Monatliche Zeiterfassung: Was ist das, wie wird sie erstellt? Kürzel und Monatsabschluss

Sie verantworten das Personalwesen in einem Unternehmen mit 30 Mitarbeitern. Am 25. des Monats kommt eine Nachricht aus der Buchhaltung: „Wann kommt die Zeiterfassung?“ Der Schichtplan der zweiundzwanzig Beschäftigten in der Produktion hängt an der Wand, die Unterschriftenliste der acht Büromitarbeiter liegt in der Schublade und die Urlaubsanträge im E-Mail-Postfach. Alles nebeneinanderzulegen und in eine einzige Tabelle zu übertragen, wird Sie anderthalb Tage kosten, und am Ende stimmen bei ein oder zwei Personen die Tage trotzdem nicht. Dieser Beitrag erklärt Schritt für Schritt, was die Zeiterfassung ist, aus welchen Daten sie entsteht und wie ein geordneter Monatsabschluss abläuft.

Die Zeiterfassung (monatlicher Arbeitszeitnachweis) ist eine meist monatlich geführte Übersicht, die zeigt, an welchen Tagen eines Zeitraums Mitarbeiter gearbeitet haben, an welchen sie im Urlaub, krankgeschrieben oder abwesend waren und wie viele Überstunden sie geleistet haben.

Wozu dient die Zeiterfassung, und warum ist sie wichtig?

Die Zeiterfassung ist die einzige, freigegebene Antwort des Unternehmens auf die Frage „Wer hat wann gearbeitet?“ Die Vorbereitung der Lohnabrechnung stützt sich auf diese Antwort; die Führungskraft liest aus der Tabelle die Entwicklung der Fehlzeiten ab, HR die Urlaubsnutzung und der Betrieb die Überstundenlast. Ist die Zeiterfassung falsch, fällt die Korrektur meist erst bei der Lohnabrechnung oder durch den Einspruch eines Mitarbeiters auf; das kostet Zeit und Vertrauen. Eine korrekte, freigegebene Zeiterfassung erledigt die meisten dieser Einsprüche, bevor sie entstehen.

Aus welchen Daten besteht die Zeiterfassung?

Die Zeiterfassung ist keine eigene Datenquelle, sondern die Zusammenführung mehrerer Datensätze. Fehlt eine dieser Quellen oder ist sie falsch, ist auch die Tabelle falsch.

• Kommen- und Gehen-Buchungen: an welchem Tag und zwischen welchen Uhrzeiten die Person am Arbeitsplatz war.
• Urlaubsdaten: genehmigter Jahresurlaub, Sonderurlaub und andere Urlaubstage.
• Schichtplan: für welche Schicht und welche Uhrzeiten die Person an dem Tag eingeplant war.
• Überstundendaten: beantragte und genehmigte zusätzliche Arbeitszeiten.
• Krankmeldungen und andere belegte Abwesenheiten: Tage außerhalb des Urlaubs, deren Grund belegt ist.

Wie wird die Zeiterfassung erstellt? Schritte zum Monatsabschluss

1. Zeitraum und Kalender festlegen. Klären Sie zu Beginn, für welchen Zeitraum die Zeiterfassung gilt, welche Feiertage anfallen und wie der Schichtplan aussieht.
2. Rohdaten zu Kommen und Gehen sammeln. Kartenleser, Terminal oder Unterschriftenliste: Führen Sie die Daten unabhängig von der Quelle an einem Ort zusammen.
3. Buchungen den Mitarbeitern zuordnen. Stellen Sie sicher, dass jede Zeile zur richtigen Person gehört; doppelte Datensätze derselben Person oder Zeilen ohne Person fallen in diesem Schritt auf.
4. Urlaub einarbeiten. Tage mit genehmigtem Urlaub werden von Fehlzeiten getrennt; tragen Sie einen Tag nicht als „Urlaub“ ein, bevor der Antrag genehmigt ist.
5. Ausnahmen aussortieren. Verspätungen, vorzeitiges Gehen, Tage ohne Gehen-Buchung und unbegründete Fehlzeiten kommen auf eine eigene Liste.
6. Überstunden mit dem genehmigten Antrag abgleichen. Wer an welchem Tag wie viele Stunden zusätzlich gearbeitet hat, muss mit dem Freigabedatensatz übereinstimmen.
7. Freigabe der Führungskraft einholen und den Zeitraum sperren. Jede Änderung an einer gesperrten Zeiterfassung muss mit Begründung dokumentiert werden.
8. Bericht erstellen und an die Buchhaltung geben. Die freigegebene Zusammenfassung wird zur Grundlage für die Vorbereitung der Lohnabrechnung.

Wie wird die Zeiterfassung geführt? Beispielkürzel für die Tabelle

Ein einziges Kürzel pro Tag macht die Übersicht leichter lesbar. Die folgenden Kürzel sind nur Beispiele; Sie können sie an Ihr Unternehmen anpassen. Wichtig ist, dass Sie die Kürzel einmal festlegen und alle sie mit derselben Bedeutung verwenden.

Ein fiktives Beispiel: So wird aus den Daten einer Woche von Mitarbeiter A die Zeiterfassung. Achten Sie darauf, warum Buchung und Kürzel nicht identisch sind.

