Was ist Inventarverwaltung? Der Unterschied zwischen Anlageninventar und Lagerbestand

In derselben Besprechung sagen zwei Personen „Inventar“. Die Finanzabteilung meint die Liste der Computer, Telefone und Schreibtische im Büro, der Lagerverantwortliche die Menge der Produkte in den Regalen. Beide verwenden ein Wort für zwei verschiedene Aufzeichnungen, und die Besprechung zieht sich eine Stunde lang hin, ohne dass sie sich verstehen. Dabei haben beide recht: „Inventar“ kann sowohl „die Liste der vorhandenen Vermögensgegenstände“ als auch „den gezählten Warenbestand“ bedeuten. Diese Verwechslung taucht bei der Softwareauswahl auf, bei der Planung einer Inventur und sogar beim Schreiben einer Stellenbeschreibung für neue Mitarbeitende. Zuerst muss man also klären, was das Wort jeweils bedeutet.

Inventarverwaltung bedeutet, systematisch zu erfassen und zu verfolgen, welche Vermögensgegenstände und Materialien ein Unternehmen besitzt, wo und bei wem sie sich befinden, in welcher Menge und in welchem Zustand. Im Alltag umfasst sie zwei verschiedene Arten von Aufzeichnungen: das Anlageninventar und den Lagerbestand.

Sind Inventar und Bestand dasselbe?

Nein; beide ähneln sich, beantworten aber unterschiedliche Fragen. Das Anlageninventar verfolgt langlebige Gegenstände einzeln, der Lagerbestand verfolgt Material, das verkauft oder verbraucht wird, nach Menge.

Was umfasst die Inventarverwaltung?

1. Kennzeichnung. Jede Position und jeder Gegenstand erhält eine eindeutige Kennung; Barcodes erleichtern das.
2. Standort und Besitzer. Die Aufzeichnung zeigt, an welchem Standort, bei welcher Person oder in welchem Lager sich der Gegenstand befindet.
3. Bewegungsprotokoll. Jede Änderung wie Übergabe, Rückgabe, Umlagerung, Eingang oder Ausgang wird mit Datum erfasst.
4. Zustandsverfolgung. Zustandsangaben wie funktionsfähig, defekt, in Reparatur oder verschrottet werden aktuell gehalten.
5. Zählung und Abgleich. Die Angaben in der Aufzeichnung werden regelmäßig mit der Lage vor Ort verglichen.
6. Auswertungen. Fragen wie „Wer hat was?“, „Welche Position hat den Mindestbestand erreicht?“ oder „Welches Gerät ist defekt?“ werden an einer Stelle beantwortet.

Diese sechs Funktionen gelten für Anlagen wie für Bestände; der Unterschied liegt in der „Erfassungseinheit“. Beim Anlageninventar ist die Einheit der Gegenstand selbst, und jede Bewegung wird der Historie einer einzigen Karte hinzugefügt. Beim Lagerbestand ist die Einheit das Produkt, und die Bewegungen sammeln sich in einem Bewegungsjournal, das die Menge erhöht oder verringert. Deshalb werden beide Aufzeichnungen nicht nach derselben Logik geführt, selbst wenn sie in derselben Oberfläche liegen.

Welche Fragen beantwortet die Lagerbestandsverwaltung?

Das Lagerinventar ist der Lagerbestand, wie er sich vor Ort darstellt. Produkte werden über Kategorie und Barcode gekennzeichnet, Eingänge, Ausgänge und Umlagerungen über mehrere Lager hinweg in einem einzigen Bewegungsjournal geführt und Inventuren mit der Aufzeichnung abgeglichen. Dieses System beantwortet vor allem folgende Fragen:

• Wie viel von diesem Produkt ist auf Lager, und in welchem Lager?
• Welches Produkt wurde wann von einem Lager in ein anderes geschickt?
• Welches Produkt ist auf den kritischen Mindestbestand gefallen, und kann rechtzeitig bestellt werden?
• Warum stimmte bei der Inventur die Menge im Regal nicht mit der erfassten Menge überein?

Die Antworten hängen davon ab, dass Bewegungen zeitnah und auf der richtigen Produktkarte erfasst werden. Wird eine Bewegung nicht erfasst, entsteht am Inventurtag eine Differenz; und wenn eine Differenz entsteht, braucht es eine sauber geführte Aufzeichnung, um die Ursache zu finden. Kurzfristig bestimmt nicht die Software die Qualität des Lagerinventars, sondern die Gewohnheit, jeden Eingang und Ausgang noch am selben Tag zu erfassen.

Welche Aufzeichnung beantwortet welche Frage?

Für ein Unternehmen, das ein System zur Inventarverwaltung sucht, ist der nützlichste Ausgangspunkt, die vorhandenen Fragen in zwei Gruppen zu teilen:

• „Wer hat diesen Laptop gerade?“ Anlageninventar; der Zuweisungsdatensatz.
• „Welche Ausrüstung müssen wir von einem ausscheidenden Mitarbeiter zurückholen?“ Anlageninventar; die Zuweisungsliste pro Mitarbeiter.
• „Welches Gerät ist in Reparatur, welches defekt?“ Anlageninventar; Zustand und Bewegungshistorie.
• „Wie viele Stück liegen im Lager?“ Lagerbestand; Menge pro Lager.
• „Welches Produkt hat den Mindestbestand erreicht?“ Lagerbestand; Warnung bei kritischem Mindestbestand.
• „Was ist von Lager A nach Lager B gegangen?“ Lagerbestand; Umlagerungsbewegung.

