Verjährung beim Jahresurlaub in der Türkei: Wann beginnt sie, 5 oder 10 Jahre?

In einer E-Mail aus der Buchhaltung steckt die Forderung eines Anwalts: Ein ehemaliger Mitarbeiter, der vor vier Jahren ausgeschieden ist, verlangt die Abgeltung seines nicht genommenen Jahresurlaubs. Die Personalabteilung sieht in die Akte: Die Urlaubstabelle liegt auf zwei alten Rechnern, die Genehmigungsmails im Postfach einer inzwischen ausgeschiedenen Führungskraft, der Saldo auf einem Papierformular. Die Frage lautet nicht mehr nur „Müssen wir zahlen?“, sondern „Ist die Frist abgelaufen, und wenn ja, mit welchem Nachweis belegen wir das?“ Dieser Beitrag erklärt die Verjährung beim Jahresurlaub nach türkischem Recht anhand der Gesetzestexte, die Debatte um fünf oder zehn Jahre und warum die Unterlagen so wichtig sind wie die Frist selbst.

Verjährung bedeutet, dass die Frist, innerhalb der eine Forderung geltend gemacht werden kann, abgelaufen ist; beruft sich der Schuldner darauf, kann die Forderung nicht mehr gerichtlich durchgesetzt werden. Das Gericht darf die Verjährung nicht von Amts wegen berücksichtigen, sie muss eingewendet werden (Art. 161 des türkischen Obligationengesetzes). Im Arbeitsgesetz steht die Verjährungsvorschrift zum Jahresurlaub bei der Abgeltung nicht genommenen Urlaubs.

Wann beginnt die Verjährung beim Jahresurlaub?

Der Beginn ist die klarste Regel in diesem Bereich. Artikel 59 des Arbeitsgesetzes lautet:

Die Verjährung dieses Entgelts beginnt mit dem Tag, an dem der Arbeitsvertrag endet.

Solange das Arbeitsverhältnis besteht, sammelt sich nicht genommener Urlaub an; der Anspruch auf Urlaubsabgeltung wird fällig, wenn der Arbeitsvertrag aus irgendeinem Grund endet (Art. 59). Deshalb beginnt auch die Frist an diesem Tag zu laufen. Die allgemeine Regel, die auf den Tag der Fälligkeit abstellt, steht im Obligationengesetz (Art. 149); da das Arbeitsgesetz hierzu eine Sondervorschrift enthält, ist der Fristbeginn bei der Urlaubsabgeltung eindeutig.

Verjährt der Jahresurlaub?

Es hilft, die Frage in drei Teile zu zerlegen:

1. Der Urlaubsanspruch: Er entsteht ein Jahr nach Arbeitsbeginn, und auf ihn kann nicht verzichtet werden (Art. 53).
2. Die Inanspruchnahme: Der für jedes Dienstjahr erworbene Urlaub wird im folgenden Dienstjahr genommen (Art. 54).
3. Der Anspruch auf Urlaubsabgeltung: Er wird mit dem Ende des Arbeitsvertrags fällig, und die Verjährung beginnt an diesem Tag (Art. 59).

In den geprüften Artikeln steht eine Verjährungsvorschrift nur für den dritten Punkt, also den Entgeltanspruch. Eine eigene Frist, die den Urlaubsanspruch selbst während des laufenden Arbeitsverhältnisses erlöschen lässt, haben wir nicht gefunden; deshalb ist es sinnvoll, angesammelten Urlaub bis zum Ausscheiden in den Unterlagen fortzuführen. Wie viele Jahre der angesammelte Saldo zurückreicht, wirkt sich direkt auf den beim Ausscheiden berechneten Betrag aus.

Verjährt der Jahresurlaub nach 5 oder nach 10 Jahren?

Die Texte sprechen bei Lohnforderungen von fünf Jahren. Dennoch ist in der Praxis umstritten, ob die Urlaubsabgeltung eine Lohnforderung ist, und bei zurückliegenden Fällen können unterschiedliche Fristen ins Spiel kommen. Betrifft Ihre Akte ein länger zurückliegendes Ausscheiden, fragen Sie unbedingt Ihren Rechtsberater, welche Frist gilt und wie die Gerichte das derzeit auslegen. Wenn Sie prüfen, ob fünf Jahre vergangen sind, betrachten Sie zwei Dinge zusammen: das Vertragsende als Fristbeginn und ob zwischenzeitlich ein Ereignis die Frist unterbrochen hat. Die Unterlagen, die beides belegen, sind die Grundlage der Berechnung.

Wann ruht die Verjährung, wann wird sie unterbrochen?

Die Frist läuft nicht einfach weiter; manche Ereignisse lassen sie ruhen oder neu beginnen. Von den Unterbrechungsgründen des Obligationengesetzes kommen im Arbeitsleben am häufigsten diese vor (Art. 154):

• Der Schuldner erkennt die Schuld an, insbesondere durch Zinszahlungen oder Teilzahlungen.
• Der Gläubiger wendet sich durch Klage oder Einrede an ein Gericht oder Schiedsgericht.
• Der Gläubiger leitet ein Vollstreckungsverfahren ein.
• Der Gläubiger meldet die Forderung im Konkursverfahren an.

