Vorlage für den Urlaubsantrag: Wie bringe ich Ordnung in Urlaubsanträge per WhatsApp?

Montagmorgen, halb neun: Auf dem Handy der HR-Fachkraft warten drei verschiedene Chats. Ein Schichtleiter hat per WhatsApp geschrieben, dass ein Mitarbeiter „morgen nicht kommen kann“. Eine Führungskraft hat per E-Mail für Donnerstag „genehmigt“ geschrieben, die Personalabteilung aber nicht in Kopie gesetzt. Die Buchhaltung fragt nach den Resturlaubstagen eines Mitarbeiters. Dreimal dasselbe Thema, dreimal an einem anderen Ort. Die Fachkraft öffnet eine Tabelle: Dort hat der Mitarbeiter noch 9 Tage, aber zwei Tage, die vor einer Woche über einen anderen Kanal genehmigt wurden, sind noch nicht eingetragen. Dieser Beitrag zeigt an einem fiktiven Vier-Wochen-Beispiel, wie man dieses Durcheinander in einen einzigen Ablauf überführt, liefert eine Vorlage für den Urlaubsantrag und erklärt, warum jeder Schritt nötig ist.

Urlaubsantrag per Mitarbeiter-Self-Service ist ein Verfahren, bei dem Mitarbeitende ihren Antrag selbst erstellen und Genehmigungsstand und Resturlaub selbst verfolgen können. Ziel ist, dass die Personalabteilung nicht mehr Anträge einzeln abtippt, sondern Regeln und Ausnahmen steuert.

Szenario: ein fiktiver Produktionsbetrieb, Umstellung in vier Wochen

Der folgende Betrieb ist fiktiv: ein Hersteller mit fünfzig Beschäftigten im Schichtbetrieb, einer HR-Fachkraft und fünf Führungskräften. Die Zahlen dienen nur dazu, das Beispiel greifbar zu machen.

Woche 1: Woher kommen die Anträge?

Der erste Schritt ist, die Kanäle zu zählen. Zwei Wochen lang markiert die HR-Fachkraft jeden eingehenden Urlaubsantrag danach, auf welchem Weg er kam, und erhält folgende Übersicht:

Die Tabelle zeigt eines: Das Problem ist nicht, dass ein Kanal schlecht wäre, sondern dass keiner Urlaubskonto und Genehmigung an einem Ort zusammenführt. WhatsApp zu verbieten, ist keine Lösung; wenn Sie dieselbe Information weiterhin zusätzlich woanders eintragen lassen, verdoppelt sich Ihre Arbeit. Suchen Sie beim Zählen der Kanäle für jeden Antrag Antworten auf drei Fragen: Wen hat der Antrag erreicht, wo ist die Genehmigung festgehalten, und wer hat die Tage vom Urlaubskonto abgezogen? Antworten drei verschiedene Personen an drei Orten, hat der Ablauf keinen Verantwortlichen; der erste Schritt der Umstellung ist, ihm einen einzigen Verantwortlichen zu geben.

Woche 2: Regeln und Urlaubsantragsformular schreiben

In der zweiten Woche werden die Regeln des neuen Ablaufs auf einer Seite festgehalten und mit den Führungskräften besprochen. Wichtig ist, dass die Regeln kurz und für alle gleich sind. Die Regelliste sollte auch die Fragen beantworten, die Mitarbeitende am häufigsten stellen: Was ist bei Krankheit zu tun, wie wird ein Schichttausch gemeldet, wie zieht man einen genehmigten Urlaub zurück? Gibt es auf diese drei keine schriftliche Antwort, öffnen sich die alten Kanäle von selbst wieder.

1. Für Urlaubsanträge wird ein einziger Kanal festgelegt; Anträge über andere Kanäle gelten nicht.
2. Der Antrag enthält Abwesenheitsart, Daten und Tag der Rückkehr; die Felder werden wie in der Formularvorlage unten festgelegt.
3. Der Antrag geht zuerst an die Führungskraft, dann an die Personalabteilung; beide Entscheidungen werden dokumentiert.
4. In Notfällen (etwa Krankheit) ruft der Mitarbeiter seine Führungskraft an, der Antrag wird am ersten Arbeitstag erfasst.
5. Es wird festgelegt, innerhalb wie vieler Arbeitstage über Genehmigung oder Ablehnung entschieden wird.
6. Der Resturlaub ist für alle im Antragsbildschirm oder im Bericht sichtbar.

Woche 3: Pilot mit einer Abteilung

Statt der Produktionslinie wird zuerst das Büroteam ausgewählt. Die Mitarbeitenden stellen Anträge über den Browser ihres Handys, Führungskraft und HR genehmigen. Die HR-Fachkraft misst zwei Dinge: wo Mitarbeitende hängen bleiben und welche Regel fehlt. In den ersten Tagen zeigen zwei Einträge einen falschen Resturlaub; Ursache ist ein alter Urlaub, der nicht im Anfangsbestand erfasst war. Während des Pilots wendet eine Führungskraft ein, „WhatsApp war schneller“; die HR-Fachkraft zeigt, dass sich der Genehmigungsbildschirm auf dem Handy öffnet und die Genehmigung nun dokumentiert bleibt. Genau dafür ist ein Pilot da: solche Fehler und Einwände vor dem Echtbetrieb aufzufangen.