Ein fiktives Beispiel: eine kleine Möbelwerkstatt

Werkbank, Bohrmaschine und Handscanner in der Werkstatt sind Anlagegüter; jedes hat einen Besitzer, einen Standort und eine Wartungshistorie. Holz, Schrauben und Farbe sind Bestand; wichtig ist, wie viel noch da ist und wann es aufgebraucht sein wird. In derselben Woche wird der Ausfall der Bohrmaschine auf ihrer Inventarkarte als „Defekt“ erfasst, während das Absinken der Farbe auf den kritischen Bestand auf der Lagerseite sichtbar wird. Die beiden Ereignisse hängen nicht zusammen, betreffen aber dieselbe Werkstatt. Versuchen Sie, beides in derselben Tabelle zu führen, können Sie am Ende entweder den Besitzer des Anlageguts oder die Menge des Bestands nicht mehr verfolgen.

Fünf häufige Fehler in der Inventarverwaltung

• Anlagen und Bestand werden in derselben Tabelle geführt; Gegenstände, die einzeln verfolgt werden müssten, vermischen sich mit Material, das nach Menge verfolgt werden müsste.
• Gegenstände erhalten keine eindeutige Nummer; mehrere Geräte desselben Modells lassen sich nicht unterscheiden.
• Bewegungen werden verspätet erfasst; die Aufzeichnung hinkt der Lage vor Ort immer einen Schritt hinterher.
• Gezählt wird nur einmal im Jahr; je mehr Differenzen sich ansammeln, desto schwerer ist ihre Ursache zu finden.
• Angaben zum kritischen Bestand oder zu Störungen stehen in der Aufzeichnung, werden aber niemandem angezeigt; ohne Warnung verzögert sich auch die Entscheidung.

Inventar in Excel führen: wo es reicht und wo es an Grenzen stößt

Für wenige Produkte und ein einziges Lager reicht Excel oft aus; die Tabelle ist klein, eine Person pflegt sie. Schwierig wird es, wenn die Zahl der Bewegungen und der Nutzer wächst. Beim Anlageninventar wird die Tabelle nicht aktualisiert, wenn ein Gegenstand den Besitzer wechselt, und die Angabe „wer hat es“ veraltet. Beim Lagerbestand werden Eingänge und Ausgänge von verschiedenen Personen zu verschiedenen Zeiten eingetragen; dasselbe Produkt landet in zwei Zeilen, und am Inventurtag stimmen Tabelle und Regal nicht überein. Hinzu kommt, dass eine Tabelle von sich aus keine Warnung gibt: Ein Produkt, das auf den kritischen Bestand fällt, wird erst bemerkt, wenn jemand in die Tabelle schaut.

Zwei Inventare im Portal, eine Infrastruktur

YazSis KurumsalPortal bildet die beiden Arten von Aufzeichnungen mit zwei getrennten Modulen ab. Inventar- & Zuweisungsmanagement verfolgt Anlagegüter mit einer Inventarkarte mit Barcode und einer eindeutigen Zuweisungsnummer; die Karte zeigt Besitzer, Standort und Zustand, und Zuweisung, Rückgabe, Transfer, Defekt, Reparatur, Verschrottung und Verlust sammeln sich in der Bewegungshistorie. Bestands- & Lagerverwaltung kennzeichnet Produkte über Kategorie und Barcode, führt Eingänge, Ausgänge und Umlagerungen über mehrere Lager in einem einzigen Bewegungsjournal, gleicht Inventuren ab und macht kritische Mindestbestände sichtbar.

Beide Module laufen auf derselben Benutzer-, Berechtigungs- und Benachrichtigungsinfrastruktur. Während Verwaltung und IT auf der Anlagenseite und Lager und Einkauf auf der Bestandsseite arbeiten, sieht jede Rolle nur ihren eigenen Bereich. Liegt Ihre bestehende Inventarliste in Excel vor, kann sie gesammelt importiert werden; die Datensätze lassen sich auch als XLSX-Bericht exportieren. Hardware wie Barcodescanner wird im Projekt gemeinsam festgelegt.

Womit Sie beginnen, hängt davon ab, welches Problem Ihnen gerade am meisten zu schaffen macht. Weiß niemand, wer welches Gerät hat, und lässt sich die Ausrüstung von Ausscheidenden nicht zurückholen, ist es sinnvoll, mit der Anlagenseite zu beginnen. Stimmen am Inventurtag Regal und Aufzeichnung nicht überein und fällt fehlendes Material erst auf, wenn es aufgebraucht ist, hat die Bestandsseite Vorrang. Da Module später ergänzt werden können, müssen Sie nicht beide gleichzeitig einführen.

Für Ihre Aufzeichnungen zu Büro und Geräten sehen Sie sich die Seite Inventar- & Zuweisungsmanagement an, für Lager und Produkte die Seite Bestands- & Lagerverwaltung. Anschließend können wir gemeinsam besprechen, womit Sie je nach Bedarf beginnen.