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Besuchermanagement: Ein- und Ausgang mit KVKK-Einwilligung
Jeder Besuch ist erfasst, kontrolliert und nachvollziehbar.Ein digitales Besuchermanagement ist eine Software, die Angaben zum Besucher, die besuchte Person, die KVKK-Einwilligung, Ein- und Ausgangszeiten sowie die aktuelle Anwesenheit erfasst. Das Modul Besuchermanagement von YazSis KurumsalPortal steuert diesen Ablauf digital vom Empfang bis zum Ausgang, benachrichtigt Gastgeber automatisch und listet anwesende Besucher in Echtzeit auf.
FÜR WEN?EmpfangSicherheitsdienstVerwaltung
YAZSIS / KURUMSALPORTAL
Betrieb & Außendienst
GESCHÄFTSERGEBNISNicht nur dokumentieren.
Nicht nur dokumentieren.
Den Prozess steuern.
KurumsalPortal bindet jedes Modul durch Rechte, Benachrichtigungen, Freigaben, Berichte und Integrationen in reale Abläufe ein.
KERNFUNKTIONEN
Mit „Besuchermanagement“ bringen Sie die Kontrolle ins System.
Jeder Schritt ist mit Verantwortlichem, Zeit, Status und Verlauf nachvollziehbar.
Schnelle Besuchererfassung
Der Empfang erfasst Besucher und besuchte Person digital statt in einem Besucherbuch aus Papier. Nach Einholung der KVKK-Einwilligung beginnt der Check-in.
Live-Liste der Anwesenden
Eingecheckte Besucher ohne abgeschlossenen Check-out erscheinen in einer Live-Liste. Im Notfall sieht das Sicherheitsteam auf einem Bildschirm, wer sich auf dem Gelände befindet.
Automatische Benachrichtigung des Gastgebers und Berichte
Trifft der Gast ein, erhält die besuchte Person automatisch eine Benachrichtigung. Besuche werden mit Aufenthaltsdauer ausgewertet und lassen sich als XLSX exportieren.
WIE FUNKTIONIERT ES?
Erfassen, verfolgen und Ergebnisse in fünf Schritten.
Workflows passen sich Ihren Freigabe-, Rollen- und Benachrichtigungsregeln an.
VERNETZT STATT ISOLIERT
Datenfluss mit anderen Systemen: Den Umfang legen wir gemeinsam fest.
KurumsalPortal funktioniert eigenständig. Wenn ein Datenfluss mit ERP, Zeiterfassung, Buchhaltung oder anderen Systemen nötig ist, legen wir in der Bedarfsanalyse gemeinsam fest, welche Daten wie übertragen werden.
Integrationskompetenz entdeckenERPPDKSAPIBesuchermanagementE-MAILSMSBERICHT
WO WERDEN DIE DATEN GESPEICHERT?
Ihr eigener Server, rollenbasierte Berechtigungen.
Das Modul „Besuchermanagement“ läuft auf der gemeinsamen Infrastruktur von KurumsalPortal: Die Daten werden auf Ihrem eigenen Server gespeichert, und Mitarbeitende nutzen es ohne App-Installation im Browser ihres Smartphones.
Installation und Datenmodell ansehenHÄUFIG GESTELLTE FRAGEN
Besuchermanagement: häufig gestellte Fragen
Wie wird die KVKK-Einwilligung eines Besuchers eingeholt?
Im Modul Besuchermanagement von YazSis KurumsalPortal ist die KVKK-Einwilligung ein Schritt der Anmeldung: Nach der Erfassung des Besuchers wird sie eingeholt, dann wird der Gastgeber informiert und der Check-in gestartet. Die Einwilligung wird mit dem Besuch gespeichert und bleibt prüfbar. Den Text der Datenschutzhinweise erstellt Ihr Unternehmen nach eigener KVKK-Bewertung.
Ist im Notfall sichtbar, wer sich im Gebäude befindet?
Ja. Das Modul Besuchermanagement von YazSis KurumsalPortal zeigt eingecheckte Besucher, deren Check-out noch aussteht, in einer Live-Liste der Anwesenden. Bei einer Evakuierung oder im Notfall sehen Empfang und Sicherheitsteam dort, wer sich auf dem Gelände befindet und bei wem die Besucher zu Gast sind.
Wird die besuchte Person über die Ankunft informiert?
Ja. Im Modul Besuchermanagement von YazSis KurumsalPortal erhält die besuchte Person automatisch eine Benachrichtigung, sobald der Besucher erfasst und seine Einwilligung eingeholt ist. So erfährt sie rechtzeitig von der Ankunft ihres Gastes, und die Begrüßung erfolgt schneller.
Wo werden die Besucherdaten gespeichert?
YazSis KurumsalPortal läuft auf Ihrem eigenen Server, daher liegen auch Besucherdaten und KVKK-Einwilligungen auf Ihrem Server. Wer diese Daten sehen darf, wird über rollenbasierte Berechtigungen festgelegt, und die Besuchshistorie lässt sich als XLSX-Bericht exportieren.
NÄCHSTER SCHRITT
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