Bewertungsbogen für Vorstellungsgespräche: Vorlage, Kriterien und Bewertungsskala

Das Gespräch ist vorbei. Der erste Interviewer sagt: „Sehr gut, passt ins Team.“ Der zweite meint: „Ich fand ihn schwach.“ Die Frage, wer recht hat, ist müßig, denn beide messen nicht dasselbe: Der eine hat die Stimmung des Gesprächs bewertet, der andere die fachlichen Antworten. Eine dritte Person sagt: „Ich hatte mir irgendwo Notizen gemacht“, doch das Notizbuch ist nicht zu finden. In der Entscheidungsrunde schildert jeder seinen Eindruck, niemand zeigt einen Beleg; am Ende entscheidet, wer am lautesten spricht. Weil Sie die Bewerber nicht mit denselben Fragen geprüft haben, können Sie keinen fair mit dem anderen vergleichen. Genau diese Lücke schließt der Bewertungsbogen für Vorstellungsgespräche.

Ein Bewertungsbogen für Vorstellungsgespräche dient dazu, alle Bewerber für dieselbe Stelle nach denselben Kriterien und derselben Bewertungsskala zu beurteilen; er fasst die Notizen der Interviewer und ihre Empfehlung auf einer Seite zusammen. Unten finden Sie ein Beispiel zum Kopieren und Anpassen an Ihre Stelle, eine Bewertungsskala und einen Weg, den Bogen mit dem Bewerberdatensatz zu verknüpfen.

Beispiel und Kriterien für einen Bewertungsbogen

Die folgende Tabelle ist eine Startvorlage. Passen Sie die Kriterien an die Stelle an; die Spalten „Punkte“ und „Belegnotiz“ füllt der Interviewer vollständig aus.

Achten Sie bei der Tabelle auf zwei Punkte. Erstens ist die Beispielfrage nur ein Ausgangspunkt; entscheidend ist, dass sie jedem Bewerber auf dieselbe Weise gestellt wird. Zweitens ist die Spalte „Belegnotiz“ für das konkrete Beispiel des Bewerbers gedacht, nicht für die Meinung des Interviewers. Statt „hat gut erklärt“ zu schreiben, hinterlässt „hat geschildert, wie er die Verzögerung im letzten Projekt in zwei Schritten gelöst hat“ einen Beleg, den in der Entscheidungsrunde auch andere bewerten können.

Kopf- und Fußteil des Bogens

• Kopfteil: Name des Bewerbers, Stelle, Gesprächsdatum, Name des Interviewers, Gesprächsart (Erstgespräch, Fachgespräch, Abschlussgespräch).
• Nach der Tabelle: je zwei Zeilen für Stärken und für Punkte, auf die zu achten ist.
• Gesamtempfehlung: weiter, zurückstellen, nicht weiter. Die Begründung wird in ein, zwei Sätzen festgehalten.
• Unterschrift oder Freigabe des Interviewers und Datum des Ausfüllens.
• Gegebenenfalls Zusatzinformationen: praktische Notizen außerhalb der Entscheidung wie Gehaltsvorstellung, Eintrittstermin oder Kündigungsfrist stehen in einem eigenen Feld und fließen nicht in die Punkte ein.

Beispiel: Anpassung für eine Stelle im Vertrieb

Nehmen wir ein fiktives Beispiel. Sie suchen eine neue Vertriebsmitarbeiterin. Statt „Fachwissen für die Rolle“ schreiben Sie „Kundenbedarf verstehen“ und formulieren die Frage: „Wie klären Sie das Anliegen eines Kunden im ersten Gespräch?“ Das Kriterium „Verantwortung und Nachverfolgung“ schärfen Sie zu „Disziplin beim Nachfassen nach Kundengesprächen“ und notieren in der Belegnotiz, ob die Bewerberin ein konkretes Beispiel für ihr Nachfassen genannt hat. Die Namen der Kriterien ändern sich, die Struktur bleibt: Verhaltensbeschreibung, gleiche Frage, definierte Punktzahl, Beleg.

Wie erstellt man einen kompetenzbasierten Bewertungsbogen?

Ein kompetenzbasierter Bogen macht aus der Frage „Fand ich die Person sympathisch?“ die Frage „Hat sie die Verhaltensweisen gezeigt, die die Stelle verlangt?“. Sie können dabei in dieser Reihenfolge vorgehen:

1. Wählen Sie die fünf oder sechs Kompetenzen, die über den Erfolg in der Stelle entscheiden; zu viele Kriterien machen den Bogen unausfüllbar.
2. Beschreiben Sie jede Kompetenz als beobachtbares Verhalten. Schreiben Sie „erklärt ein komplexes Thema einfach und geordnet“ statt „kommunikationsstark“.
3. Stellen Sie allen Bewerbern zu jeder Kompetenz dieselben Fragen; so werden die Antworten vergleichbar.
4. Hören Sie die Antworten in der Reihenfolge Situation, Aufgabe, Handlung, Ergebnis an und notieren Sie entsprechend.
5. Legen Sie vorab fest, ob Sie Kompetenzen, die für die Stelle besonders wichtig sind, stärker gewichten.
6. Schreiben Sie die Bewertungsskala und die Bedeutung jeder Punktzahl auf den Bogen.

