Was ist ein Zeiterfassungssystem? So funktioniert die Zeiterfassung für Mitarbeiter

Am Monatsende stellt die Buchhaltung immer dieselbe Frage: Wer war an wie vielen Tagen da, wer kam zu spät, wer hatte Urlaub? Die Buchungen des Kartenlesers liegen in einer Datei, die Urlaubsanträge im E-Mail-Postfach, und der Schichtplan hängt als Papier an der Wand. Während die HR-Fachkraft versucht, die drei Quellen von Hand abzugleichen, sagt ein Mitarbeiter: „An dem Tag war ich hier“, und es gibt keinen einzigen Datensatz, der das bestätigt. Genau hier setzt ein Zeiterfassungssystem an. In diesem Beitrag erklären wir verständlich, was ein Zeiterfassungssystem ist, wie es funktioniert, wie aus Buchungen der monatliche Zeitnachweis wird und worauf Sie bei der Auswahl achten sollten.

Ein Zeiterfassungssystem erfasst, wann Mitarbeiter den Betrieb betreten und verlassen, und berechnet aus diesen Buchungen Arbeitszeit, Verspätungen, vorzeitiges Gehen und Fehlzeiten. Manche Unternehmen sprechen auch von „Personalzeiterfassung“, „Stempeluhr“ oder „Anwesenheitskontrolle“; das Gerät an der Tür ist nur ein Teil des Systems.

Wozu dient ein Zeiterfassungssystem?

• Kommen, Gehen und Arbeitszeit werden pro Person in einem einzigen Datensatz geführt; die Frage „Wer kam wann?“ ist kein Streitthema mehr.
• Verspätung, vorzeitiges Gehen und Fehlzeit werden getrennt ausgewiesen; die Führungskraft sieht als Liste, was an welchem Tag fehlt.
• Urlaubstage werden von Fehlzeiten getrennt. Eine Fehlzeit ohne passenden Urlaubseintrag ist eine echte Ausnahme und sollte geprüft werden.
• Es liefert das Rohmaterial für den monatlichen Zeitnachweis. Dieser ist eine Zusammenfassung der Buchungen, ergänzt um Urlaubs-, Schicht- und Überstundendaten.
• Es liefert saubere Daten für die Vorbereitung der Lohnabrechnung; am Monatsende müssen weniger Zahlen von Hand korrigiert werden.

Wie funktioniert ein Zeiterfassungssystem? Fünf Schritte

1. Daten werden erfasst. Kommen- und Gehen-Buchungen gelangen aus einer Quelle wie Kartenleser, Terminal oder Drehkreuz ins System.
2. Sie werden dem Mitarbeiter zugeordnet. Jede Buchung wird mit dem Datensatz des richtigen Mitarbeiters verknüpft; so werden Kommen, Gehen und Arbeitszeit der Person an einem Ort verfolgt.
3. Ausnahmen werden geprüft. Fälle wie vergessene Karte, doppelte Buchung, fehlende Gehen-Buchung oder Verspätung werden als Ausnahme ausgesondert.
4. Die Freigabe wird abgeschlossen. Führungskraft oder HR geben die Ausnahme mit Begründung frei oder korrigieren sie; der Datensatz steht fest.
5. Der Zeitnachweis wird erstellt. Aus den freigegebenen Datensätzen entsteht der monatliche Zeitnachweis, der an die Vorbereitung der Lohnabrechnung geht.

Zeiterfassungsterminals und Datenquellen: Woher kommen die Kommen- und Gehen-Daten?

Die Zeiterfassungssoftware und das Zeiterfassungsterminal, das die Daten sammelt, sind zwei verschiedene Dinge. Dieselbe Software kann aus einer oder mehreren der folgenden Quellen gespeist werden.

Sind Zeiterfassung und monatlicher Zeitnachweis dasselbe?

Nein. Das Zeiterfassungssystem erzeugt die tägliche Buchung: „Mitarbeiter A kam um 08:58 und ging um 18:10.“ Der monatliche Zeitnachweis ist dagegen die Zusammenfassung dieser Buchungen über den Monat, ergänzt um Urlaubs-, Schicht- und Überstundendaten: „Mitarbeiter A hat diesen Monat 20 Tage gearbeitet, hatte 2 Tage Jahresurlaub und war 1 Tag krankgeschrieben.“ Ein korrekter Zeitnachweis braucht korrekte Buchungen; deshalb werden beide Begriffe zusammen genannt.

Wie fließt die Buchung eines Tages in den Zeitnachweis ein?

Die folgende Tabelle zeigt an Beispielen, wie eine Rohbuchung die Schritte Ausnahme und Freigabe durchläuft und in den Zeitnachweis eingeht. Es gibt keine Mitarbeiternamen, die Fälle sind fiktiv.

