Übergabeprotokoll für Laptop und Diensthandy: Ausgabe, Rückgabe und Defekte erfassen

Ein neuer Mitarbeiter findet an seinem Platz einen Laptop, ein Telefon und ein Ladegerät vor. Drei Monate später fragt jemand, wo genau diese Geräte sind: Wer hat den Laptop? Sind Hülle und Ladegerät des Telefons zurückgekommen? Ist das Gerät, das per Paketdienst an die Vertriebsmitarbeiterin im Homeoffice ging, angekommen, und in welchem Zustand? Das IT-Team sucht die Antworten in einer Tabelle, einem E-Mail-Verlauf und im Gedächtnis eines Kollegen. In diesem Artikel stellen wir eine Vorlage für ein Übergabeprotokoll für Computer und Telefone vor, zeigen, wie Sie Geräte von Remote-Mitarbeitenden nachverfolgen, und erklären, wie der Datensatz bei einem Defekt oder Gerätetausch fortgeschrieben wird.

Ein Übergabeprotokoll für Computer ist das Dokument, das Identität, Zubehör und Zustand eines Geräts wie Laptop, Telefon oder Tablet bei der Übergabe an einen Mitarbeitenden festhält und bei Rückgabe und Defekten als Nachweis dient. Es heißt auch Ausgabeprotokoll oder Übergabeprotokoll für IT-Geräte. Manche Unternehmen erfassen Telefon und Computer auf einem gemeinsamen Formular, andere führen für beide getrennte Protokolle.

Welche Felder gehören in ein Übergabeprotokoll für Computer?

Die folgende Vorlage können Sie je nach Gerätetyp kürzen oder erweitern. Die Einträge in der rechten Spalte sind nur Beispiele.

Was unterscheidet das Protokoll für Computer von dem für Telefone?

Beide Gerätetypen passen auf dasselbe Formular, unterscheiden sich aber in einigen Feldern:

• Beim Telefon werden die IMEI und gegebenenfalls die Mobilfunknummer gesondert eingetragen; beim Computer genügt die Seriennummer.
• Beim Telefon fragt das Formular, ob Bildschirmsperre und Geräteortung aktiviert wurden; beim Computer wird nach der Festplattenverschlüsselung gefragt.
• Beim Telefon steht die Regel zur privaten Nutzung und zu privaten Apps, beim Computer das Verbot, nicht freigegebene Software zu installieren, als schriftliche Klausel im Protokoll.
• Die Zubehörliste umfasst beim Telefon Hülle und Ladegerät, beim Computer Tasche, Netzteil und Peripheriegeräte.
• Bei beiden wird das Ende des Herstellersupports vermerkt, damit bei einem Defekt leichter entschieden werden kann.

Ob ein Formular oder zwei, hängt von der Zahl Ihrer Geräte ab. Erhält jeder Mitarbeitende in der Regel einen Computer und ein Telefon, reicht ein Formular: Der obere Teil enthält die Mitarbeiterdaten, der untere eine eigene Zeile pro Gerät. Werden Geräte zu unterschiedlichen Zeitpunkten ausgegeben und zurückgegeben, ist ein eigenes Protokoll pro Gerät übersichtlicher, denn die Rückgabe des einen Geräts bringt den Datensatz des anderen nicht durcheinander.

Checkliste für den Rückgabetag

Die Rückgabe sollte ebenso sorgfältig dokumentiert werden wie die Übergabe. Wenn Sie bei der Rückgabe die folgenden Punkte der Reihe nach abhaken, vermeiden Sie die meisten späteren Streitfälle:

• Stimmt die Seriennummer oder IMEI mit der Nummer im Protokoll überein?
• Ist das gesamte bei der Übergabe notierte Zubehör zurückgekommen, und wurden fehlende Teile in die Liste eingetragen?
• Wurde der Zustand des Geräts mit dem Übergabevermerk verglichen, und ist ein neuer Schaden mit Datum und Beschreibung notiert?
• Wurden persönliche Dateien und Konten des Mitarbeitenden vom Gerät entfernt?
• Hat die IT die nötige Sicherung oder Löschung der Unternehmensdaten abgeschlossen?
• Sind Rückgabedatum und Name der annehmenden Person im Protokoll eingetragen, und haben beide Seiten unterschrieben?
• Ist der nächste Status des Geräts (frei, Wartung, Verschrottung) erfasst?

Wie behalten Sie Laptops im Blick, die an Remote-Mitarbeitende ausgegeben wurden?