Wie definiert man eine Bewertungsskala fürs Vorstellungsgespräch?

Wird in jeder Gesprächsrunde derselbe Bogen verwendet?

In mehrstufigen Verfahren ermüdet es Bewerber und Interviewer, in jedem Gespräch dieselbe Kriterienliste von vorn zu bewerten. Praktikabler ist es, die Kriterien auf die Runden zu verteilen:

• Erstgespräch: Kommunikation, Interesse an der Stelle und grundsätzliche Eignung; kurzer Bogen mit drei, vier Kriterien.
• Fach- oder tätigkeitsbezogenes Gespräch: Fachwissen und Problemlösung; ausführlichere Belegnotizen.
• Abschlussgespräch: Teamarbeit, Verantwortung und Übereinstimmung der Erwartungen; offene Fragen aus früheren Bögen werden erneut gestellt.

Ist klar, welches Kriterium in welcher Runde bewertet wird, entstehen in der Entscheidungsrunde nicht mehrere Punktzahlen für dasselbe Kriterium; jedes Kriterium hat eine zuständige Person und einen Beleg.

Häufige Fehler beim Ausfüllen des Bogens

• Der erste Eindruck färbt alle Punkte: Die Ausstrahlung zu Beginn bestimmt die Punkte aller Kriterien.
• Hohe Punkte für Bewerber, die einem ähneln: Punkte werden aus Gründen außerhalb der Kriterien vergeben, etwa gemeinsamer Werdegang oder gemeinsame Interessen.
• Den Bogen Tage später ausfüllen: An die Stelle der Erinnerung treten Deutungen; füllen Sie den Bogen direkt nach dem Gespräch aus.
• Immer eine Drei vergeben: Wer Entscheidungen ausweicht, verdeckt Unterschiede. Belegnotizen schwächen diese Neigung ab.
• Punkte nach den Punkten anderer vergeben: Interviewer sollten den Bogen zuerst unabhängig ausfüllen und dann vergleichen.

Wie verknüpfe ich Gesprächsnotizen mit dem Bewerberdatensatz?

Selbst ein ausgefüllter Bogen hilft wenig, wenn er getrennt von Bewerbung, Lebenslauf und getroffener Entscheidung in einer eigenen Datei liegt: Drei Monate später können Sie die Frage „Warum sind wir nicht weitergegangen?“ nicht beantworten. Diese Schritte helfen, die Notizen mit dem Bewerberdatensatz zu verknüpfen:

1. Planen Sie das Gespräch aus dem Datensatz des Bewerbers heraus; Datum, Teilnehmende und Gesprächsart werden erfasst.
2. Jeder Interviewer füllt den Bogen direkt nach dem Gespräch aus, ohne die Punkte der anderen zu sehen.
3. Punkte und Belegnotizen werden dem Datensatz des Bewerbers hinzugefügt; der Bogen bleibt nicht in einer separaten Datei.
4. In der Entscheidungsrunde werden alle Bögen aus dem Bewerberdatensatz nebeneinander geöffnet.
5. Entscheidung und kurze Begründung werden im selben Datensatz festgehalten; dieser Datensatz ist die Grundlage für das Prozessreporting.

Wann reichen Papier und Excel für den Bewertungsbogen?

Führen Sie für eine Stelle nur mit wenigen Bewerbern Gespräche, kann es genügen, den Bogen auszudrucken, auszufüllen und der Bewerberakte beizulegen. Schwierig wird es, wenn die Zahl der Interviewer und Bewerber wächst: Bögen bleiben auf verschiedenen Schreibtischen liegen, manche werden nie ausgefüllt, eingescannte Blätter werden nicht dem Bewerberdatensatz zugeordnet. Wird in Excel eine Sammeltabelle mit Punkten geführt, passen die Belegnotizen nicht in eine Zeile und werden gekürzt; genau die Information, die in der Entscheidungsrunde am meisten gebraucht wird, geht verloren.

Gesprächs- und Entscheidungsdokumentation in KurumsalPortal

Im Modul Bewerbermanagement wird nach der Bewertung eines Bewerbers das Gespräch geplant und das Ergebnis erfasst. Bewertungsnotizen, Gesprächsangaben und die getroffene Entscheidung werden im Datensatz des Bewerbers geführt; so sehen Personalabteilung, Recruiting-Verantwortliche und Fachbereichsleitung denselben Datensatz. Die Kriterientabelle oben können Sie als Format für Ihre Notizen nutzen. Für zusätzliche Anforderungen wie eine kriterienbasierte Bewertungsvorlage besprechen wir den Umfang gemeinsam in der Bedarfsanalyse.

Wenn Sie Gesprächs- und Entscheidungsdokumentation nicht von der Bewerbung trennen möchten, sehen Sie sich das Modul Bewerbermanagement und den Gesamtaufbau von KurumsalPortal an.