Was ist ein Sales Funnel? So definieren Sie die Phasen von „Neu“ bis „Gewonnen“

In der wöchentlichen Vertriebsbesprechung stellt die Leitung drei Fragen: Wie viele offene Verkaufschancen haben wir, in welcher Phase wartet welche, und was wird diesen Monat abgeschlossen? Die Vertriebsmitarbeiter antworten aus dem Gedächtnis; die Zahlen passen nicht zusammen, eine Chance gilt bei zwei Personen gleichzeitig als „heiß“, eine andere steht noch auf der Liste, obwohl sie seit Monaten niemand angefasst hat. Die Besprechung gleicht einem Verhör, und die Frage „Was wird diesen Monat abgeschlossen?“ bleibt oft unbeantwortet. Ein Funnel, dessen Phasen in einer gemeinsamen Sprache definiert sind, macht aus dieser Schätzrunde einen Blick in die Daten.

Ein Sales Funnel (Verkaufstrichter) ist ein Modell, das die Phasen zeigt, die potenzielle Kunden vom ersten Kontakt bis zum Kauf durchlaufen, und wie viele Verkaufschancen in jeder Phase übrig bleiben. In jeder Phase scheidet ein Teil der Kunden aus, deshalb ähnelt die Form einem Trichter. In diesem Artikel erklären wir, wie Sie die Phasen des Funnels definieren, wie er sich von der Pipeline unterscheidet und wie Sie eine offene Chance verfolgen.

Was ist der Unterschied zwischen Sales Funnel und Sales Pipeline?

Die beiden Begriffe werden oft synonym verwendet und betrachten in der Praxis dieselben Datensätze. Der Unterschied liegt in der Perspektive:

Wie definieren Sie die Phasen eines Sales Funnels?

Die Namen der Phasen unterscheiden sich je nach Branche, doch jede Phase muss an ein Verhalten gebunden sein. „Der Kunde scheint interessiert“ ist ein Gefühl, „die Demo hat stattgefunden“ ist ein Ereignis. Die folgenden sechs Phasen sind im B2B-Vertrieb eine verbreitete Definition und tragen dieselben Namen wie die Phasen der Verkaufschancen in YazSis CRM AI.

Sales-Funnel-Technik: fünf Regeln, mit denen die Phasen funktionieren

1. Binden Sie jede Phase an ein Ereignis. Eine Chance rückt nur dann in die nächste Phase, wenn ein definiertes Ereignis eingetreten ist, nicht nach Stimmungslage.
2. Jede Chance braucht eine verantwortliche Person, einen Betrag und ein erwartetes Abschlussdatum. Ohne diese drei Angaben sind die Summen bedeutungslos.
3. Halten Sie für jede Chance den nächsten Schritt schriftlich fest. Einen Schritt mit Datum, etwa „am Freitag das überarbeitete Angebot senden“.
4. Erfassen Sie, warum eine Chance verloren ging. Preis, Zeitpunkt oder Wettbewerber? Verlustgründe sind die wertvollsten Daten für den nächsten Zeitraum.
5. Sehen Sie sich den Funnel jede Woche an. Sortieren Sie Chancen aus, die schon lange in derselben Phase stehen: Bringen Sie sie in Bewegung oder schließen Sie sie.

Der Funnel soll zeigen, wo eine Chance tatsächlich steht, nicht, wie sich der Vertrieb dabei fühlt.

Ein fiktives Beispiel: In einem kleinen Unternehmen, das Softwaredienstleistungen verkauft, legen zwei Vertriebsmitarbeiter die Phase „Angebot abgegeben“ unterschiedlich aus. Der eine verschiebt einen Kunden schon nach einer mündlichen Preisnennung in diese Phase, der andere erst nach einem schriftlichen Angebot. Schaut die Leitung auf die Gesamtzahl der Angebote, ist die Zahl aufgebläht, und die Erwartung zum Monatsende geht nicht auf. Sobald die Phase eindeutig als „schriftliches Angebot an den Kunden verschickt“ definiert ist, sprechen die Zahlen beider Mitarbeiter dieselbe Sprache, und die Prognose nähert sich der Realität.

Wo gehen im Funnel Chancen verloren, und wie lesen Sie das?

Der Funnel macht den Übergang zwischen den Phasen sichtbar. Bei jedem Übergang gehen Chancen verloren, und jeder Verlust weist auf eine andere Frage hin:

• Von Neu zu Kontakt: Interessenten sind nicht erreichbar. Das Problem liegt oft in der Qualität der Kontaktdaten oder im Zeitpunkt der Anrufe.
• Von Kontakt zu Demo: Der Bedarf passt nicht, oder es wird nicht mit der entscheidenden Person gesprochen. Überprüfen Sie die Kriterien, nach denen Sie Interessenten auswählen.
• Von Demo zu Angebot: Umfang oder Budget werden nicht klar. Möglicherweise fehlte das Nachfassen nach der Demo.
• Von Angebot zu Gewonnen: Preis, Wettbewerber oder Zeitpunkt. Hier helfen Notizen zum Verlustgrund am meisten.

