Angebot schreiben: die 8 Bestandteile eines Angebots, zu dem Kunden „Ja“ sagen

Ein Kunde schreibt am Abend: „Kann ich einen Preis bekommen?“ Am nächsten Morgen exportieren Sie ein PDF aus Excel und schicken es ab – und eine Woche lang hören Sie nichts. Rufen Sie dann an, fragt der Kunde: „Wir haben auch andere Angebote bekommen, was genau umfasste Ihres noch mal?“ Im Angebot stand weder, was enthalten war, noch bis wann es galt oder wessen Freigabe nötig war; es gab nur eine Zahl. Die Zahl ist aber nur ein Teil der Entscheidung. Das Angebot ist das Dokument, mit dem der Kunde diese Zahl im eigenen Unternehmen vertreten kann.

Ein Angebot ist ein Dokument, in dem ein Verkäufer schriftlich mitteilt, welches Produkt oder welche Leistung er für einen bestimmten Bedarf in welchem Umfang, zu welchem Preis und zu welchen Bedingungen anbietet. In diesem Beitrag erklären wir die acht Bestandteile eines Angebots, geben praktische Tipps für Angebotsvorlage, Angebotspräsentation und Angebots-E-Mail und zeigen, wo Sie das Angebot ablegen sollten.

Die 8 Bestandteile eines Angebots

1. Zusammenfassung des Bedarfs: Beschreiben Sie das Problem des Kunden in zwei, drei Sätzen mit seinen eigenen Worten. Wer sein eigenes Anliegen im Angebot wiedererkennt, liest es bis zum Ende.
2. Lösungsvorschlag und Leistungsumfang: Was getan wird, was geliefert wird und was nicht zum Umfang gehört. Eine Zeile „nicht enthalten“ beugt späteren Diskussionen nach dem Muster „Wir dachten, das sei inbegriffen“ vor.
3. Positionen: Beschreibung, Menge, Einheit und Einzelpreis jeder Position. Rabatt und Mehrwertsteuer stehen in eigenen Zeilen.
4. Preis und Zahlungsbedingungen: Gesamtsumme, Währung, Ausweis der Mehrwertsteuer und Zahlungsplan. Vorkasse oder Zahlungsziel, und welcher Betrag in welcher Phase?
5. Liefer- und Umsetzungszeitplan: Liefertermin oder Start- und Abschlussschritte; die Vorbereitungen, die vom Kunden erwartet werden.
6. Gültigkeit: Bis zu welchem Datum das Angebot gilt. Schreiben Sie ein Kalenderdatum statt relativer Angaben wie „ab Versanddatum“.
7. Bedingungen und Annahmen: Annahmen, die den Preis beeinflussen (Wechselkurs, Rohstoffe, Zusatzwünsche), Wartungs- und Supportbedingungen, Regeln für Stornierung und Änderungen.
8. Nächster Schritt und Kontakt: Was für die Annahme zu tun ist, an wen man schreibt und wer das Angebot erstellt hat. Ein Angebot darf die Frage „Was soll ich jetzt tun?“ nicht offenlassen.

Wie erstellt man eine Angebotsvorlage?

Die Angebotsvorlage ist das feste Gerüst, in dem sich die acht Bestandteile in jedem Angebot in derselben Reihenfolge wiederholen. Denken Sie die Vorlage in zwei Ebenen: den gleichbleibenden Teil (Firmenangaben, allgemeine Bedingungen, Zahlungsrichtlinie, Wartungsbedingungen) und den Teil, der für jedes Angebot ausgefüllt wird (Kunde, Bedarfszusammenfassung, Positionen, Preis, Gültigkeit). Wenn Sie den gleichbleibenden Teil an einer Stelle pflegen, kursieren keine alten Kopien mehr, sobald sich eine Bedingung ändert.

