Subunternehmer auf der Baustelle erfassen: Teams, Personenzahl und Tagesbericht

Der Chef fragt am Telefon: „Wie viele Leute waren heute vom Rohbauteam da?“ Der Bauleiter überlegt kurz: „So um die zwölf.“ „Und die Eisenflechter?“ „Morgens waren sie da, wie es nachmittags aussah, weiß ich nicht.“ Am Monatsende gibt der Subunternehmer an, vierzehn Personen hätten gearbeitet, und es gibt keine Aufzeichnung, die das bestätigt oder widerlegt. Nach dem Auflegen denken Bauleiter und Chef dasselbe: An diese Zahl wird sich morgen niemand mehr genau erinnern. Subunternehmer im Blick zu behalten heißt, dass der Hauptauftragnehmer festhält, mit wie vielen Personen die Teams seiner Subunternehmer auf der Baustelle sind, welche Arbeit sie an welchem Tag erledigen und welche offenen Punkte noch bei ihnen liegen. Ziel ist weniger die Kontrolle des Subunternehmers als die Gewissheit, dass beide Seiten auf dieselbe Zahl schauen.

Dazu gehören vier Dinge: Teams und Personenzahl, erledigte Arbeit, offene Mängel und der Vertrag. Die ersten drei werden täglich festgehalten, der Vertrag wird anhand seiner Termine überwacht.

Was wird bei Subunternehmern erfasst?

Wie erfasse ich, wie viele Personen ein Subunternehmer an einem Tag auf der Baustelle hatte?

Die Regel ist einfach: Nehmen Sie die Zahl aus einer einzigen Quelle, jeden Tag und im gleichen Format. Eine Antwort aus dem Gedächtnis wie „so um die zwölf“ ist keine Zahl; „12 Personen, ganzer Tag“, am Tagesende vom Teamverantwortlichen geschrieben, ist eine.

1. Benennen Sie für jeden Subunternehmer einen Teamverantwortlichen; Name und Handynummer sollten erfasst sein.
2. Holen Sie die Zahl beim Teamverantwortlichen oder beim Polier ein, gegen Ende des Tages und noch am selben Tag.
3. Legen Sie das Nachrichtenformat fest: Teamname, Personenzahl, ganzer oder halber Tag, erledigte Arbeit.
4. Lassen Sie halbe Tage und Überstunden getrennt angeben; lesen Sie „halber Tag“ nicht einfach als „nicht gekommen“.
5. Lassen Sie die Zeile für ein Team ohne Meldung nicht leer; schreiben Sie „keine Meldung eingegangen“, damit die Lücke sichtbar wird.
6. Zeigen Sie dem Verantwortlichen einmal pro Woche die Summe seines Teams; gibt es Einwände, klären Sie sie in derselben Woche und nicht erst am Monatsende.

Eine Beispielnachricht könnte so lauten: „Rohbauteam 12 Personen, Eisenflechter 4 Personen halber Tag.“ Eine einzige Zeile enthält zwei Teams, zwei unterschiedliche Arbeitsformen und insgesamt 14 Personentage (wenn ein halber Tag als 0,5 zählt).

Wie läuft der Eintrag eines Tages ab?

• Morgens: Der Bauleiter notiert kurz, welche Teams heute in welchem Block arbeiten; das Büro sieht diese Notiz als Tagesplan.
• Tagsüber: Treten ein Mangel oder ein Materialproblem auf, meldet der Teamverantwortliche das mit Foto; der Eintrag wird sofort auf den Namen des Teams angelegt.
• Abends: Die Teamverantwortlichen schreiben die Personenzahl im vereinbarten Format; fehlt die Meldung eines Teams, fragt das Büro beim Polier nach.
• Am nächsten Morgen: Das Büro geht die Einträge des Vortags durch und klärt Unklarheiten; so wird eine Abweichung schon am nächsten Tag gefunden und nicht erst eine Woche später.

Beispiel für die Zeiterfassung von Subunternehmern: Wochenübersicht je Team

Die folgende Übersicht zeigt die Einträge von drei Teams für eine Woche auf einen Blick. Teams und Zahlen sind erfunden; es geht darum zu zeigen, wie sich die täglichen Einträge zu einer Wochenübersicht zusammenfügen.

Lesen Sie die Zahlen in der Tabelle nicht einzeln, sondern im Zusammenhang. Die 48 Personentage des Rohbauteams können niedriger als erwartet sein, weil durch Regen ein Tag ausgefallen ist; der einzige offene Mangel des Elektroteams geht nicht auf die Arbeit zurück, sondern auf fehlendes Material. Mit einer solchen Übersicht wird die wöchentliche Besprechung mit dem Subunternehmer vom Streit darüber, „wie viele Leute da waren“, zu einem Gespräch darüber, „worauf wir warten und wann es erledigt ist“.

Wie ordnen Sie Mängel und Arbeit dem Subunternehmer zu?

