Zeiterfassungstabelle für die Baustelle: Excel-Beispiel, halbe Tage und Überstunden

Monatsende. Der Vorarbeiter des Subunternehmers schlägt sein Heft auf: „Ich habe diesen Monat 23 Tage für Mehmet notiert.“ In Ihrer Tabelle stehen 21 Tage. Die Angaben zu zwei Tagen sind in einer WhatsApp-Nachricht, einem Telefonat und im Gedächtnis zweier Personen geblieben; wer sich irrt, weiß niemand. Der Subunternehmer vertraut seinem Heft, Sie Ihrer Tabelle; Sie sind beide ehrlich, aber es gibt keine gemeinsame Aufzeichnung. Eine Zeiterfassungstabelle für die Baustelle zeigt Tag für Tag, welche Person oder Subunternehmerkolonne auf der Baustelle einen ganzen oder halben Tag gearbeitet hat und wie viele Überstunden angefallen sind. Eine gut aufgebaute Tabelle erleichtert weniger die Rechnung, als dass sie diesen Streit von vornherein kleiner macht.

Im Folgenden finden Sie die Spalten, die Regeln für halbe Tage und Überstunden und die Schritte für die Führung in Excel. Die Lohnabrechnung ist nicht Thema dieses Beitrags; die Zeiterfassung ist die Grundlage für die Lohnabrechnung.

Welche Spalten gehören in eine Zeiterfassungstabelle für die Baustelle?

Wie werden halbe Tage und Überstunden in der Zeiterfassung dargestellt?

Halten Sie drei Entscheidungen von Anfang an schriftlich fest: Wie viel zählt ein halber Tag (die meisten Firmen zählen 0,5), ab welcher Uhrzeit beginnen Überstunden, und werden Überstunden zum Tageswert addiert? Das sind die Regeln Ihrer Firma; die Tabelle wendet sie nur an. Wie die Überstundenvergütung berechnet wird, ist Sache der Lohnabrechnung; die Zeiterfassung liefert nur die Stunden. Im folgenden Beispiel gilt ein Arbeitstag von 8:00 bis 18:00 Uhr.

Wie trennt man eigenes Personal und Subunternehmerkolonnen in derselben Tabelle?

Eigenes Personal können Sie personenbezogen, Subunternehmerkolonnen bei Bedarf kolonnenweise führen; beides lässt sich in derselben Tabelle führen. Gibt es in einer Kolonnenzeile keine Namensliste, reichen Personenzahl und Arbeitsstatus; wollen Sie am Monatsende mit dem Subunternehmer aber Name für Name abgleichen, müssen Sie auch die Namen erfassen. Wofür Sie sich auch entscheiden, die Spalte Zugehörigkeit sollte gefüllt sein; aus ihr ergibt sich die Monatsübersicht. Die folgende Woche ist erfunden; die Werte sind Personentage, ein halber Tag zählt 0,5.

Die Nullen am Donnerstag bedeuten nicht „niemand ist gekommen“; die Arbeit ruhte wegen Regen. Steht dieser Unterschied nicht in der Notiz, vermischen sich am Monatsende leere Tage und Fehlzeiten. Die 2 am Dienstag entspricht einem halben Arbeitstag der vier Eisenflechter; zeigt die Tabelle diese Rechnung offen, stellt später niemand die Frage „Warum steht da 2?“

Wie führt man die Zeiterfassung der Baustelle Schritt für Schritt in Excel?

1. Legen Sie für den Monat ein einziges Tabellenblatt an; Personen und Kolonnen in die Zeilen, die Tage des Monats in die Spalten.
2. Lassen Sie Namen von Personen und Subunternehmern aus einer separaten Liste wählen, damit drei Schreibweisen derselben Person die Summe nicht aufteilen.
3. In die Tageszellen dürfen nur 1, 0,5 oder leer; lassen Sie mit der Datenüberprüfung keine anderen Werte zu.
4. Führen Sie Überstunden in Stunden in einem zweiten Block oder auf einem zweiten Blatt, ohne sie mit der Tageszahl zu vermischen.
5. Berechnen Sie am Ende jeder Zeile Gesamttage und Gesamtüberstunden mit der Funktion SUMME.
6. Für die Übersicht je Subunternehmer verwenden Sie eine PivotTable oder SUMMEWENN; vergleichen Sie Tagessummen, nicht Personenzahlen.
7. Speichern Sie die Datei nach Monatsabschluss mit Datum und lassen Sie sie von den Beteiligten unterschreiben; ist später eine Änderung nötig, legen Sie eine neue Version an.