• Solange Pflichtfelder leer sind, sollte kein Angebot hinausgehen; Gültigkeitsdatum und Ersteller sind die am häufigsten vergessenen Felder.
• Angebotsnummer und Datum sollten fortlaufend erzeugt werden; eine von Hand eingetragene Nummer taucht irgendwann auf zwei Angeboten auf.
• Die Summe sollte nicht von Hand eingetragen, sondern aus den Positionen berechnet werden; Rabatt und Mehrwertsteuer sollten in jedem Angebot in derselben Reihenfolge stehen.

Wie bereitet man eine Angebotspräsentation vor?

Bei großen Angeboten oder Angeboten mit vielen Positionen reicht es nicht, das Dokument nur zu verschicken; es braucht auch eine kurze Präsentation. Die Präsentation liest das Angebot nicht noch einmal vor, sondern beantwortet die Fragen der Entscheider: Was war unser Problem? Wie löst der Vorschlag es? Was kostet es und was ist enthalten? Welche Risiken und Annahmen gibt es? Bis wann müssen wir entscheiden? Wenn Sie die Präsentation um diese fünf Fragen herum aufbauen, beantwortet jede Folie eine davon.

Weichen Sie in der Präsentation nicht von den Zahlen im Angebot ab; hört der Kunde im Termin einen anderen Preis, als er im Angebot liest, misstraut er beiden. Nehmen Sie Fragen und Einwände, die nach dem Termin eingehen, in die Angebotsversion auf.

Wie schreibt man eine Angebots-E-Mail?

Die Angebots-E-Mail ist der Türöffner für das Angebot. Bevor der Kunde den Anhang öffnet, liest er die Betreffzeile und die ersten beiden Sätze. Das folgende Gerüst passt für die meisten B2B-Angebote; ersetzen Sie den Text in eckigen Klammern durch Ihre eigenen Angaben.

Betreff: Angebot für [Firma] – [Angebotsnr.], gültig bis [Ablaufdatum]. Guten Tag [Name], anbei erhalten Sie unser Angebot für [Bedarfszusammenfassung], wie Sie es in unserem Gespräch am [Datum] geschildert haben. Darin finden Sie Leistungsumfang, Positionen, Preis und Zahlungsbedingungen. Ich würde Sie gern am Donnerstag anrufen, um Ihre Fragen zu beantworten; falls ein anderer Tag besser passt, schreiben Sie mir einfach. Mit freundlichen Grüßen, [Vor- und Nachname]

• Angebotsnummer und Gültigkeitsdatum gehören in die Betreffzeile; so lässt sich das Angebot später leichter finden.
• In den ersten beiden Sätzen geht es um den Bedarf des Kunden, nicht um die Vorstellung Ihres Unternehmens.
• Der Dateiname des Anhangs sollte die Version zeigen, damit der Kunde bei zwei Dateien weiß, welche aktuell ist.
• Schließen Sie mit einem konkreten Schritt: an welchem Tag Sie anrufen oder bis wann Sie eine Antwort erwarten.

Letzte Prüfung vor dem Versand

Ein Angebot zu korrigieren, nachdem es beim Kunden angekommen ist, ist mühsam und kostet Vertrauen. Lesen Sie das Angebot vor dem Versand noch einmal mit den Augen des Kunden und stellen Sie sich diese Fragen:

• Stimmen Kundenname, Ansprechpartner und Angebotsnummer? Ein Name, der vom vorherigen Kunden stehen geblieben ist, ist ein häufiger Fehler.
• Gehen Summe der Positionen, Rabatt und Mehrwertsteuer auf, wenn man sie von Hand nachrechnet?
• Ist die Währung in jeder Zeile und in der Summe dieselbe, oder ist sie gemischt?
• Ist das Gültigkeitsdatum als Kalenderdatum angegeben, und liegt es in der Zukunft?
• Findet jemand, der das Angebot zum ersten Mal liest, die Antwort auf die Frage „Was soll ich jetzt tun?“
• Liegt die nötige Freigabe vor, und ist die angehängte Datei genau die freigegebene Version?

