Inventarzuweisung nachverfolgen: Wissen, wer welchen Gegenstand in welchem Zustand hat

Ein Mitarbeiter kündigt. Sind sein Laptop, sein Telefon und sein Büroschlüssel noch bei ihm, bei der IT oder in einem anderen Team? Wird die Antwort in einer Tabelle gesucht, die zuletzt im vergangenen Monat aktualisiert wurde, hängt die Nachverfolgung an einzelnen Personen. Software zur Verwaltung der Inventarzuweisung hält fest, bei welcher Person oder an welchem Standort sich Inventar des Unternehmens befindet, in welchem Zustand es ist und wie Übergabe, Rückgabe und Transfer verliefen.

In diesem Beitrag zeigen wir am Modul Inventar- & Zuweisungsmanagement im YazSis KurumsalPortal, wie sich die Nachverfolgung ordnen, bestehende Listen übernehmen und die Inventur erleichtern lassen.

Eine Karte für jeden Gegenstand

Das Modul vergibt jedem Gegenstand eine eindeutige Zuweisungsnummer und legt für jedes Inventargut eine Inventarkarte mit Barcode an. Auf der Karte sind Besitzer, Standort, Zustand und Bewegungshistorie zusammen sichtbar. So lässt sich die Frage „Wer hat dieses Gerät gerade, und wohin ging es zuletzt?“ von der Karte ablesen, ohne Schriftwechsel oder Tabellen zu durchsuchen. Zwei Laptops desselben Modells zu verwechseln, kommt dort, wo Tabellen geführt werden, häufig vor; die eindeutige Nummer soll diese Verwechslung von vornherein verhindern. Liegen Ihre bestehenden Listen in Excel, müssen die Karten auch nicht einzeln angelegt werden; wie das geht, erklären wir weiter unten.

Sechs Zustände, ein Lebenszyklus

Im Lebenszyklus befindet sich ein Inventargut in einem von sechs Zuständen, und jede Änderung wird auf der Karte vermerkt:

• Verfügbar: niemandem zugewiesen, einsatzbereit.
• Zugewiesen: einer Person oder einem Standort zugewiesen.
• In Reparatur: im Reparaturprozess.
• Defekt: funktioniert nicht, wartet auf eine Lösung. Wird dieser Zustand getrennt verfolgt, vermeidet man, dass ein defektes Gerät versehentlich als „verfügbar“ gilt und an jemand anderen ausgegeben wird.
• Verschrottet: außer Betrieb genommen.
• Verloren: nicht auffindbar.

Zuweisung, Rückgabe, Transfer, Defekt, Reparatur, Verschrottung und Verlust: Alle Bewegungen sammeln sich auf der Karte des Gegenstands. Rückblickend lässt sich verfolgen, bei welchen Mitarbeitenden ein Gerät im Einsatz war, wann es ausfiel und wann es zur Reparatur ging.

Wie wird die Zuweisung bei ausscheidenden Mitarbeitenden abgeschlossen?

1. Sehen Sie sich die Gegenstände der ausscheidenden Person personenbezogen an.
2. Erfassen Sie für jeden Gegenstand die Rückgabe; die Bewegung wird auf der Karte vermerkt.
3. Soll der Gegenstand an eine andere Person oder einen anderen Standort gehen, führen Sie den Transfer im selben Eintrag durch.
4. Kommt ein defektes oder beschädigtes Gerät zurück, bilden Sie den Zustand auf der Karte ab.
5. Sind alle Gegenstände zurückgegeben, ist die Zuweisung der Person abgeschlossen.

Auch die Rückgabe bei Ausscheiden wird im selben Ablauf abgeschlossen; weder ein separates Formular noch eine zusätzliche Tabelle ist nötig. In einem Eintrag ist sichtbar, von wem an wen ein Gegenstand ging und wer ihn jetzt hat. Wenn die Akte der ausscheidenden Person geschlossen wird, bleibt die Frage „Wer hat dieses Gerät noch?“ nicht zurück.

Was passiert mit der bestehenden Excel-Liste?

Viele Unternehmen führen ihr Inventar schon in einer Tabelle. KurumsalPortal bietet den Massenimport per Excel; die vorhandene Inventarliste kann in das Modul Inventar- & Zuweisungsmanagement übernommen werden, ohne dass Einträge einzeln erfasst werden. Die Einträge lassen sich später als XLSX-Bericht exportieren, sodass Sie bei Inventur und Prüfung die aktuelle Liste zur Hand haben. Sie müssen Ihr bestehendes Inventar also nicht von vorn eintippen: Nach der Übernahme nutzen Sie das Portal als einzige Quelle, statt dieselbe Information an zwei Orten zu führen, und bewahren die alte Tabelle als Archiv auf.

Warum geht die Inventur schneller?

Da Besitzer, Standort und Zustand auf der Karte zusammenstehen, wird bei der Inventur die Frage „Steht dieses Gerät in der Liste, und bei wem erscheint es?“ schnell beantwortet. Der Unterschied zwischen dem, was physisch vorhanden ist, und dem, was in der Aufzeichnung steht, zeigt sich während der Inventur. Sind die Karten aktuell, lassen sich statt einer großen jährlichen Aktion auch kurze Kontrollen nach Standort oder Bereich durchführen. Die Vorteile, die das Modul anstrebt, sind ein geringeres Verlustrisiko, schnelle Inventur und eine vollständige Zuweisungshistorie. Bei der Inventur sind vor allem vier Punkte zu prüfen:

• Stimmt der Standort auf der Karte mit dem tatsächlichen Ort des Geräts überein?
• Ist die Person auf der Karte dieselbe, die das Gerät tatsächlich nutzt?
• Gibt der Zustand der Karte die Wirklichkeit wieder; ist zum Beispiel ein als „zugewiesen“ geführtes Gerät in Wahrheit defekt?
• Gibt es ein Gerät vor Ort, das in der Aufzeichnung fehlt?

Wer nutzt das Modul?

• Verwaltung: legt Inventarkarten an, führt Zuweisungen und Rückgaben durch und gleicht bei der Inventur Karten und physischen Zustand ab.
• IT: verfolgt Zustand, Defekt- und Reparatureinträge von Geräten wie Computern und Telefonen und sieht auf der Karte, ob ein Gerät nach der Reparatur wieder einsatzbereit ist.
• Lager und HR: verfolgen verfügbare Gegenstände und beteiligen sich am Zuweisungsprozess bei Ein- und Austritt.

Einzelheiten zum Modul stehen auf der Seite Inventar- & Zuweisungsmanagement, das Zusammenspiel mit den anderen Modulen auf der Seite KurumsalPortal.