Ist die Struktur aufgebaut, liegt die eigentliche Disziplin im Zeitpunkt der Eingabe. Tragen Sie die Zeiterfassung am Ende des Tages ein, mit den Angaben der Person, die für diesen Tag gemeldet hat; jede auf den nächsten Morgen verschobene Eingabe löscht Details des Vortags. Haben Sie mehrere Baustellen, macht ein eigenes Blatt je Baustelle, das am Monatsende auf einem Übersichtsblatt zusammengeführt wird, auch Wechsel von Personen zwischen Baustellen sichtbar. Bearbeiten mehrere Personen die Datei, lassen Sie den Versionsverlauf eingeschaltet, damit erkennbar ist, wer was geändert hat.

Schwachstellen der Excel-Zeiterfassung und häufige Fehler

Mit klaren Regeln geführt, funktioniert die Excel-Zeiterfassung gut; im kleinen Team mit einem Polier und täglicher Eingabe gibt es womöglich gar keine Probleme. Fehler entstehen meist nicht in der Tabelle, sondern in den Angaben, die in sie hineingehen:

• Eine Nachricht kommt spät und wird dem falschen Tag zugeordnet.
• Die Zeiterfassung wird nicht im Laufe des Tages, sondern am Monatsende aus dem Gedächtnis ausgefüllt.
• Dieselbe Person wird auf zwei Baustellen doppelt oder gar nicht gezählt.
• Die Kolonnensumme passt nicht zur Personenliste: „12 Personen“ steht da, aber es sind elf Namen.
• Die Regel für halbe Tage ändert sich von Person zu Person; mündliche Ausnahmen wie „dieser Handwerker zählt als ganzer Tag, auch wenn er nur bis mittags arbeitet“ kommen nie in die Tabelle.
• Die Tabelle wird aktualisiert, aber die Ausgangsnachricht nicht aufbewahrt; gibt es eine Abweichung, fehlt der Nachweis.

Software für die Zeiterfassung auf der Baustelle: Was macht SahaSesi AI?

SahaSesi AI wandelt Nachrichten, die Poliere und Handwerker per WhatsApp schicken, etwa „Rohbaukolonne 12 Personen, Eisenflechter 4 Personen halber Tag“, in Zeiterfassungseinträge je Person oder Subunternehmerkolonne um; halbe Tage und Überstunden werden getrennt geführt. Der Eintrag wird dem Polier als „Gespeichert: …“ zurückgemeldet; ist er falsch, korrigiert der Polier ihn. Ist die Zeiterfassung einer Baustelle bis zur Erinnerungszeit nicht eingegangen, bekommt deren Polier eine Erinnerung per WhatsApp. Die monatliche Zeiterfassungstabelle lässt sich je Person und Subunternehmer, Tag für Tag, mit halben Tagen und Überstunden als Excel herunterladen.

Um die Grenze klar zu benennen: SahaSesi AI berechnet keine Löhne, und wir behaupten keine Anbindung an Lohnabrechnung oder ein elektronisches Zeiterfassungssystem. Wie Sie die Excel-Ausgabe an Ihre Lohnabrechnung anbinden, ist gesondert zu planen. Wie man Personentage aus einer Nachricht ermittelt, lesen Sie in unserem Beitrag Zeiterfassung auf der Baustelle: Personentage aus der WhatsApp-Nachricht berechnen.

Wenn Ihre Zahlen am Monatsende von denen des Subunternehmers abweichen

Abweichungen sind normal; wichtig ist, herauszufinden, wo sie entstanden sind. Stellen Sie zuerst sicher, dass beide Seiten nach derselben Regel gezählt haben: Wurden halbe Tage und Überstunden gleich notiert? Sehen Sie sich dann nur die abweichenden Tage an und öffnen Sie die Ausgangsaufzeichnung dieses Tages. Wurden die Einträge täglich geführt und hinterlässt jede Änderung eine Spur, wird aus der Frage „Wem glauben wir?“ die Frage „Wer hat an diesem Tag was gemeldet?“, und die ist viel schneller geklärt.

1. Regeln angleichen: Wurden halbe Tage, Überstunden und Urlaubstage auf beiden Seiten gleich notiert?
2. Abweichende Tage auflisten: Nur die Tage ansehen, die nicht übereinstimmen, nicht den ganzen Monat neu zählen.
3. Ausgangsaufzeichnung öffnen: Die Nachricht, das Foto oder die Meldung des Kolonnenverantwortlichen zu diesem Tag heranziehen.
4. Ergebnis notieren: Wurde korrigiert, Grund und Datum festhalten und die Tabelle als neue Version speichern.

Wenn Sie die Zeiterfassung automatisch aus WhatsApp-Nachrichten gewinnen und monatlich als Excel erhalten möchten, können Sie auf der Seite SahaSesi AI ein Pilotgespräch vereinbaren. SahaSesi AI wird über ein Pilotprogramm auf den ersten Baustellen eingeführt.