Ebenso wichtig wie die Personenzahl ist es, das Ergebnis der Arbeit dem Team zuzuordnen. Erfassen Sie einen Mangel nicht als „auf der Baustelle gibt es einen Mangel“, sondern mit Teamname, Block und Geschoss sowie Foto, und verlangen Sie auch für die Behebung ein Foto. So sehen Sie am Monatsende gemeinsam, wie viel Arbeit ein Team erledigt und wie viel es offen gelassen hat. Hat ein Team viele Personentage, aber viele nicht behobene Mängel, beweist das, dass die Personenzahl allein nichts aussagt.

Drei typische Fallen bei der Erfassung

• Die Erfassung zum Strafinstrument machen: Wird die Zahl nur gesucht, um herauszufinden, „wer zu wenig gemeldet hat“, geben die Teams keine Informationen mehr. Stellen Sie die Aufzeichnung als gemeinsame Referenz dar; am Monatsende nützt sie beiden Seiten.
• Mehr personenbezogene Daten erheben als nötig: Reicht die Personenzahl je Team, speichern Sie Namen, Telefonnummern und weitere Angaben nur so weit, wie Sie sie wirklich brauchen.
• Die Zahl für Fortschritt halten: Ein Team mit vielen Personentagen kommt nicht unbedingt schnell voran. Lesen Sie die Personenzahl immer zusammen mit der erledigten Arbeit und den behobenen Mängeln.

WhatsApp, Excel und Notizbuch: Wo funktioniert die Erfassung von Subunternehmern, wo nicht?

Bei einer einzigen Baustelle, wenigen Teams und einem gut organisierten Bauleiter leisten eine Excel-Tabelle und eine tägliche Nachricht gute Dienste. Die Schwachstellen sind meist dieselben:

• Die Zahl bleibt im Gespräch und wird nicht aufgeschrieben, oder sie wird am Tagesende aus dem Gedächtnis notiert.
• Die Zahl steckt irgendwo im Gruppenchat; sucht man sie am Monatsende, ist sie nicht zu finden.
• Der Name desselben Subunternehmers wird unterschiedlich geschrieben („Rohbau“, „Rohbauteam“, „Yilmaz“), und die Summen zerfallen.
• Weil ein Mangel keinem Team zugeordnet ist, bleibt die Frage „Wessen Mangel ist das?“ unbeantwortet.
• Die Vertragsakte liegt in einem anderen Ordner; die Einsatzzeit des Teams und die Vertragstermine lassen sich nicht nebeneinander sehen.

Wie funktioniert die Erfassung mit SahaSesi AI und dem Vertragsmodul?

In SahaSesi AI werden beim Anlegen einer Baustelle Name und Handynummer der Poliere und der Verantwortlichen der Subunternehmer eingetragen; jede Person erhält per WhatsApp eine kurze Willkommensnachricht. Nachrichten von der Baustelle wie „Rohbauteam 12 Personen, Eisenflechter 4 Personen halber Tag“ werden je Person oder Subunternehmerteam als Zeiterfassung gebucht; halbe Tage und Überstunden werden getrennt geführt. Ein Mangel mit Foto wird dem verantwortlichen Subunternehmer zugewiesen und geschlossen, sobald das Abschlussfoto eintrifft. Jeder Eintrag wird zur Bestätigung zurückgemeldet, das Büro prüft ihn im Panel, und die monatliche Zeiterfassung lässt sich je Person und Subunternehmer als Excel-Datei herunterladen.

Für die Vertragsseite führt das Modul Vertragsmanagement von KurumsalPortal Arbeits-, Kunden-, Lieferanten-, Service-, Miet- und Wartungsverträge mit Beginn und Ende, Version, Verantwortlichen und Freigabe in einem Archiv und warnt vor Fristabläufen. Einen fertigen Datenfluss zwischen beiden Produkten behaupten wir nicht; die täglichen Zahlen von der Baustelle stellt das Büro neben Umfang und Termine aus dem Vertrag. SahaSesi AI wird im Rahmen eines Pilotprogramms auf den ersten Baustellen in Betrieb genommen.

Kurze Checkliste für die wöchentliche Subunternehmerbesprechung

• Stimmt die wöchentliche Summe der Personentage je Team mit der eigenen Zahl des Subunternehmers überein?
• Wurden halbe Tage und Überstunden nach der gemeinsamen Regel erfasst?
• Wurden die offenen Mängel einzeln mit dem Teamverantwortlichen durchgegangen?
• Gibt es für jeden behobenen Mangel ein Abschlussfoto?
• Wurde nach Teamgröße und Arbeitsplan für die nächste Woche gefragt?
• Steht im Vertrag ein Ende oder eine Verlängerung an?

Wenn Sie die tägliche Personenzahl und die Mängel Ihrer Subunternehmerteams über WhatsApp erfassen möchten, können Sie auf der Seite SahaSesi AI ein Pilotgespräch vereinbaren.