Fragen per Sprache für Führungskräfte: Zahlen direkt im Meeting abrufen

Während am Montagmorgen die Managementsitzung läuft, fragt jemand nach dem Umsatzziel. Ein anderer sagt „Ich schaue nach und sage es Ihnen“, der Laptop wird aufgeklappt, man wechselt zwischen Bildschirmen, und das Thema geht zum nächsten Punkt über. Die Zahl kommt meist nach der Sitzung per E-Mail; die Entscheidung ist dann längst gefallen. Sprachfragen und -antworten für Führungskräfte bedeuten, während der Sitzung, ohne einen Berichtsbildschirm zu suchen, per Sprache Fragen an die Firmendaten zu stellen und sofort eine kurze Antwort und den zur Frage passenden Bildschirm zu erhalten.

In diesem Beitrag zeigen wir anhand eines mit den Beispieldaten des Produkts erstellten Demoablaufs, wie Fero, der Assistent der Unternehmens-KI von YazSis, in einer Sitzung eingesetzt werden kann.

Eine Sitzung, vier Fragen

1. „Wie sieht unser Umsatz heute aus?“ Mit einer kurzen gesprochenen Antwort erscheint die Tageszusammenfassung des Umsatzes auf dem Bildschirm: Tagesumsatz, Annäherung an das Tagesziel, Zahl der Bestellungen und Differenz zum selben Tag der Vorwoche.
2. „Welche Vertriebsmitarbeiter liegen unter dem Ziel?“ Die Frage führt dasselbe Thema in die Aufschlüsselung nach Vertriebsmitarbeitern. Der Bildschirm wird nicht zurückgesetzt; wer unter dem Ziel liegt, tritt hervor.
3. „Was ist das Problem dieses Vertriebsmitarbeiters?“ Die Aufschlüsselung nach Kunden öffnet sich. Weil der Rückgang in den Beispieldaten vollständig von zwei Kunden kommt, richtet sich die Sitzung statt auf eine allgemeine Diskussion auf eine konkrete Entscheidung zu zwei Kunden.
4. „Gibt es heute noch etwas, auf das ich achten sollte?“ Die Management-Zusammenfassung kommt: verspätete Verladungen, kritischer Bestand und ein Kunde unter dem Budget. Fero stellt hier selbst heraus, was nicht gefragt wurde, aber wichtig ist.

Vier Fragen wurden mit einsätzigen Fragen beantwortet, ohne durch Berichtsmenüs zu navigieren. Das Tempo der Sitzung bleibt erhalten, denn statt auf die Antwort zu warten, kann man weitersprechen. In der Demo-Oberfläche ist auch der Zustand des Assistenten sichtbar: hört zu, analysiert, antwortet und bereit. Die in der Demo gemessene Antwortzeit beträgt etwa zwei Sekunden; in einer realen Umgebung hängt die Zeit von der Datenquelle und dem Umfang der Frage ab.

Dieser Ablauf bedeutet, dass die Berichtsvorbereitung von vor der Sitzung in die Sitzung hinein verlagert wird. Im klassischen Ablauf rät ein Analyst vor der Sitzung mögliche Fragen und bereitet Folien vor; nicht gefragte Seiten sind umsonst, gefragte, aber nicht vorbereitete Fragen bleiben offen. Bei Sprachfragen und -antworten bestimmt die Sitzung selbst die Tagesordnung: Die Führungskräfte fragen im Moment nach der Zahl, die sie brauchen, und die Antwort wird nach der Frage aufgebaut.

Der teuerste Moment in einer Sitzung ist der, in dem die Antwort mit „Wir schauen später nach“ vertagt wird.

Vorteil und Grenze der Sprachfrage

• Vorteil, freie Hände: Statt sich über die Tastatur zu beugen, bleibt der Fluss der Sitzung erhalten, und alle schauen auf denselben Bildschirm.
• Vorteil, Folgefragen: Kurze Folgefragen wie „Zeige die ersten fünf“ oder „Schau auf die letzten drei Monate“ behalten den Kontext; man muss das Thema nicht jedes Mal von vorn erklären.
• Grenze, Umgebungsgeräusch: In einem vollen Sitzungsraum kann die Spracherkennung schwieriger werden, wenn mehrere Personen gleichzeitig sprechen. Eine gute Gewohnheit ist, dass nur eine Person die Frage stellt und die Sitzung bis zur Antwort still bleibt; eine kurze Stille ist billiger als der Preis einer missverstandenen Frage.
• Grenze, Bestätigung der Zahlen: Vor einer wichtigen Entscheidung muss die genannte Zahl mit der Anzeige auf dem Bildschirm noch einmal gelesen werden.

Was kann man bei den ersten Sitzungen erwarten?

In den ersten Versuchen stellen Führungskräfte ihre Fragen meist zu breit: Eine Frage wie „Wie läuft das Unternehmen?“ lässt offen, welchen Zeitraum und welches Maß Sie meinen. Kurze Fragen mit einem Thema und Zeitraum bringen klarere Antworten: etwa „Wo stehen wir bei unserem Umsatzziel in diesem Monat?“. Nach einigen Sitzungen lernt das Team, welche Fragen funktionieren, und die Fragenliste reift von selbst. Diese Lernzeit von Anfang an einzuplanen, verhindert, dass kleine Pannen in der ersten Sitzung das Vertrauen in den Assistenten beschädigen.

Checkliste vor der Sitzung

• Fragenliste: Schreiben Sie die fünf, sechs Fragen, die in der Sitzung immer gestellt werden, vorab auf und probieren Sie sie einmal mit dem Assistenten aus.
• Datenquelle: Heute einsatzbereit ist die Quelle MySQL. Liegen Ihre Daten in einem anderen System (wie SQL Server, PostgreSQL, Logo, SAP, Odoo, Excel), werden diese im Rahmen eines Projekts behandelt; klären Sie vor der Sitzung, ob sie bereit sind.
• Aktualität der Daten: Sind die Tabellen für Ziele und Budget nicht aktuell, wird aus der schnellen Antwort ein schneller Irrtum.
• Ersatzweg: Ist die Sprache nicht nutzbar, kann man die Frage schriftlich stellen; planen Sie beides zusammen.

Die Frage der Genauigkeit: Die Stimme ist flüssig, die Zahl kommt vom System

Eine gesprochene Antwort wirkt richtig, weil sie flüssig ist; deshalb darf sich das Vertrauen nicht auf die Stimme stützen, sondern auf die Methode im Hintergrund. Bei Fero schreibt die künstliche Intelligenz kein SQL, auf die Daten wird nur mit definierten, schreibgeschützten Geschäftswerkzeugen zugegriffen, KPI, Prozentwerte und Differenzen berechnet das System. Das Modell kann keine Zahl nennen, die nicht im Ergebnis des Werkzeugs steht. Diese Struktur sorgt dafür, dass die in der Sitzung gehörte Zahl keine Schätzung, sondern ein berechnetes Ergebnis ist. Dennoch ist es angebracht, eine Zahl vor der Entscheidung einmal mit Ihren eigenen Aufzeichnungen zu vergleichen. In den ersten Sitzungen einige Antworten des Assistenten neben Berichte zu legen, die Sie kennen, ist der praktischste Weg, sowohl das Vertrauen als auch die Datenqualität zu prüfen; ergibt sich eine Abweichung, kann die Ursache nach der Sitzung gemeinsam untersucht werden.

Um Ihre Sitzungsfragen mit Ihren eigenen Daten zu testen, können Sie auf der Seite Unternehmens-KI eine Live-Demo anfragen.