Woche 4: Alte Kanäle schließen

Die letzte Woche ist dafür reserviert, die Regeln im ganzen Unternehmen bekanntzugeben und die alten Kanäle zu schließen. Die Ankündigung bleibt kurz:

Ab heute werden Urlaubsanträge nur noch über das Urlaubssystem angenommen. Anträge per WhatsApp und E-Mail werden nicht bearbeitet; rufen Sie in Notfällen Ihre Führungskraft an und erstellen Sie den Antrag am ersten Arbeitstag im System.

In den ersten zwei Wochen werden Anträge per WhatsApp freundlich ins System umgeleitet. Ab der dritten Woche wird das seltener, weil die Mitarbeitenden ihr Urlaubskonto und den Genehmigungsstand nun selbst sehen. Am Ende der vierten Woche werden drei Dinge geprüft: Ist die Zahl der Anträge per WhatsApp und E-Mail gesunken, ist die durchschnittliche Wartezeit offener Anträge kürzer geworden, und kommen weniger Anrufe mit Fragen zum Resturlaub bei HR an?

Was ist das Urlaubskonto (Resturlaub)?

Das Urlaubskonto zeigt die Zahl der Tage, die übrig bleiben, wenn man von den Urlaubstagen, auf die ein Mitarbeiter Anspruch hat, die genommenen Tage abzieht. Beträgt der Jahresanspruch zum Beispiel 20 Tage und wurden 8 Tage genommen, bleiben 12 Tage. Liegt ein Antrag noch zur Genehmigung vor, gelten diese Tage noch nicht als genommen, können aber einen neuen Antrag beeinflussen; deshalb ist es gute Praxis, den Kontostand zum Zeitpunkt des Antrags und zum Zeitpunkt der Genehmigung getrennt zu sehen. Ein verlässliches Urlaubskonto setzt voraus, dass jeder Urlaub an einer einzigen Stelle abgebucht wird.

Wie verfolgt man Urlaubsanträge, die per E-Mail kommen?

Bis zur Umstellung auf den neuen Ablauf lassen sich Anträge per E-Mail zumindest durchsuchbar machen. Für eine Übergangslösung genügen diese Schritte:

• Richten Sie ein gemeinsames Postfach für Anträge ein; was an persönliche Adressen der Führungskräfte geht, wird dorthin weitergeleitet.
• Legen Sie den Betreff fest: Urlaubsantrag – Name – Zeitraum.
• Setzen Sie HR bei jeder Genehmigungs-E-Mail einer Führungskraft in Kopie.
• Führen Sie für jeden Antrag nur einen Antwortverlauf und formulieren Sie den Genehmigungssatz eindeutig.
• Erstellen Sie eine wöchentliche Übersicht und aktualisieren Sie die Tabelle anhand dieser Übersicht.
• Tragen Sie das E-Mail-Datum jedes erfassten Antrags in seine Tabellenzeile ein.

Diese Lösung funktioniert, ist aber nicht dauerhaft: Das Urlaubskonto wird weiterhin von Hand gepflegt, und die Spur der Genehmigungen bleibt auf Postfächer verteilt. Ein gemeinsames Postfach beantwortet nicht die Frage, ob die Antwort der Führungskraft HR erreicht hat; es erleichtert nur die Suche. Mit wachsender Zahl an Anträgen wird auch die wöchentliche Übersicht zu einer Aufgabe, die einen halben Tag kostet.

Wie funktioniert der Urlaubsantrag per Self-Service in einem Urlaubsverwaltungssystem?

In YazSis KurumsalPortal stellen Mitarbeitende Urlaubsanträge im Modul Mobile Urlaubsverwaltung: Sie melden sich über den Browser ihres Handys im Portal an; eine separate App ist nicht nötig. Der Antrag wird gegen den Resturlaub geprüft und geht dann an die Führungskraft. Im Grundablauf wird nach der Genehmigung durch die Führungskraft die HR-Genehmigung abgeschlossen und der Urlaub in den Kalender eingetragen; jeder Genehmigungsschritt bleibt dokumentiert. Da das Urlaubskonto anhand dieser genehmigten Einträge geführt wird, arbeiten Mitarbeitende, Führungskräfte und HR mit denselben aktuellen Informationen.

Das Portal läuft auf dem eigenen Server des Kunden, und ein Standard-cPanel-Hosting genügt. Ein Import bestehender WhatsApp-Chats gehört nicht zu den beschriebenen Funktionen des Moduls; entscheidend für die Umstellung ist der Anfangsbestand, der aus den genehmigten Urlauben ermittelt wird. Wir empfehlen, im Gespräch vor der Installation zu klären, wie dieser Bestand eingespielt wird.

Wenn Sie die Vier-Wochen-Umstellung in Ihrem eigenen Team ausprobieren möchten, können Sie sich das Modul Mobile Urlaubsverwaltung ansehen.