Wenn eine Führungskraft oder ein Kollege die Antworten auf diese sechs Fragen gegenprüft, sinkt die Fehlerquote deutlich. Machen Sie diese Prüfung bei großen Angeboten zum Teil des Freigabeschritts.

Was tun, nachdem das Angebot verschickt wurde?

Mit dem Versand ist die Arbeit am Angebot nicht erledigt. Tragen Sie noch am Versandtag ein Nachfassdatum in der Verkaufschance ein, damit Sie einen Anlass zum Anrufen haben, auch wenn der Kunde sich nicht meldet. Fragen Sie beim ersten Nachfassen, ob das Angebot angekommen ist und ob es Fragen gibt. Erhebt der Kunde Einwände, halten Sie sie fest; ist eine Überarbeitung nötig, legen Sie eine neue Version an. Erinnern Sie den Kunden, wenn das Gültigkeitsdatum näher rückt: Ist das Angebot erst abgelaufen, muss der Preis neu verhandelt werden, und das zieht die Sache für beide Seiten in die Länge.

Angebote mit Excel, Word und E-Mail: wo es funktioniert und wo es hakt

In einem Unternehmen, das nur wenige Angebote pro Woche verschickt und ein festes Sortiment mit einfachen Preisen hat, reicht eine Word- oder Excel-Vorlage aus. Mit der Zahl der Angebote, der Positionen und der Personen, die Angebote erstellen, treten diese Probleme auf:

• Die Vorlage vervielfältigt sich mit jeder Kopie; ändert sich eine Bedingung, wird nur eine Kopie aktualisiert.
• Welche Version beim Kunden ist, wird am Dateinamen erraten; Revisionen sammeln sich unter Namen wie „final“ und „final2“.
• Angebot und Gesprächshistorie des Kunden liegen an verschiedenen Orten; wechselt der Vertriebsmitarbeiter, geht der Zusammenhang verloren.
• Die Freigabe der Führungskraft erfolgt per E-Mail oder Messenger; im Angebot ist nicht dokumentiert, welche Freigabe vorliegt.

Angebot, Kundenkarte und Verkaufschance in einem Datensatz

Das Modul Vertrieb / Angebote & Kunden verwaltet Kundenkarten, Verkaufschancen, Gespräche, Angebotsrevisionen in mehreren Währungen, Freigaben und abgeschlossene Verkäufe in einem gemeinsamen Ablauf. Der Ablauf hat fünf Schritte: Kunden anlegen, Verkaufschance eröffnen, Angebot erstellen, Freigabe abschließen, Verkauf in die Berichte übernehmen. Angebote lassen sich in verschiedenen Währungen erstellen, jede Revision wird als eigene Version gespeichert, und vor der Übergabe an den Kunden durchläuft das Angebot einen Freigabeprozess. Da jedes Angebot zusammen mit der Kundenkarte und der zugehörigen Verkaufschance gespeichert wird, sieht das Vertriebsteam in einem Datensatz, welcher Kunde welches Angebot erhalten hat.

In YazSis CRM AI durchläuft ein Angebot die Phasen Entwurf, Freigabe ausstehend, versendet, angenommen und abgelehnt; eine Freigabe durch die Führungskraft ist vorgesehen. Der Angebotsausdruck zeigt Positionen, Rabatt, Mehrwertsteuer und Gesamtsumme mit Gültigkeitsdatum und Ersteller als druckfertige Seite. YazSis CRM AI wird heute im eigenen Support- und Vertriebszentrum von YazSis eingesetzt; den Umfang einer an Ihr Unternehmen angepassten Einrichtung legen wir nach einer Bedarfsanalyse gemeinsam mit Ihnen fest.

Wie ein Angebot zusammen mit Kundenkarte, Verkaufschance und Freigabe gespeichert wird, sehen Sie auf der Seite Modul Vertrieb / Angebote & Kunden.