Vertriebsbericht erstellen: Vorlage für Wochen- und Monatsberichte

Einen Tag vor der Montagsbesprechung bittet die Vertriebsleitung um einen Bericht. Drei Vertriebsmitarbeiter schicken drei verschiedene Excel-Dateien: Einer hat die Chancen nach Phase sortiert, einer nach Kunde, der dritte nur die abgeschlossenen Geschäfte aufgelistet. Die Summen passen nicht zusammen; die Antwort auf „Wie viel haben wir diesen Monat verkauft?“ hängt davon ab, welche Datei man öffnet. Die Stunden für den Bericht fließen nicht in die Erklärung der Zahlen, sondern in ihren Abgleich. Das Problem liegt meist nicht im Format des Berichts, sondern darin, dass unklar ist, aus welchen Daten und nach welchen Definitionen er erstellt wurde.

Ein Vertriebsbericht ist ein kurzes Übersichtsdokument, das nach immer gleichen Definitionen zeigt, was das Vertriebsteam in einem bestimmten Zeitraum getan hat, in welcher Phase die Verkaufschancen stehen und welchen Betrag die abgeschlossenen Verkäufe erreicht haben. Im Folgenden finden Sie das Gerüst des Wochen- und Monatsberichts, die Berechnung der Kennzahlen, ein Beispiel für einen einseitigen Bericht sowie praktische Hinweise für Excel und Dashboard.

Welche Kennzahlen gehören in einen Vertriebsbericht?

Mehr Kennzahlen machen einen Bericht nicht besser; jede Kennzahl sollte mit einer Entscheidung verbunden sein. Für den Wochenbericht bieten die folgenden sechs Kennzahlen den meisten B2B-Vertriebsteams ein ausreichendes Gerüst.

Nehmen Sie offene Chancen bei der Abschlussquote nicht in den Nenner auf; betrachten Sie nur entschiedene Vorgänge. Zählen Sie offene Chancen mit, erscheint die Quote wegen der noch nicht entschiedenen Vorgänge niedriger, als sie ist.

Was gehört zusätzlich in den monatlichen Vertriebsbericht?

Der Monatsbericht ergänzt den Wochenbericht um Periodenvergleiche, Aufschlüsselungen und eine Verlustanalyse. Die folgende Liste können Sie direkt in Ihre eigene Vorlage übernehmen.

• Vormonat und derselbe Monat im Vorjahr: Bei saisonalem Geschäft führt der Blick nur auf den Vormonat in die Irre.
• Aufschlüsselung nach Vertriebsmitarbeiter: Betrag, Zahl der Chancen und Abschlussquote werden gemeinsam gelesen; der Betrag allein täuscht oft.
• Verteilung nach Produkt- oder Dienstleistungsgruppe: Welche Gruppe bringt Umsatz, und welche bleibt hinter dem Ziel zurück?
• Verteilung nach Herkunft der Chance: Trennt den Kanal, der tatsächlich Geschäft bringt, von dem, der nur viele Anfragen bringt.
• Durchschnittliche Abschlussdauer: Der Durchschnitt der Zeitspanne zwischen Eröffnungs- und Abschlussdatum gewonnener Chancen.
• Gründe für verlorene Chancen: Ein Grund aus einer kurzen Liste wie Preis, Wettbewerber, Zeitpunkt oder Budget; Freitext lässt sich nicht zählen.
• Ausblick auf den nächsten Zeitraum: Die Summe der Chancen, deren erwartetes Abschlussdatum in den nächsten Monat fällt. Keine verbindliche Prognose, aber eine Orientierung für die Geschäftsleitung.

Beispiel für einen Vertriebsbericht: Aufbau auf einer Seite

Passt ein Bericht nicht auf eine Seite, wird er nicht gelesen. Die folgende Reihenfolge gilt für Wochen- und Monatsbericht gleichermaßen; nur die Zahlentabelle wird größer.

1. Titel und Zeitraum: Name des Berichts, Datumsbereich, Verfasser und Datenquelle.
2. Zusammenfassende Sätze: Drei Sätze, die auf den ersten Blick gelesen werden. Zum Beispiel: „Der Zugang neuer Chancen hat sich verlangsamt; in der Angebotsphase stauen sich die Vorgänge; zwei große Chancen haben ihr erwartetes Datum überschritten.“
3. Zahlentabelle: Die oben genannten Kennzahlen neben den Werten des Vorzeitraums.
4. Phasenverteilung: Eine kurze visuelle Zusammenfassung des Funnels; die Phase, in der sich Chancen stauen, wird markiert.
5. Überfällige Chancen: Name der Chance, verantwortliche Person, erwartetes Datum und nächster Schritt. Nicht mehr als eine Bildschirmseite.
6. Risiken und Entscheidungen: Entscheidungen, die von der Geschäftsleitung erwartet werden, etwa die Freigabe eines Rabatts oder eine Anfrage nach zusätzlichen Ressourcen.
7. Nächster Zeitraum: Erwartete Abschlüsse und das Ziel für den Zeitraum.

Lesen Sie den Bericht in der Besprechung nicht von vorn bis hinten vor. Nennen Sie zuerst die drei zusammenfassenden Sätze und nehmen Sie sich dann nur für überfällige Chancen und offene Entscheidungen Zeit. Die Zahlentabelle ist ein Anhang, den Sie öffnen, wenn jemand danach fragt; entschieden wird in den Abschnitten zwei und sechs. So nutzen Sie die wöchentliche Besprechung, um Probleme zu lösen, statt Zahlen anzuhören.

