Was ist ERP-Anpassung? Das ERP an das Unternehmen anpassen, nicht umgekehrt

Der Einkaufsleiter erinnert sich noch an den Satz aus der Besprechung mit dem ERP-Anbieter: „Unser System macht das nicht so, Sie müssen Ihren Prozess ändern.“ Dabei beruht die Freigabeordnung des Unternehmens auf einer stimmigen Begründung: Anforderungen ab einem bestimmten Betrag laufen über zwei verschiedene Führungskräfte, bei Lohnfertigung wird der Lieferschein nach einer eigenen Regel ausgestellt. Soll man die Software an die Regel oder die Regel an die Software anpassen? Die meisten Unternehmen stellen diese Frage erst Monate nach Projektbeginn, wenn die Nutzer zur Tabelle zurückkehren. Die Antwort liegt nicht an einem der beiden Enden, sondern darin, bewusst auszuwählen, was angepasst wird.

ERP-Anpassung bedeutet, ein fertiges ERP in Bereichen wie Geschäftsregeln, Freigabestruktur, Berichten und Datenaustausch mit anderen Systemen an die tatsächliche Arbeitsweise des Unternehmens anzupassen oder durch Zusatzmodule zu erweitern. Dieser Beitrag erklärt, was die Anpassung umfasst, in welchen Beispielen sie sinnvoll ist und wann sie zu weit geht; den Ansatz bringt er mit der Sicht von YazSis ERP zusammen.

Was umfasst die ERP-Anpassung?

Anpassung ist nicht eine einzige Arbeit, sondern es sind fünf Bereiche von unterschiedlicher Tiefe. Die ersten beiden lassen sich meist durch Einstellungen lösen, die weiteren können Entwicklung erfordern.

• Geschäftsregeln: die für Ihr Unternehmen spezifischen Bedingungen von Schritten wie Preis, Rabatt, Warenausgang und Versand.
• Freigabestruktur: wer in welcher Reihenfolge bei welchem Betrag und unter welcher Bedingung freigibt.
• Berichte und Kennzahlen: die Ansichten, die das Management nutzt, KPI-Definitionen, Aufgliederungen.
• Integrationen: Datenfluss zu anderen Systemen wie Buchhaltung, Lager, Außendienst oder E-Commerce.
• Zusatzmodule: ein gesondert entwickeltes Teil für einen Arbeitsablauf, den das Standardprodukt überhaupt nicht abdeckt.

Beispiele für ERP-Anpassung

Die folgenden vier Beispiele stammen aus einem erfundenen mittelgroßen Produktionsunternehmen; sie wurden ausgewählt, um zu zeigen, welcher Bereich warum angepasst wird.

• Freigabestruktur: eine Kette je nach Betrag. Anforderungen mit kleinem Betrag enden bei der Abteilungsleitung, Anforderungen mit großem Betrag gehen zusätzlich an die Finanzleitung. Bietet ein Standardablauf nur einen Freigabeschritt, läuft dieser Unterschied per E-Mail und ist im Datensatz nicht sichtbar. Die Anpassung verlagert die Regel in das System.
• Bericht: der eine Bildschirm der Geschäftsleitung. Der Geschäftsführer will jeden Morgen offene Aufträge, verspätete Lieferungen und Material, dessen Bestand auf ein kritisches Niveau gesunken ist, auf einer Seite sehen. Fertige Berichte liefern diese getrennt; die Anpassung besteht darin, mit Ihrer eigenen Definition eine einzige Ansicht aufzubauen.
• Integration: die Systeme rund um das ERP. Zählergebnisse vom Handterminal im Lager, Bewegungen aus der Produktion oder Bankinformationen werden nicht von Hand ins ERP eingegeben, sondern über eine Schnittstelle übertragen. Welches Feld in welche Richtung und wie oft fließt, wird im Projektumfang festgelegt.
• Zusatzmodul: ein Ablauf ohne Entsprechung im ERP. Das Unternehmen möchte auf einem Bildschirm verfolgen, in welcher Werkstatt, an welchem Datum und in welcher Menge Halbfabrikate bei Lohnfertigern erwartet werden. Das Standardprodukt führt Versand und Bestandsbewegung, bietet aber keine Ansicht der wartenden Arbeit je Werkstatt. Hier reicht Anpassung nicht; es braucht ein kleines Zusatzmodul und aus dem ERP gelesene Daten.

Wann wird die Entwicklung eines ERP-Zusatzmoduls nötig?

Ein Zusatzmodul kommt für einen Ablauf in Frage, der sich nicht durch Einstellungen lösen lässt und die Wettbewerbsfähigkeit oder die Ordnung Ihres Unternehmens betrifft. Drei Fragen erleichtern die Entscheidung: Ist dieser Prozess ein Standardvorgang, den in Ihrer Branche alle gleich machen, oder hat er eine Seite, die Ihr Unternehmen unterscheidet? Verursacht er heute, wenn er von Hand läuft, Verluste, Verzögerungen oder Fehler? Lässt sich der Standardablauf des Produkts durch Anpassung abdecken, oder braucht es einen ganz eigenen Bildschirm und eine eigene Regel? Denken Sie bei der Entscheidung nicht nur an den heutigen Bedarf, sondern auch daran, wie viele Personen und welche Systeme dieser Ablauf in den kommenden Jahren betrifft; ein scheinbar kleines Zusatzmodul kann später zu einer eigenen Dateninsel werden, wenn es nicht passend zur Datenstruktur des ERP aufgebaut wird.

