Was ist Produktionsplanung und wie geht man vor? Von Excel zum systematischen Plan

Montagmorgen in der Werkstatt. An der Tafel hängen zwölf Arbeitsaufträge aus der Vorwoche, drei davon als „dringend“ markiert. Der Meister sagt: „Die Schneidemaschine ist frei.“ Der Planer sagt: „Das Material ist nicht gekommen.“ Der Vertrieb sagt: „Der Kunde erwartet die Ware am Freitag.“ Alle drei können recht haben, aber niemand hat einen Plan, der das ganze Bild zeigt; der Planer wird in dieser Woche schon zum zweiten Mal einen neuen Liefertermin nennen müssen. Produktionsplanung heißt, im Voraus festzulegen, welches Produkt in welcher Menge, in welcher Reihenfolge, auf welcher Maschine und von wem, mit welchem Material und bis zu welchem Termin gefertigt wird; der Wert des Plans liegt weniger in einer treffsicheren Prognose als darin, Konflikte sichtbar zu machen, bevor die Produktion beginnt.

Im Folgenden erklären wir anhand eines Zahlenbeispiels die Eingangsgrößen der Planung, den Aufbau des Wochenplans und wo Excel ausreicht und wo nicht.

Welche vier Eingangsgrößen hat die Produktionsplanung?

Ein Plan ist nur so verlässlich wie seine schwächste Eingangsgröße. Ist die Kapazität nur aus dem Kopf bekannt, wird der Plan nie realistisch; stimmen die Bestandsdaten nicht, zeigt der Plan einen Auftrag ohne Material als „startbereit“. Der erste Schritt ist, aufzuschreiben, wo und bei wem jede der vier Eingangsgrößen liegt.

Wie plane ich Arbeitsaufträge und Maschinenauslastung in der Werkstatt pro Woche?

Nehmen wir ein hypothetisches Beispiel: eine kleine Metallwerkstatt mit drei Maschinen. Schneidemaschine und Biegemaschine stehen jeweils 40 Stunden pro Woche zur Verfügung (Wartung und Schichten bereits abgezogen). Diese Woche gibt es drei Arbeitsaufträge:

An der Schneidemaschine beträgt die Last 44 Stunden bei 40 Stunden Kapazität: vier Stunden Überlast. An der Biegemaschine liegt die Last bei 24 Stunden, die Maschine bleibt also 16 Stunden ungenutzt. Zusammen sagen diese beiden Zahlen zweierlei. Erstens braucht es für die vier überzähligen Stunden eine Entscheidung: Lohnfertigung, Überstunden oder einen Teil des Auftrags mit dem flexibelsten Termin auf die nächste Woche verschieben. Zweitens muss die Arbeit sofort nach dem Schneiden zum Biegen gehen, damit die Biegemaschine nicht leer steht; der Plan betrachtet die Maschinen nicht einzeln, sondern gemeinsam entlang des Produktflusses.

1. Offene Arbeitsaufträge auflisten: Produkt, Menge, Termin und Status.
2. Material prüfen: Ein Auftrag, dessen Material nicht auf Lager ist, kann nicht starten; markieren Sie das von Anfang an im Plan.
3. Zeit für jeden Arbeitsgang eintragen: Rüst- und Einstellzeiten mit einrechnen.
4. Kapazität in Stunden umrechnen: Schichten, Wartung und Pausen abziehen und die verfügbaren Stunden ermitteln.
5. Aufträge nach Termin ordnen: pro Maschine summieren und die Überlast markieren.
6. Überlast auflösen und Entscheidung festhalten: Lohnfertigung, Überstunden oder Verschieben; Abweichungen während der Woche täglich aktualisieren.

Im Beispiel sind die 16 freien Stunden an der Biegemaschine eine Chance, den Plan flexibler zu machen: Der Biegeanteil eines beim Schneiden fremdvergebenen Auftrags kann in der Werkstatt erledigt werden, oder ein früh eingegangener Auftrag der nächsten Woche wird in die Lücke vorgezogen. Ziel der Planung ist nicht nur, Überlast zu finden, sondern auch freie Kapazität zu sehen.

Was bringt den Plan durcheinander, und wie schützen Sie ihn?

Kein Plan bleibt bis zum Ende der Woche unverändert. Wichtig ist, für die störenden Ereignisse vorab eine Antwort zu haben:

Wenn der Plan durcheinandergerät, ist das Wichtigste, die neue Lage an dem einen Ort zu aktualisieren, den alle sehen. Kursieren beim Meister, beim Planer und im Vertrieb verschiedene Versionen des Plans, kostet das mehr als die Störung selbst.

