MODUL 24 / 33
Dokumentenmanagement: Versionskontrolle, gezielte Veröffentlichung und Lesebestätigung
Das richtige Dokument, die richtige Version, die richtige Person.Ein Dokumentenmanagementsystem ist eine Software, die Richtlinien, Verfahrensanweisungen und Unternehmensdokumente mit Versionskontrolle zentral verwaltet, die richtige Version an die richtigen Personen verteilt und belegt, dass sie gelesen wurde. Das Modul Dokumenten- & Richtlinienmanagement von YazSis KurumsalPortal verfolgt Zielgruppe, Lesestatus und digitale Bestätigung. So arbeiten Qualität, HR und Prozessverantwortliche mit einem einzigen gültigen Dokument.
FÜR WEN?QualitätsmanagementPersonalabteilungAlle Prozessverantwortlichen
YAZSIS / KURUMSALPORTAL
Audit & Compliance
GESCHÄFTSERGEBNISNicht nur dokumentieren.
Nicht nur dokumentieren.
Den Prozess steuern.
KurumsalPortal bindet jedes Modul durch Rechte, Benachrichtigungen, Freigaben, Berichte und Integrationen in reale Abläufe ein.
KERNFUNKTIONEN
Mit „Dokumenten- & Richtlinienmanagement“ bringen Sie die Kontrolle ins System.
Jeder Schritt ist mit Verantwortlichem, Zeit, Status und Verlauf nachvollziehbar.
Zentrale Dokumente und Versionskontrolle
Dokumente liegen an einem zentralen Ort. Jede neue Version wird vor der Veröffentlichung freigegeben, ältere Versionen werden archiviert, und das gültige Dokument ist eindeutig.
Veröffentlichung für die Zielgruppe
Die freigegebene Version wird für die ausgewählte Zielgruppe veröffentlicht. So erreicht eine Richtlinie oder Verfahrensanweisung die betroffenen Mitarbeitenden in der richtigen Version.
Lesestatus, Bestätigung und berechtigter Zugriff
Lesestatus und digitale Bestätigung werden je Person erfasst, und Zugriff haben nur Berechtigte. So ist nachweisbar, dass Mitarbeitende informiert wurden.
WIE FUNKTIONIERT ES?
Erfassen, verfolgen und Ergebnisse in fünf Schritten.
Workflows passen sich Ihren Freigabe-, Rollen- und Benachrichtigungsregeln an.
VERNETZT STATT ISOLIERT
Datenfluss mit anderen Systemen: Den Umfang legen wir gemeinsam fest.
KurumsalPortal funktioniert eigenständig. Wenn ein Datenfluss mit ERP, Zeiterfassung, Buchhaltung oder anderen Systemen nötig ist, legen wir in der Bedarfsanalyse gemeinsam fest, welche Daten wie übertragen werden.
Integrationskompetenz entdeckenERPPDKSAPIDokumenten- & RichtlinienmanagementE-MAILSMSBERICHT
HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN
Dokumentenmanagement: häufig gestellte Fragen
Lässt sich nachweisen, dass Mitarbeitende eine Richtlinie gelesen haben?
Ja. Das Modul Dokumenten- & Richtlinienmanagement von YazSis KurumsalPortal verfolgt für veröffentlichte Richtlinien und Verfahrensanweisungen den Lesestatus und die digitale Bestätigung. So ist erkennbar, welche Mitarbeitenden die aktuelle Version gelesen haben, und die Information der Belegschaft wird nachweisbar.
Was passiert mit der alten Version, wenn ein Dokument aktualisiert wird?
Im Modul Dokumenten- & Richtlinienmanagement von YazSis KurumsalPortal werden Dokumente mit Versionskontrolle geführt: Eine neue Version wird erstellt, freigegeben, an die Zielgruppe veröffentlicht und archiviert. Dadurch arbeiten Mitarbeitende mit einem einzigen gültigen Dokument, während die Versionshistorie im Archiv erhalten bleibt.
Kann ein Dokument nur für betroffene Mitarbeitende veröffentlicht werden?
Ja. Im Modul Dokumenten- & Richtlinienmanagement von YazSis KurumsalPortal wird ein freigegebenes Dokument für die ausgewählte Zielgruppe veröffentlicht, und der Zugriff richtet sich nach den Berechtigungen. Da auch der Lesestatus über diese Zielgruppe verfolgt wird, ist klar erkennbar, wer informiert wurde.
NÄCHSTER SCHRITT
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