Die häufigsten Ausnahmen in der Zeiterfassung

Eine Ausnahme ist eine Buchung, bei der das System meldet: „Dieser Datensatz kann nicht von selbst als korrekt gelten.“ Ein guter Prozess zur Anwesenheitskontrolle versteckt Ausnahmen nicht, sondern macht sie sichtbar und weist sie einer verantwortlichen Person zu. Typische Beispiele sind:

• Ein Tag ohne Gehen-Buchung oder ohne Kommen-Buchung.
• Dieselbe Person bucht im Abstand weniger Minuten zweimal.
• Ein Mitarbeiter bittet um einen manuellen Eintrag, weil er seine Karte vergessen hat.
• Kommen nach der geplanten Zeit (Verspätung) und Gehen davor (vorzeitiges Gehen).
• Ein Tag ohne Buchung, für den auch kein Urlaubseintrag vorliegt.
• Nachtbuchungen, bei denen das Schichtende in den nächsten Tag fällt.

Anwesenheit auf Papier, in Excel oder per WhatsApp: Wo funktioniert es, wo nicht mehr?

In einem Team von fünfzehn bis zwanzig Personen an einem Standort und ohne Schichtbetrieb reicht eine Unterschriftenliste oder eine einfache Excel-Datei meist aus. Probleme beginnen, wenn das Team wächst und die Arbeit komplexer wird:

• Kommen Schichten, Filialen oder Außendienst hinzu, verteilen sich die Daten derselben Person auf mehrere Dateien.
• Wer einen Eintrag rückwirkend geändert hat und warum, ist nicht sichtbar.
• Weil Urlaub in einer eigenen Datei geführt wird, kann ein Urlaubstag am Monatsende wie eine Fehlzeit aussehen.
• Die WhatsApp-Nachricht „Ich komme heute später“ wird nie zu einem Datensatz; am Monatsende erinnert sich niemand daran.
• Beim Monatsabschluss hat jeder eine andere Version, und es wird diskutiert, welche stimmt.

Das heißt nicht, dass Excel ein schlechtes Werkzeug ist. In einer kleinen, einfachen Struktur mit Excel zu beginnen, ist vernünftig. Wichtig ist, bei steigender Fehlerzahl die Frage zu stellen: „Steuern wir diesen Prozess, oder bauen wir ihn jeden Monat neu auf?“ Lautet die Antwort Letzteres, ist es unabhängig von der Teamgröße Zeit für ein System.

Wie funktionieren Zeiterfassung und Anwesenheitskontrolle in YazSis KurumsalPortal?

Das Modul Zeiterfassung & Anwesenheitskontrolle bündelt die fünf oben genannten Schritte auf einem Bildschirm. Es führt die Buchungen der Zeiterfassungsterminals zusammen, ordnet sie dem jeweiligen Mitarbeiter zu und verfolgt Verspätungen, vorzeitiges Gehen und Fehlzeiten getrennt als Ausnahmen. Sobald die Ausnahmen geprüft und freigegeben sind, steht der Anwesenheitsdatensatz fest. Die Anwesenheitsdaten werden mit den Urlaubsdaten abgeglichen, sodass Urlaubstage von Fehlzeiten getrennt werden, und der Zeitnachweis wird aus diesen bereinigten Daten erstellt. Das Modul nutzen HR, Lohnbuchhaltung und Abteilungsleitungen.

Sechs Fragen bei der Auswahl einer Zeiterfassungssoftware

1. Welchen Zeitnachweis möchte ich am Monatsende in der Hand haben? Definieren Sie das Ergebnis vor dem Gerät.
2. Von welchem Gerät und auf welchem Weg kommen die Daten, und kann mein vorhandenes Gerät Daten an das neue System liefern?
3. Wer korrigiert den Datensatz eines Mitarbeiters, der seine Karte vergessen hat oder dessen Gehen nicht gebucht wurde, und mit welcher Freigabe?
4. Werden Urlaubs- und Schichtdaten mit dem Anwesenheitsdatensatz abgeglichen, oder bleiben sie in einer eigenen Datei?
5. Wer kann die Kommen- und Gehen-Daten sehen? Sieht die Abteilungsleitung nur das eigene Team?
6. Was wird an die Lohnabrechnung übergeben, und ist der Umfang dieses Datenflusses im Vertrag klar geregelt?

Wenn Sie Anwesenheitsdaten nicht nur erfassen, sondern steuern möchten, finden Sie den vollständigen Ablauf des Moduls auf der Seite Zeiterfassung & Anwesenheitskontrolle und den Gesamtaufbau des Portals auf der Seite KurumsalPortal.