Wie erstellen Sie einen monatlichen Vertriebsbericht in Excel?

Für einen verlässlichen Bericht in Excel bewährt sich ein Aufbau mit drei Tabellenblättern. Im Blatt mit den Rohdaten ist jede Chance eine Zeile: Name der Chance, Kunde, verantwortliche Person, Phase, Betrag, Eröffnungsdatum, erwartetes Abschlussdatum und Abschlussstatus. Im Berechnungsblatt erzeugen Formeln wie ZÄHLENWENNS und SUMMEWENNS die Kennzahlen aus diesen Zeilen. Das Übersichtsblatt ist die eine Seite, die die Leitung sieht. So leiten Sie jede Zahl aus den Daten ab, statt sie von Hand einzutippen.

Für ein kleines Team mit einer kurzen Liste von Chancen ist Excel gut geeignet. An diesen Stellen stößt es an Grenzen:

• Die Daten werden jede Woche von Hand neu eingefügt; fehlt eine Zeile, ändert sich die Summe unbemerkt.
• Phasennamen werden unterschiedlich geschrieben („Angebot abgegeben“, „angebot“, „Im Angebot“), und die Formel zählt sie getrennt.
• Kopieren und bearbeiten mehrere Personen die Datei, stellt sich die Frage „Welche ist aktuell?“ erneut.
• Kennzahlen wie überfällige Chancen erfordern Datumsvergleiche; ein falsches Datumsformat macht die ganze Spalte unbrauchbar.

Dashboard für den Vertriebsbericht: Was muss auf einen Blick sichtbar sein?

Das Dashboard ist die Live-Version des Berichts, muss aber nicht alles zeigen. Fünf Dinge, die sich auf einen Blick erfassen lassen, genügen: abgeschlossene Verkäufe im Verhältnis zum Ziel, die auf die Phasen verteilten offenen Chancen, überfällige Chancen, die Abschlussquote und der erwartete Abschlussbetrag für den nächsten Zeitraum. Mehr lenkt ab.

Ein Dashboard hat zwei Grenzen: Die Zahlen sind nur so richtig wie die eingegebenen Daten, und es beantwortet nicht die Frage nach dem „Warum“. Warum eine Chance überfällig ist, erfahren Sie weiterhin im Gespräch mit dem Vertrieb; das Dashboard zeigt nur, wo dieses Gespräch nötig ist.

Häufige Fehler im Vertriebsbericht

• Den Betrag isoliert zeigen: Eine einzige große Chance kann einen Monat gut aussehen lassen. Ein Betrag, der nicht zusammen mit der Zahl der Chancen und der Abschlussquote gelesen wird, verdeckt die tatsächliche Leistung des Teams.
• Veraltete Chancen offen lassen: Solange Geschäfte, von denen der Kunde längst Abstand genommen hat, im Funnel stehen, sieht die Phasenverteilung besser aus, als sie ist. Schließen Sie überfällige Chancen in jeder Besprechung oder tragen Sie ein neues Datum ein.
• Schätzungen als Gewissheit darstellen: Das erwartete Abschlussdatum ist eine Prognose. Im Bericht sollten „erwartet“ und „abgeschlossen“ getrennt gekennzeichnet sein.
• Den Bericht ohne Abstimmung ändern: Ändert sich die Definition einer Kennzahl, ist der Vergleich mit früheren Zeiträumen verzerrt. Wenn Sie eine Definition ändern, berechnen Sie auch die Vergangenheit nach der neuen Definition.
• Nach dem Bericht keine Entscheidungen treffen: Wird der Bericht in der Besprechung nicht zu einer Liste der nächsten Schritte, war die Arbeit daran vergebens.

Wie lesen Sie den Vertriebsbericht in KurumsalPortal und YazSis CRM AI?

Das Modul Vertrieb / Angebote & Kunden führt Kundenkarten, Verkaufschancen, Gespräche, Angebotsrevisionen in mehreren Währungen, Freigaben und abgeschlossene Verkäufe in einem gemeinsamen Ablauf. Mit dem Bericht zu Chancen, Abschlüssen und Conversion sieht die Vertriebsleitung an einer Stelle, wie viele Chancen in welcher Phase stehen und welche Verkäufe abgeschlossen sind. Statt für den Bericht eine eigene Tabelle zusammenzustellen, lesen Sie ihn direkt aus den Chancen- und Angebotsdaten ab.

In YazSis CRM AI besteht der Funnel aus den Phasen Neu, Kontakt, Demo, Angebot, Gewonnen und Verloren. Auf dem Chancen-Board sind die auf die Phasen verteilten Chancen mit Beträgen und erwarteten Abschlussdaten zu sehen; überfällige Chancen werden rot markiert. Eine gewonnene Chance legt auf Wunsch einen Zahlungseintrag an. YazSis CRM AI wird heute im eigenen Support- und Vertriebszentrum von YazSis eingesetzt; der Umfang einer an Ihr Unternehmen angepassten Einrichtung wird nach einer Bedarfsanalyse festgelegt.

Wenn Sie den Weg von Angebots- und Chancendaten zum Vertriebsbericht sehen möchten, finden Sie ihn auf der Seite des Moduls Vertrieb / Angebote & Kunden.