Remote-Mitarbeitende holen das Gerät nicht persönlich ab; die Übergabe wird zum Versand. Deshalb zählen neben dem Protokoll auch die Schritte, die belegen, dass die Übergabe tatsächlich stattgefunden hat:

1. Füllen Sie das Protokoll aus, bevor das Gerät verschickt wird, prüfen Sie Seriennummer und Zubehörliste und legen Sie das Protokoll in den Karton.
2. Notieren Sie die Sendungsnummer im Zuweisungsdatensatz und markieren Sie den Status gesondert, solange das Gerät noch nicht zugestellt ist.
3. Lassen Sie sich den Empfang vom Mitarbeitenden bestätigen und sorgen Sie für einen schriftlichen Nachweis (E-Mail oder Eintrag im System).
4. Erfassen Sie als Standort „Remote-Arbeitsplatz“, wenn möglich mit Angabe der Stadt.
5. Bestätigen Sie in festen Abständen, etwa einmal im Jahr, dass sich das Gerät noch beim Mitarbeitenden befindet und funktioniert.
6. Ist eine Rückgabe nötig, tragen Sie Versand und Eingang auf derselben Karte ein und notieren Sie fehlendes Zubehör noch am selben Tag.

Wie wird der Datensatz bei Defekt und Gerätetausch fortgeschrieben?

Ein kleines Szenario: Der Laptop eines Mitarbeiters im Vertrieb lässt sich nicht mehr einschalten. Die IT gibt ein Gerät aus dem Ersatzbestand aus und schickt das defekte zur Reparatur. Ohne Dokumentation gehen drei Informationen verloren: welches Gerät der Mitarbeiter jetzt nutzt, wo sich das defekte Gerät befindet und bei wem das erste Gerät vorher war.

• Die Zuweisung des defekten Geräts wird geschlossen und der Status auf „Defekt“ oder „In Reparatur“ gesetzt.
• Für das Ersatzgerät wird ein neues Übergabeprotokoll ausgefüllt; Seriennummer und Zubehör werden neu eingetragen.
• Kommt das Gerät aus der Reparatur zurück und wird nicht genutzt, erhält es den Status „Frei“ und geht mit einem neuen Protokoll an die nächste Person.
• Daten und Notizen zur Reparatur bleiben in der Bewegungshistorie des Geräts erhalten.

Wenn Sie sagen können, wer ein Gerät gerade hat, ohne eine Akte zu öffnen, funktioniert Ihre Geräteverwaltung.

Wann reicht eine Excel-Inventarliste, und wann nicht mehr?

In einem Team mit zwanzig oder dreißig Geräten genügen eine Excel-Tabelle und eingescannte Protokolle in einem Ordner; mit Spalten für Seriennummer, Person und Datum lassen sich viele Fragen beantworten. Mit wachsender Geräteanzahl und häufigeren Wechseln wird die Tabelle an zwei Stellen gepflegt, Defektnotizen bleiben in E-Mails hängen, und dass dasselbe Gerät in zwei Zeilen bei zwei verschiedenen Personen steht, wird zur Normalität. Die größte Schwäche ist der Verlust der Historie: Wird eine Zeile überschrieben, verschwindet der vorherige Nutzer.

Wenn Sie bei Excel bleiben, führen Sie zumindest diese Spalten getrennt und fügen Sie neue Zeilen hinzu, statt alte zu löschen: Zuweisungsnummer, Seriennummer, Gerätetyp, Nutzer, Übergabedatum, Rückgabedatum, Status und Notiz. Ist jede Übergabe und jede Rückgabe eine eigene Zeile, lässt sich die Historie eines Geräts per Filter abrufen. Schon diese Disziplin macht Excel für eine Weile ausreichend; wer welche Zeile pflegt, müssen Sie allerdings weiterhin selbst festlegen.

Zuweisungs- und Defekthistorie eines Geräts in KurumsalPortal

Im Modul Inventar- & Zuweisungsmanagement erhält jedes Gerät eine Inventarkarte mit Barcode und eine eindeutige Zuweisungsnummer. Das Gerät wird mit einem der Status frei, zugewiesen, in Reparatur, defekt, verschrottet oder verloren geführt; Zuweisungen, Rückgaben, Transfers und Reparaturen sammeln sich auf der Karte. Ihre bestehende Excel-Liste können Sie gesammelt importieren, statt sie Eintrag für Eintrag zu erfassen, und für Inventur oder Prüfung einen XLSX-Bericht exportieren.

Bei Defekten erfasst das Modul IT-Support / Help Desk die Anfrage des Mitarbeitenden als Ticket, legt Kategorie und Priorität fest, weist sie dem zuständigen Fachteam zu und überwacht SLA und Lösungszeit. Praktisch ist es, die Zuweisungsnummer des Geräts in die Ticketbeschreibung zu schreiben; so lässt sich später nachvollziehen, welche Anfrage zu welchem Gerät gehört. Die Module laufen auf einer gemeinsamen Benutzer- und Berechtigungsstruktur, und Mitarbeitende greifen über den Browser ihres Smartphones darauf zu. So sehen Verwaltung, IT und Personalabteilung denselben Gerätedatensatz, und auch die Geräte, die beim Austritt eines Mitarbeitenden zurückzugeben sind, stehen an derselben Stelle.

Wenn Sie Übergaben, Rückgaben und Reparaturen von Geräten auf einer Karte verfolgen möchten, sehen Sie sich den Ablauf auf der Seite Inventar- & Zuweisungsmanagement an.