Die häufigsten Fehler bei der Zeiterfassung

• Einen Urlaubstag als Fehltag eintragen. Liegen die Urlaubsdaten in einer anderen Datei als die Zeiterfassung, zeigt die Tabelle eine Fehlzeit, weil an dem Tag keine Buchung vorliegt.
• Überstunden ohne Freigabe eintragen. Überstunden, bei denen unklar ist, wer sie beantragt und wer sie genehmigt hat, führen am Monatsende zu Streit.
• Verspätungen ohne Begründung lassen. Wer wegen einer genehmigten Besprechung später kam, steht auf derselben Liste wie jemand, der ohne Grund zu spät kam.
• Den Zeitraum nicht sperren. Undokumentierte Korrekturen nach dem Monatsabschluss führen zu Abweichungen zwischen Lohnabrechnung und Zeiterfassung.
• Schichtwechsel nicht im Plan nachziehen. Der Mitarbeiter hat die Schicht getauscht, der Plan ist aber alt geblieben, und die tatsächliche Buchung gilt als Fehler.

Wie führe ich die Zeiterfassung in einem Unternehmen mit 30 Mitarbeitern?

In einem Unternehmen mit 30 Mitarbeitern bestehen meist zwei Arbeitsmodelle nebeneinander: ein Büroteam mit festen Arbeitszeiten und ein Produktions- oder Außendienstteam im Schichtbetrieb. Statt beide an dieselbe Regel zu binden, reichen für das Büro eine einfache Kontrolle von Kommen und Gehen und für das Schichtteam der Vergleich von Plan und Ist. In einer Struktur mit dreißig Personen ist das größte Risiko, dass die Zeiterfassung am Monatsende an der Arbeit einer einzigen Person hängt. Drei einfache Regeln verringern dieses Risiko:

• Eine Quelle: Kommen- und Gehen-, Urlaubs- und Überstundendaten werden unter derselben Mitarbeiterkennung geführt; am Monatsende werden nicht drei Dateien zusammengeführt.
• Wöchentlicher Abschluss: Jeden Freitag werden die Ausnahmen der Woche geklärt; am Monatsende bleibt nur die letzte Woche übrig.
• Klare Verantwortung: Die Abteilungsleitung gibt die Ausnahmen ihres Teams frei, HR führt die freigegebenen Daten zusammen und sperrt den Zeitraum.

Betrachten Sie die Zeiterfassung nicht als Bericht, der am Monatsende entsteht, sondern als Datensatz, der den ganzen Monat über bereinigt wird.

Ein realistischer Plan für den ersten Monat könnte so aussehen: In der ersten Woche legen Sie Kürzel und Verantwortliche fest, in der zweiten gleichen Sie die vorhandenen Urlaubs- und Überstundendaten mit der Mitarbeiterliste ab, ab der dritten Woche starten Sie den Freitagsabschluss. Wenn Sie am Monatsende die erste vollständige Zeiterfassung sowohl nach der alten Methode als auch nach dem neuen Ablauf vergleichen, sehen Sie genau, an welcher Stelle welche Daten verloren gehen.

Zeiterfassung in Excel? Wo Papier, Excel und WhatsApp an Grenzen stoßen

In einem Team von fünfzehn bis zwanzig Personen an einem Standort und ohne Schichtbetrieb reicht Excel meist aus: eine Zeile pro Person, eine Spalte pro Tag, unten die Summen. In folgenden Situationen verliert die Tabelle jedoch an Verlässlichkeit:

• Kommen Schichten und Überstunden hinzu, wächst die Zahl der Zellen, Formeln brechen, und Fehler sind schwer zu finden.
• Weil Urlaub in einer eigenen Datei geführt wird, erscheint ein Urlaubstag in der Zeiterfassung als Fehlzeit.
• Führungskräfte schicken die Übersicht als Foto per WhatsApp; welche Version die aktuelle ist, bleibt unklar.
• Wer nach dem Abschluss des Zeitraums eine Korrektur vorgenommen hat und warum, ist nicht sichtbar.

Wie wird der Zeiterfassungsbericht in YazSis KurumsalPortal erstellt?

Das Modul Zeiterfassung & Anwesenheitskontrolle bündelt die ersten vier Schritte des Monatsabschlusses auf einem Bildschirm. Es ordnet die Buchungen der Zeiterfassungsterminals den Mitarbeitern zu, trennt Verspätungen, vorzeitiges Gehen und Fehlzeiten als Ausnahmen und steuert deren Prüfung und Freigabe. Da die Anwesenheitsdaten mit den Urlaubsdaten abgeglichen werden, werden Urlaubstage von Fehlzeiten getrennt. Aus den freigegebenen Datensätzen wird die Zeiterfassung erstellt, und Sie erhalten saubere Anwesenheitsdaten für die Vorbereitung der Lohnabrechnung.

Wenn Sie ein Team im Schichtbetrieb haben, ergänzt das Modul Schicht- & Überstundenplanung die Planungsseite: Es erstellt Tages-, Wochen- und Monatsschichten und hält die Personalzuweisung und die Freigabe von Überstundenanträgen im selben Ablauf. So lassen sich in der Zeiterfassung „Plan“ und „Ist“ nebeneinander lesen.

Wenn Sie den Monatsabschluss nicht mehr von Hand zusammenführen, sondern in einen durchgängigen Ablauf bringen möchten, finden Sie die Modulstruktur auf der Seite KurumsalPortal und die Details auf den jeweiligen Modulseiten.