Die Frage, die die Leitung in der Funnel-Besprechung stellen sollte, lautet nicht „Wer hat verkauft?“, sondern „Warum wartet diese Chance in dieser Phase?“. Die erste blickt auf das Ergebnis, die zweite auf den Eingriff, der das Ergebnis ändern kann. Dafür braucht es keine komplexe Analyse. Wer sich die Zahl der Chancen in jeder Phase ansieht und erkennt, wo es gegenüber der vorherigen Phase einen deutlichen Einbruch gibt, weiß, worauf er sich konzentrieren muss. Der Übergang mit dem Einbruch ist das erste Problem, das zu lösen ist; die anderen Übergänge zu verbessern bringt wenig, solange dieser nicht behoben ist.

Häufige Fehler beim Aufbau eines Funnels

• Zu viele Phasen definieren und keine davon regelmäßig pflegen.
• Die Phase an die Einschätzung des Vertriebs statt an ein Ereignis binden.
• Verlorene Chancen löschen oder ohne Grund schließen.
• Das erwartete Abschlussdatum nie aktualisieren, sodass eine Chance trotz verstrichenem Datum als „kurz vor dem Abschluss“ erscheint.
• Den Funnel nur als Bericht für die Leitung verstehen, ohne Nutzen für den Vertrieb; dabei erleichtert die Erinnerung an den nächsten Schritt gerade dem Vertrieb die Arbeit.

Wie verfolgen Sie eine Verkaufschance?

Die Verfolgung von Chancen ist die tägliche Arbeit, die den Funnel lebendig hält. Über die Lebensdauer einer Chance hinweg gilt diese Reihenfolge:

• Verläuft ein Gespräch positiv, wird eine Chance eröffnet und mit der Kundenkarte verknüpft.
• Für die Chance werden Betrag, verantwortliche Person und erwartetes Abschlussdatum eingetragen.
• Nach jedem Kontakt wird die Phase aktualisiert und der nächste Schritt notiert.
• Geht ein Angebot hinaus, wird es mit der Chance verknüpft; Versionen und Freigabestatus bleiben dokumentiert.
• Eine Chance, die nach dem erwarteten Abschlussdatum noch offen ist, wird als überfällig markiert und geprüft.
• Beim Abschluss wird das Ergebnis festgehalten: Ist die Chance gewonnen, beginnt die Auslieferung; ist sie verloren, wird der Grund erfasst.

Lässt sich ein Funnel mit Excel oder auf Papier führen?

Ja. Eine Excel-Tabelle mit einer Phasenspalte und einer Pivot-Tabelle ergibt für ein Team mit wenigen Vertriebsmitarbeitern einen brauchbaren Funnel. Schwierig wird es, die Daten aktuell zu halten. Die Übersicht muss jedes Mal von Hand aktualisiert werden, überfällige Chancen zeigt die Tabelle nicht von selbst an, und zwei Personen können dieselbe Chance in unterschiedlichen Phasen eintragen. Papier oder WhatsApp bieten dagegen keine Möglichkeit, Phaseninformationen zusammenzuführen; die Leitung muss in jeder Besprechung dieselben Fragen von vorn stellen. Damit der Funnel in Excel verlässlich bleibt, beschränken Sie die Phasenspalte auf eine Dropdown-Liste, behandeln Betrag und erwartetes Abschlussdatum als Pflichtfelder und aktualisieren die Übersicht vor der wöchentlichen Besprechung. Wird diese Disziplin eingehalten, reicht die Tabelle lange aus; wird sie es nicht, löst auch ein Werkzeugwechsel das Problem nicht.

Wie sieht der Funnel in den Lösungen von YazSis aus?

YazSis CRM AI zeigt Verkaufschancen in den Phasen Neu, Kontakt, Demo, Angebot, Gewonnen und Verloren, sowohl in der Board- als auch in der Listenansicht. Das Chancen-Board zeigt die auf die Phasen verteilten Chancen mit Beträgen und erwarteten Abschlussdaten; überfällige Chancen werden rot markiert. Eine gewonnene Chance legt auf Wunsch einen Zahlungseintrag an. Der Vertrieb ruft die nächste Firma auf der Anrufliste an, erfasst das Ergebnis, und aus einem positiven Gespräch wird eine Chance.

Wenn Sie den Vertriebsablauf in Ihrem eigenen Portal abbilden möchten, bündelt das Modul Vertrieb / Angebote & Kunden die Schritte Kunden anlegen, Verkaufschance eröffnen, Angebot erstellen, Freigabe abschließen und Abschluss auswerten in einem gemeinsamen Ablauf. Die Vertriebsleitung sieht im selben Bericht, wie viele Chancen in welcher Phase stehen und welche Verkäufe abgeschlossen sind.

Phasen zu definieren ist keine einmalige Aufgabe; ändert sich Ihr Vertriebsprozess, ändert sich auch der Funnel. Wenn Sie ein neues Produkt oder einen neuen Kanal hinzufügen, prüfen Sie erneut, ob die Phasen noch an die richtigen Ereignisse gebunden sind. Schreiben Sie Ihre Phasen zunächst anhand der obigen Tabelle auf, binden Sie jede an ein Ereignis und arbeiten Sie einen Monat lang ausschließlich mit diesen Definitionen. Wie Chancen in den Daten aussehen, sehen Sie auf der Seite von YazSis CRM AI.