Vertragsübersicht in Excel: Spaltenvorlage und wann eine Vertragssoftware nötig wird

In der Finanz- oder Einkaufsabteilung gibt es zwei Dateien namens „Vertraege_final.xlsx“ und „Vertraege_final_v2.xlsx“. Sie haben drei Spalten: Firmenname, Enddatum, Notizen. Im ersten Jahr funktioniert das. Im zweiten Jahr beginnen die Fragen: Welche Datei stimmt, wurde der Vertrag mit abgelaufenem Enddatum verlängert, wer ist verantwortlich, in welchem Ordner liegt die unterschriebene Endfassung, wer kümmert sich um die Erinnerung? Die Vertragsverwaltung mit Excel zu beginnen, ist ein einfacher und vertrauter Weg; werden die Spalten aber nicht richtig angelegt, ist die Tabelle von Anfang an lückenhaft. Unten finden Sie eine Spaltenvorlage zum Kopieren, eine Formel zur Überwachung von Enddaten und den Punkt, an dem die Tabelle nicht mehr ausreicht.

Eine Vertragsübersicht ist eine Tabelle, in der ein Unternehmen seine Verträge mit Daten, Wert, Verantwortlichen und Status in einer einzigen Liste verfolgt. Die folgende Vorlage funktioniert für jede Vertragsart: Arbeits-, Kunden-, Lieferanten-, Dienstleistungs-, Miet- und Wartungsverträge.

Vorlage für die Vertragsübersicht: Welche Spalten gehören hinein?

Je nach Vertragsart lassen sich den Grundspalten weitere Felder hinzufügen. Bei Mietverträgen sind Erhöhungsdatum und Kaution nützlich, bei Wartungsverträgen das Wartungsintervall, bei Lieferantenverträgen die Gültigkeit der Preisliste, bei Dienstleistungsverträgen der Verlängerungspreis. Halten Sie Zusatzfelder knapp: Jede neue Spalte ist Pflegeaufwand, und eine nicht ausgefüllte Spalte untergräbt das Vertrauen in die Tabelle.

Wie überwacht man Vertragsenddaten in Excel?

Eine Spalte, die Fristen selbst verfolgt, macht aus der Tabelle statt eines Verzeichnisses ein Kontrollinstrument. Die Logik ist kurz: Berechnen Sie in jeder Zeile, wie viele Tage bis zum Kündigungsstichtag bleiben, und sortieren und färben Sie dann nach dieser Spalte.

• Spalte für Resttage: In deutschem Excel „=H2-HEUTE()“ eingeben (in der englischen Oberfläche „=H2-TODAY()“). Dabei wird angenommen, dass Spalte H den Kündigungsstichtag enthält.
• Bedingte Formatierung: Bei null oder weniger Resttagen rot, unter einer kurzen Schwelle (zum Beispiel sieben Tage) orange, unter einer längeren Schwelle (zum Beispiel dreißig Tage) gelb.
• Sortierung: Sortieren Sie die Datei bei jedem Öffnen aufsteigend nach Resttagen, damit der dringendste Vertrag oben steht.
• Statusspalte: Fügen Sie eine Auswahlliste wie „wird verlängert“, „wird nicht verlängert“, „gekündigt“ hinzu; Verträge ohne Entscheidung lassen sich so herausfiltern.

Richtig aufgebaut, funktioniert diese Lösung bei einer Liste von bis zu einigen Hundert Zeilen, die eine Person pflegt, recht gut. Das ganze System hängt aber davon ab, dass eine Person die Datei täglich öffnet. Wer die Tabelle auf dem Handy öffnet, Filter zerstört oder versehentlich eine Zeile löscht, kann diese Logik beeinträchtigen; deshalb ist es eine gute Vorsichtsmaßnahme, Spaltenüberschriften und Formeln zu schützen und die Zahl der Personen mit Schreibrechten klein zu halten.

Fünf Gewohnheiten für eine verlässliche Excel-Tabelle

• Geben Sie der Tabelle eine einzige verantwortliche Person und benennen Sie eine Vertretung; verlässt die Person das Unternehmen, darf die Tabelle nicht verwaisen.
• Legen Sie die Zeile am Tag der Vertragsunterzeichnung an; die Gewohnheit „trage ich später ein“ wird zur größten Lücke der Tabelle.
• Reservieren Sie einen festen Wochentag für den Blick in die Tabelle und tragen Sie diese Aufgabe in den Kalender einer Person ein.
• Speichern Sie das unterschriebene PDF mit dem Vertragskürzel im Dateinamen und hinterlegen Sie den Pfad in der Tabelle.
• Ändern sich Datum oder Wert, fügen Sie eine Änderungsnotiz hinzu, statt die Zeile stillschweigend zu überschreiben.