Wie macht man Produktionsplanung in Excel?

Für eine kleine Werkstatt reicht eine Excel-Datei mit vier Blättern völlig aus. Auf dem ersten Blatt stehen die Arbeitsaufträge (Code, Produkt, Menge, Termin, Status), auf dem zweiten die Stückliste (Produkt, Material, Menge je Einheit), auf dem dritten der Bestand und auf dem vierten Maschinenkapazität und Wochenlast. Summieren Sie die Last mit SUMMEWENN pro Maschine und ziehen Sie sie von der Kapazität ab, sehen Sie freie oder überzählige Stunden. Mit einem Planer, einigen Dutzend Aufträgen und wenigen Änderungen pro Woche funktioniert dieser Aufbau.

Vier Gewohnheiten helfen, den Plan in Excel sauber zu halten:

• Halten Sie Auftragscodes eindeutig; derselbe Code darf nicht in zwei Zeilen stehen.
• Tragen Sie Zeiten nicht geschätzt, sondern auf Basis tatsächlicher Ist-Zeiten ein und aktualisieren Sie sie monatlich.
• Führen Sie den Plan in einer einzigen Datei, verwaltet von einer verantwortlichen Person; alle anderen haben nur Lesezugriff.
• Speichern Sie den Plan jeder Woche mit Datum, damit sich die Frage „Was hatten wir letzte Woche geplant?“ beantworten lässt.

Wenn die Produktionsplanung in der Fabrik an die Grenzen von Excel stößt

• Eilaufträge kommen täglich, und der Plan existiert bei drei Personen in drei verschiedenen Versionen.
• Stückliste, Plan und Bestand liegen in getrennten Dateien; ändert man eine, werden die anderen nicht aktualisiert.
• Der Materialbedarf wird von Hand berechnet, Fehlmengen fallen erst auf, wenn der Auftrag startet.
• Ist-Zeiten und Ausschuss fließen nicht in den Plan zurück; die nächste Schätzung wiederholt denselben Fehler.
• Unklar ist, in welcher Phase und bei wem sich ein fremdvergebener Auftrag befindet.
• Die Maschinenauslastung steckt im Kopf einer Person; ist sie nicht da, gibt es auch keinen Plan.

Je mehr sich diese Anzeichen häufen, desto weniger liegt das Problem in der Planungsmethode und desto mehr in den verstreuten Daten, aus denen sich der Plan speist. Statt Excel zu beschleunigen, müssen Stückliste, Bestand und Arbeitsaufträge in denselben Datenfluss. Vor dem Umstieg ist ein kleiner Test ein guter Maßstab: Wählen Sie eine einzige Produktgruppe, führen Sie deren Stückliste, Bestand und Arbeitsaufträge einen Monat lang an einer Stelle und sehen Sie sich an, wo die Abweichung zwischen Plan und Ist entsteht. Meist liegt sie in den Zeitschätzungen, im nicht erfassten Ausschuss oder darin, dass man zu spät vom Materialeingang erfährt.

Was bietet YazSis ERP für die Produktionsplanung?

Die Seite YazSis ERP nennt unter der Überschrift Produktion Stückliste, Rezeptur, Arbeitsauftrag, Lohnfertigung, Ausschuss, Effizienz und Kosten. Im Bereich Bestand und Lager gehören Umlagerung, Inventur, Chargen- und Seriennummernverfolgung, Barcode, RFID und Lagerplatz dazu; im Einkauf Anforderung, Angebot, Freigabe, Bestellung, Lieferant und Lieferung; in der Unternehmenssteuerung KPIs und Echtzeitberichte. Damit lassen sich die Eingangsgrößen der Planung (Stückliste, Bestand, Liefertermin) im selben Datenfluss zusammenführen.

Um die Grenze klar zu benennen: Die Seite verspricht weder einen Algorithmus zur automatischen Feinplanung noch eine Kapazitätsoptimierung, und auch dieser Beitrag tut das nicht. Wie der Plan erstellt wird, welche Regeln gelten und welche Berichte angezeigt werden, besprechen wir in der Bedarfsanalyse zusammen mit den Abläufen Ihres Unternehmens. Wenn Sie den Umstieg von Excel auf ein System in einem größeren Rahmen betrachten möchten, lohnt auch ein Blick auf die Seite Digitale Transformation.

Wenn Sie darüber sprechen möchten, Produktionsplanung, Stückliste und Bestand in einem gemeinsamen Datenfluss aufzubauen, können Sie über die Seite ERP einen Gesprächstermin anfragen.