Mit der Unterbrechung beginnt eine neue Frist zu laufen (Art. 156). Wurde die Schuld durch eine Urkunde anerkannt oder durch ein Gerichts- oder Schiedsurteil festgestellt, beträgt die neue Frist stets zehn Jahre. Bevor Sie einem ausgeschiedenen Mitarbeiter also Schreiben wie „Wir zahlen Ihnen den gesamten Resturlaub aus“ schicken oder eine Teilzahlung leisten, sollten Sie den Text mit Ihrem Rechtsberater abstimmen. Die Gründe, aus denen die Verjährung ruht, sind gesondert aufgeführt (Art. 153) und spielen in den meisten Arbeitsverhältnissen keine Rolle.

Beispielhafter Zeitstrahl

Ein fiktives Beispiel: Die Mitarbeiterin ist am 30. September 2022 ausgeschieden; 18 Tage Jahresurlaub wurden weder genommen noch abgegolten. Legt man die Fünfjahresfrist zugrunde, ergibt sich folgender Ablauf; die Daten sind Näherungswerte, die genaue Berechnung übernimmt Ihr Rechtsberater.

Wie lange sollten Sie Urlaubsunterlagen aufbewahren?

Der Arbeitgeber legt für jeden Arbeitnehmer eine Personalakte an und bewahrt darin die Unterlagen und Aufzeichnungen auf, die er gesetzlich erstellen muss (Art. 75 des Arbeitsgesetzes). Der Urlaubsnachweis gehört dazu (Art. 20 der Verordnung). Eine einheitliche Aufbewahrungsfrist für diese Unterlagen haben wir in den Gesetzestexten nicht gefunden; trotzdem schwächt es Ihre Verteidigung, wenn Sie die Urlaubshistorie ausgeschiedener Mitarbeitender vor Fristablauf löschen. Legen Sie die Aufbewahrungsfrist mit Ihrem Rechtsberater und im Einklang mit Ihrer Richtlinie zur Aufbewahrung personenbezogener Daten fest. In der Akte jedes ausgeschiedenen Mitarbeitenden sollte Folgendes liegen:

• Eintritts- und Austrittsdatum
• Urlaubssaldo am Austrittstag und Aufschlüsselung der Berechnung
• Unterschriebener Urlaubsnachweis oder gleichwertige Aufzeichnung
• Antrags- und Genehmigungskorrespondenz zu jedem Urlaub
• Gegebenenfalls geleistete Urlaubsabgeltung und Zahlungsdatum
• Für die Verjährung markierte Daten und ein Vermerk, ob es eine Unterbrechung gab

Urlaubshistorie in Excel, Ordnern und E-Mails: Wann wird es zum Problem?

Die Urlaubshistorie in einer Excel-Datei pro Jahr zu führen, wirkt anfangs ordentlich. Kommt die Verjährungsfrage auf, machen vier Dinge Probleme:

• Jedes Jahr hat eine eigene Datei; um die gesamte Historie einer Person zu finden, muss man mehrere Dateien öffnen.
• Genehmigungen liegen im Postfach einer ausgeschiedenen Führungskraft und sind nach Schließung des Kontos nicht mehr zugänglich.
• Saldokorrekturen wurden rückwirkend eingetragen; unklar ist, welche Zahl sich wann geändert hat.
• Papierformulare sind im Archiv geordnet, doch der Abgleich ihrer Daten mit der Tabelle erfolgt von Hand.

Urlaubshistorie je Mitarbeitendem an einem Ort führen

In YazSis KurumsalPortal wird im Modul Mobile Urlaubsverwaltung jeder Urlaubsantrag mit dem Resturlaub abgeglichen, geht zuerst an die Führungskraft und dann an die Personalabteilung, und jeder Genehmigungsschritt bleibt dokumentiert. Da der Saldo auf Basis dieser genehmigten Einträge geführt wird, liegt die Urlaubshistorie eines Mitarbeitenden samt Anträgen und Genehmigungen an einem Ort; Urlaubsdaten lassen sich auch als XLSX-Bericht exportieren. Das Portal bietet rollenbasierte Datenbereiche und ein Prüfprotokoll; diese Kontrollen helfen Ihnen, einen an der KVKK, dem türkischen Datenschutzgesetz, ausgerichteten Prozess aufzubauen. Wie lange Unterlagen aufbewahrt werden und wie mit den Daten ausgeschiedener Mitarbeitender umgegangen wird, regelt die eigene Richtlinie des Unternehmens; dieser Beitrag behauptet nicht, dass das Portal Aufbewahrungsfristen automatisch verwaltet.

Wenn Sie die Urlaubshistorie aus einem einzigen Datensatz lesen möchten, statt Dateien zu durchsuchen, sehen Sie sich das Modul Mobile Urlaubsverwaltung an.