Wann reicht die Vertragsverwaltung in Excel nicht mehr?

• Verpasste Fristen: Excel benachrichtigt niemanden. Wer die Datei nicht öffnet, sieht keine rote Zelle.
• Versionschaos: „final“ und „final_v2“ existieren nebeneinander; die aktuelle unterschriebene Fassung und die Angaben in der Zeile können sich widersprechen.
• Freigabespur: Die Notiz „freigegeben“ in einer Zeile zeigt nicht, wer welche Version wann freigegeben hat.
• Berechtigungen: Wer Zugriff auf die Datei hat, sieht und ändert jede Zeile; sensible Verträge (etwa Arbeitsverträge) lassen sich nicht getrennt halten.
• Änderungshistorie: Wird ein Datum stillschweigend geändert, lässt sich der alte Wert nicht mehr nachvollziehen.
• Abhängigkeit von einer Person: Verlässt die Person, die die Tabelle pflegt, das Unternehmen, geht die Logik mit; niemand weiß mehr, warum die Spalten so sind, wie sie sind.
• Gleichzeitiges Arbeiten: Wenn mehrere Personen gleichzeitig bearbeiten, entstehen Konflikte.

Excel oder Vertragsmanagementsystem? Ein Vergleich

Der Vergleich führt zu diesem Ergebnis: Excel ist ein vernünftiger Start für kleine Listen mit geringem Risiko. Wächst die Zahl der Verträge, übernehmen mehrere Personen Verantwortung oder hat eine verpasste Frist finanzielle Folgen, verlagert sich der Bedarf von der Tabelle zum System. Statt den Wechsel auf die Zeit nach einer Krise zu verschieben, ist es viel entspannter, ihn bei der ersten verpassten Frist oder der ersten Diskussion „Welche Version stimmt?“ zu planen.

Was sollte eine Software für Vertragserinnerungen können?

Aufgabe einer Erinnerungssoftware ist es, Sie über eine kritische Frist zu informieren, ohne dass Sie danach suchen müssen. Das Erinnerungsmodul warnt gestaffelt 30, 7 und 1 Tag vor dem kritischen Datum; die Warnungen kommen als Portalbenachrichtigung, E-Mail und SMS, wobei E-Mail und SMS über die eigenen SMTP- und NetGSM-Konten der Organisation versendet werden. Für wiederkehrende Einträge wird eine Wiederholungsregel festgelegt, und der Abschluss jedes Zeitraums wird erfasst. Tragen Sie als kritisches Datum nicht das Vertragsende, sondern den Kündigungsstichtag aus Ihrer Tabelle ein, damit die Warnungen kommen, bevor die Kündigungsfrist abläuft. Fragen Sie bei der Auswahl einer Erinnerungssoftware auch, an wen die Warnung geht: nur an die verantwortliche Person oder auch an Vertretung oder Vorgesetzte?

Das Modul Vertragsmanagement sorgt dafür, dass diese Daten, die Version, die Verantwortlichkeit und die Freigabe im selben Datensatz stehen. So hängt die Erinnerung nicht am Gedächtnis oder Kalender einer Person, sondern am Datensatz.

Bereiten Sie die Tabelle vor dem Umstieg von Excel vor

1. Vereinheitlichen Sie die Spalten nach der obigen Vorlage; führen Sie Zeilen zusammen, die dieselbe Information unterschiedlich schreiben.
2. Suchen Sie für jeden Vertrag die aktuelle unterschriebene Fassung und tragen Sie den Ablageort ein.
3. Lesen Sie die Verlängerungsbedingung und berechnen Sie den Kündigungsstichtag.
4. Weisen Sie jeder Zeile eine einzige verantwortliche Person zu.
5. Markieren Sie Verträge mit fehlenden Angaben oder ohne auffindbare unterschriebene Fassung gesondert; sie bilden die erste Bereinigungsliste.

Wenn Sie Ihre Verträge in einem Archiv bündeln und keine Enddaten mehr verpassen möchten, finden Sie mehr auf der Seite Vertragsmanagement.