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Vorlagenmanagement: Eine Vorlage für alle Dokumente, dynamische Felder und PDF-Ausgabe
Ein einheitliches, kontrolliertes Corporate Design in allen Dokumenten.Vorlagenmanagement-Software verwaltet Briefköpfe, Dokumentvorlagen und Unterschriftenregeln eines Unternehmens zentral, damit jedes Dokument nach demselben Corporate Design entsteht. Das Modul Corporate Identity & Briefvorlagen von YazSis KurumsalPortal verknüpft dynamische Personalfelder mit den Vorlagen, beschränkt die Nutzung von Vorlagen über Berechtigungen und erzeugt versionskontrollierte PDF-Dokumente.
FÜR WEN?UnternehmenskommunikationPersonalabteilungGeschäftsleitung
YAZSIS / KURUMSALPORTAL
Management & Infrastruktur
GESCHÄFTSERGEBNISNicht nur dokumentieren.
Nicht nur dokumentieren.
Den Prozess steuern.
KurumsalPortal bindet jedes Modul durch Rechte, Benachrichtigungen, Freigaben, Berichte und Integrationen in reale Abläufe ein.
KERNFUNKTIONEN
Mit „Corporate Identität & Briefvorlagen“ bringen Sie die Kontrolle ins System.
Jeder Schritt ist mit Verantwortlichem, Zeit, Status und Verlauf nachvollziehbar.
Zentrale Dokumentvorlagen
Briefköpfe und Dokumentvorlagen liegen an einem zentralen Ort. Abteilungen nutzen beim Erstellen von Dokumenten die freigegebene Vorlage, sodass jedes Dokument einheitlich aussieht.
Dynamische Felder und Unterschriftenregeln
Dynamische Felder in den Vorlagen werden mit Personaldaten befüllt, Unterschriftenregeln werden auf Vorlagenebene definiert. Niemand muss dieselben Angaben in jedes Dokument abtippen.
Versionen, Berechtigungen und PDF-Ausgabe
Wer eine Vorlage nutzen darf, regeln Berechtigungen. Dokumente entstehen als PDF, Vorlagenversionen werden archiviert, und die Nutzung der Vorlagen bleibt kontrolliert.
WIE FUNKTIONIERT ES?
Erfassen, verfolgen und Ergebnisse in fünf Schritten.
Workflows passen sich Ihren Freigabe-, Rollen- und Benachrichtigungsregeln an.
VERNETZT STATT ISOLIERT
Datenfluss mit anderen Systemen: Den Umfang legen wir gemeinsam fest.
KurumsalPortal funktioniert eigenständig. Wenn ein Datenfluss mit ERP, Zeiterfassung, Buchhaltung oder anderen Systemen nötig ist, legen wir in der Bedarfsanalyse gemeinsam fest, welche Daten wie übertragen werden.
Integrationskompetenz entdeckenERPPDKSAPICorporate Identität & BriefvorlagenE-MAILSMSBERICHT
HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN
Vorlagenmanagement: häufig gestellte Fragen
Werden Personaldaten automatisch in Dokumente übernommen?
Ja. Im Modul Corporate Identity & Briefvorlagen von YazSis KurumsalPortal sind dynamische Felder der Vorlagen mit Personaldaten verknüpft; beim Erzeugen eines Dokuments werden sie mit den passenden Angaben befüllt. So entfällt das manuelle Eintragen derselben Daten in jedes Dokument, und das Fehlerrisiko sinkt.
Wer darf Dokumentvorlagen ändern?
Im Modul Corporate Identity & Briefvorlagen von YazSis KurumsalPortal legen Berechtigungen fest, wer Vorlagen erstellen und ändern und wer sie verwenden darf. So werden die von Unternehmenskommunikation oder Geschäftsleitung freigegebenen Vorlagen kontrolliert eingesetzt, und das Corporate Design bleibt gewahrt.
Werden ältere Versionen einer Vorlage gespeichert?
Ja. Im Modul Corporate Identity & Briefvorlagen von YazSis KurumsalPortal werden Vorlagen mit Versionskontrolle verwaltet; bei jeder neuen Version wird die vorherige archiviert. So bleiben Änderungen an Vorlagen nachvollziehbar, und Dokumente entstehen stets nach dem aktuellen Corporate Design.
NÄCHSTER SCHRITT
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