Lautet Ihre Antwort auf die erste Frage „Standard“, ist es meist gesünder, sich dem eigenen Ablauf des Produkts anzupassen. Lautet die Antwort auf beide Fragen „anders“, ist ein Zusatzmodul eine vernünftige Investition. Im Bereich Individualsoftware beginnt diese Arbeit damit, Ziel, Nutzer, Daten und Geschäftsregel herauszuarbeiten; danach werden Nutzungsablauf und technische Struktur entworfen, modular entwickelt und mit echten Szenarien getestet.

Sollen wir in ein Standard-ERP oder in ein unternehmensspezifisches ERP investieren?

Die Frage wird meist als Entweder-oder gestellt, dabei gibt es vier Optionen. Die Tabelle fasst zusammen, wann welche sinnvoll ist.

Was sollte Standard bleiben, was angepasst werden?

Die stärkste Verteidigung einer Anpassung ist die Antwort auf die Frage „Machen das nicht alle so?“. Bei einer Arbeit, die alle gleich machen, schafft Individualisierung meist unnötige Last; in dem Schritt, der Sie von Ihrem Wettbewerber unterscheidet, kann der Standardablauf dagegen eine Einschränkung sein.

Das Risiko der Anpassung: aus jedem Wunsch Code machen

Wächst die Anpassung unkontrolliert, wird das ERP zu einem schwer verständlichen Haufen von Regeln. Der Wechsel auf eine neue Version wird schwierig, das Wissen bleibt bei wenigen Personen, jeder kleine Wunsch wird zum Projekt. Stellen Sie sich vor der Freigabe eines Anpassungswunsches diese Fragen.

1. Welches Geschäftsergebnis verbessert dieser Wunsch, und ist es messbar?
2. Lässt sich dasselbe Ergebnis mit einer Standardeinstellung oder einer kleinen Änderung des Prozesses erreichen?
3. Wer hat die Regel definiert, wer darf sie ändern, wo ist sie schriftlich festgehalten?
4. Wie wird die Anpassung in künftige Versionen des Produkts übernommen?
5. Sind Berichte und andere Systeme von dieser Änderung abhängig?
6. Nutzt außer dem Antragsteller noch das Team diese Änderung?

Einen fehlenden Prozess mit Excel und E-Mail abdecken

Einen Schritt, den das ERP nicht abdeckt, mit Excel-Tabelle und E-Mail zu führen, ist zu Beginn eine vernünftige Übergangslösung; sie ist schnell und wartet auf kein Projekt. Das Problem beginnt, wenn die Übergangslösung zum Dauerzustand wird. Die Freigabe geht in der E-Mail unter, die Tabelle liegt auf dem Rechner einer einzigen Person, und die Differenz zwischen dem Eintrag im ERP und der Tabelle wird am Periodenende von Hand abgeglichen. Machen Sie denselben Schritt einmal im Monat, genügt die Tabelle; machen ihn täglich Dutzende Personen, steht dieser Schritt auf der Kandidatenliste für eine Anpassung. Ein praktischer Maßstab: Füllen einige Personen die Tabelle ein paarmal im Monat aus, erfüllt sie ihren Zweck noch; schreiben aber viele in dieselbe Tabelle, überträgt eine andere Person die Daten von Hand ins ERP und gibt es jeden Monat eine Besprechung mit dem Titel „Warum stimmt das nicht?“, dann ist diese Tabelle selbst zu einem Prozess geworden.

Der Ansatz zur Anpassung bei YazSis ERP

YazSis ERP will die Prozesse in Vertrieb, Einkauf, Lager, Produktion, Finanzen und Management nach dem tatsächlichen Arbeitsmodell des Unternehmens in einem Datenfluss zusammenführen; der Grundsatz lässt sich in dem Satz zusammenfassen: „Passen Sie das ERP an Ihr Unternehmen an, nicht Ihr Unternehmen an das ERP.“ Die Arbeit beruht auf vier Grundsätzen: das bestehende System bewahren und fehlende Prozesse ergänzen, ohne ein laufendes ERP auszubauen, einen Arbeitsablauf, den das Standardprodukt nicht abdeckt, mit einem Sondermodul erweitern, über API- und Datenbankintegrationen einen gemeinsamen Informationsfluss aufbauen, mit Management-Berichten den Engpass und das Ergebnis messen.

Welche Prozesse der Umfang enthält, wird je nach Produkt- und Integrationsbedarf in einer Voranalyse festgelegt; es gibt weder ein Fertigpaket noch eine feste Liste von Anpassungen.

Wenn Sie gemeinsam herausarbeiten möchten, in welchen Prozessen Ihr aktuelles ERP nicht ausreicht und welcher Schritt eine Anpassung wert ist, können Sie auf der Seite Individualsoftware beginnen.