YazSis KurumsalPortal wird die Ausgabe erfasst, der Beleg angehängt und der Antrag zur Freigabe gesendet. Er durchläuft die Freigabe durch Führungskraft und Finanzabteilung, das Budget wird geprüft und das Ergebnis ausgewertet. Für jeden Schritt ist dokumentiert, wer ihn abgeschlossen hat.
Ist eine Budgetkontrolle für Spesen möglich?
Ja. Im Modul Mitarbeiterausgabenmanagement von YazSis KurumsalPortal werden Ausgaben mit Kategorie und Budget erfasst und im Freigabeprozess gegen das Budget geprüft. Berichte zeigen der Finanzabteilung, wie viel in welcher Kategorie ausgegeben wurde; die Daten lassen sich auch als XLSX exportieren.
NÄCHSTER SCHRITT
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