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Digitale Personalakte: Personalkarte, Pflichtdokumente und prüfbereites Archiv
Ihre Personalakte, stets aktuell und prüfbereit.Eine digitale Personalakte ist ein Ablagesystem, das die Personalakte jedes Beschäftigten elektronisch führt, mit Dokumentversionen und Zugriffsprotokoll. Das Modul Digitale Personalakte & HR-Management von YazSis KurumsalPortal verwaltet die zentrale Personalkarte, eine dynamische Matrix der Pflichtdokumente, Freigaben und Ablaufwarnungen in einer berechtigungsgesteuerten Umgebung. Fehlende Dokumente werden verfolgt, sensible Felder wie Identitätsnummer und IBAN maskiert.
FÜR WEN?PersonalabteilungMitarbeitendeBerechtigte Führungskräfte
YAZSIS / KURUMSALPORTAL
Personalwesen
GESCHÄFTSERGEBNISNicht nur dokumentieren.
Nicht nur dokumentieren.
Den Prozess steuern.
KurumsalPortal bindet jedes Modul durch Rechte, Benachrichtigungen, Freigaben, Berichte und Integrationen in reale Abläufe ein.
KERNFUNKTIONEN
Mit „Digitale Personalakte & HR-Management“ bringen Sie die Kontrolle ins System.
Jeder Schritt ist mit Verantwortlichem, Zeit, Status und Verlauf nachvollziehbar.
Zentrale Personalkarte
Stammdaten und Personaldokumente jedes Beschäftigten liegen auf einer zentralen Personalkarte. Sensible Felder wie Identitätsnummer und IBAN werden maskiert.
Dynamische Matrix der Pflichtdokumente
Eine dynamische Dokumentenmatrix legt fest, welche Unterlagen Pflicht sind, und ordnet sie jedem Beschäftigten zu. Fehlende Dokumente werden je Akte sichtbar.
Versionen, Fristen und Zugriffsprotokoll
Versionen und Freigaben der Dokumente werden gespeichert, vor Ablauf der Gültigkeit folgt eine Warnung. Wer auf eine Akte zugegriffen hat, zeigt das Zugriffsprotokoll.
WIE FUNKTIONIERT ES?
Erfassen, verfolgen und Ergebnisse in fünf Schritten.
Workflows passen sich Ihren Freigabe-, Rollen- und Benachrichtigungsregeln an.
VERNETZT STATT ISOLIERT
Datenfluss mit anderen Systemen: Den Umfang legen wir gemeinsam fest.
KurumsalPortal funktioniert eigenständig. Wenn ein Datenfluss mit ERP, Zeiterfassung, Buchhaltung oder anderen Systemen nötig ist, legen wir in der Bedarfsanalyse gemeinsam fest, welche Daten wie übertragen werden.
Integrationskompetenz entdeckenERPPDKSAPIDigitale Personalakte & HR-ManagementE-MAILSMSBERICHT
WO WERDEN DIE DATEN GESPEICHERT?
Ihr eigener Server, rollenbasierte Berechtigungen.
Das Modul „Digitale Personalakte & HR-Management“ läuft auf der gemeinsamen Infrastruktur von KurumsalPortal: Die Daten werden auf Ihrem eigenen Server gespeichert, und Mitarbeitende nutzen es ohne App-Installation im Browser ihres Smartphones.
Installation und Datenmodell ansehenHÄUFIG GESTELLTE FRAGEN
Digitale Personalakte: häufig gestellte Fragen
Wie wird festgelegt, welche Dokumente in die Personalakte gehören?
Art. 75 des türkischen Arbeitsgesetzes Nr. 4857 sieht vor, dass Arbeitgeber für jeden Beschäftigten eine Personalakte führen. Im Modul Digitale Personalakte & HR-Management von YazSis KurumsalPortal werden Pflichtdokumente über eine dynamische Dokumentenmatrix definiert und jedem Beschäftigten zugeordnet. So sind in jeder Akte erwartete und fehlende Dokumente klar erkennbar.
Wie werden fehlende Personaldokumente nachverfolgt?
Im Modul Digitale Personalakte & HR-Management von YazSis KurumsalPortal wird die jedem Beschäftigten zugeordnete Dokumentenmatrix mit den vorhandenen Unterlagen abgeglichen; Lücken zeigt eine Vollständigkeitsübersicht. Für abgelaufene oder bald ablaufende Dokumente gibt es Warnungen, und da Versionen und Freigaben gespeichert sind, ist erkennbar, ob eine Akte aktuell ist.
Wer hat Zugriff auf die Personalakte, und werden Zugriffe protokolliert?
In YazSis KurumsalPortal ist der Zugriff auf Personalakten berechtigungsgesteuert: HR, berechtigte Führungskräfte und Beschäftigte sehen nur den Umfang, der für ihre Rolle definiert ist. Zugriffe auf Dokumente werden im Zugriffsprotokoll festgehalten, zusätzlich gibt es ein Audit-Log der Plattform. Diese Kontrollen sind Teil des KVKK-orientierten Designs.
Wo werden die Personaldaten gespeichert?
YazSis KurumsalPortal läuft auf Ihrem eigenen Server, daher liegen auch Personalkarten und Personaldokumente auf Ihrem Server. Sensible Felder wie Identitätsnummer und IBAN werden maskiert, und der Zugriff ist über rollenbasierte Berechtigungen begrenzt. So bleiben Personaldaten unter Ihrer Kontrolle und für Prüfungen bereit.
NÄCHSTER SCHRITT
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