Schichten, Überstunden und Arbeitsschutz in der Fabrik digitalisieren

Prozessmanagement in der Fabrik bedeutet, in der Mehrschichtproduktion zu regeln, wer in welcher Schicht arbeitet, wer Überstunden genehmigt und wie Arbeitsschutzereignisse erfasst und abgeschlossen werden. Liegt der Schichtplan in einer Tabelle, laufen die Überstunden über Telefonate und steht die Beinaheunfallmeldung in einem Heft, arbeiten drei Ordnungen nebeneinander her, ohne voneinander zu wissen, und bei keiner ist sicher, ob sie aktuell ist.

In diesem Beitrag teilen wir einen Produktionstag in drei Momente und zeigen, was sich jeweils digital abbilden lässt: der Plan vor Schichtbeginn, die Ereigniserfassung während der Schicht und Überstunden sowie Abschluss nach Schichtende.

Vor Schichtbeginn: Plan, Zuweisung und Konflikte

Der Schichtplan ist das Rückgrat der Produktion; gerät er durcheinander, fehlt dem Team Personal und die Linie wird langsamer. Im Modul Schicht- & Überstundenplanung werden tägliche, wöchentliche und monatliche Schichten im Kalender angelegt und jeder Schicht Personal zugewiesen; wer in welcher Schicht arbeitet, ist in einem einzigen Plan sichtbar. Die Zuweisungen werden auf Konflikte geprüft. Wird dieselbe Person zum Beispiel für dieselben Zeiten in zwei Schichten eingetragen, fällt das auf und wird korrigiert, bevor der Plan veröffentlicht ist. Ändert sich der Plan später, werden die betroffenen Mitarbeitenden benachrichtigt, sodass niemand seine neue Schicht von einem Kollegen erfahren muss. Weil die Betriebsleitung, die den Plan erstellt, die Personalabteilung, die Überstunden freigibt, und die Mitarbeitenden, die ihre Schicht erfahren, mit demselben Datensatz arbeiten, erübrigt sich die Frage „Welcher Plan ist der aktuelle?“.

Auch Urlaubsanträge können den Schichtplan durcheinanderbringen. In KurumsalPortal gehören Urlaubsantrag und -genehmigung zu den Vorgängen, die Mitarbeitende ohne App-Installation im Smartphone-Browser erledigen können; Urlaubsverwaltung und Schichtplanung laufen auf derselben Infrastruktur für Benutzer, Berechtigungen und Benachrichtigungen.

Wie werden Überstunden gesteuert?

1. Antrag erfassen: Überstunden werden nicht am Telefon oder mündlich, sondern als erfasster Antrag angelegt.
2. Freigabe erteilen: Der Antrag durchläuft einen Genehmigungsschritt; nachvollziehbar bleibt, welche Überstunden beantragt und genehmigt wurden.
3. Plan und Bericht gemeinsam verfolgen: Genehmigte Überstunden werden zusammen mit dem Schichtplan angezeigt und berichtet; Betriebsleitung und Personalabteilung wissen jederzeit, welche Überstunden genehmigt sind.

Während der Schicht: Vorfall, Beinaheunfall und gefährliche Situation

In der Fabrik steckt das Risiko oft in Ereignissen, die ohne Verletzung enden: eine verrutschende Palette, eine offen gelassene Schutzeinrichtung, ein rutschiger Boden. Im Modul Arbeitsschutzvorfall- / Beinaheunfallmanagement werden Arbeitsunfälle, Beinaheunfälle und gefährliche Situationen im selben System erfasst, mit Ort des Geschehens und Foto. Weil auch Ereignisse ohne Verletzung festgehalten werden, werden Risiken sichtbar, bevor sie zu Unfällen werden.

Ein Beinaheunfall ist die Aufzeichnung eines Moments, in dem es keinen Unfall gab, aber hätte geben können. Wird er nicht festgehalten, geht dieser Moment für den Arbeitsschutz verloren, als hätte es ihn nie gegeben.

Zu den Zielnutzern des Moduls gehören nicht nur Fachkräfte für Arbeitssicherheit und Bereichsleiter, sondern alle Mitarbeitenden. Das schafft die Grundlage dafür, dass eine Meldung nicht mehr Sache der Vorgesetzten bleibt, sondern ein Schritt wird, den jede Person im Betrieb gehen kann; die Erfassung hängt nicht am Gedächtnis des Schichtleiters oder an einem Formular, das am Monatsende ausgefüllt wird.

Ein erfundenes Beispiel: In der Nachtschicht bemerkt ein Maschinenführer am Lagereingang eine verrutschende Palette. Niemand wurde verletzt, die Linie läuft weiter. Der Maschinenführer erfasst das Ereignis im Smartphone-Browser mit Ort und Foto. Am Morgen prüft die Fachkraft für Arbeitssicherheit den Eintrag, stellt fest, dass die Stapelordnung die Ursache war, und weist dem Lagerverantwortlichen eine Korrekturmaßnahme zu. Ist die Maßnahme erledigt, wird der Nachweis angehängt und der Eintrag geschlossen. Ein Risiko, das ohne Unfall sichtbar wurde, wurde ohne Unfall beseitigt.

Nach Schichtende: Ursache und Abschluss mit Nachweis

Die eigentliche Arbeit beginnt, nachdem das Ereignis erfasst ist. Der Eintrag läuft in einen Prüfablauf, damit sich derselbe Fehler nicht wiederholt. Die Schritte:

1. Ereignis erfassen: mit Ort und Foto, noch während der Schicht.
2. Prüfen: Ort und Foto im Eintrag bilden die Grundlage der Prüfung.
3. Ursache analysieren: Die eigentliche Ursache, die zum Ereignis geführt hat, wird herausgearbeitet.
4. Maßnahme zuweisen: Die Korrekturmaßnahme gegen die Ursache geht an eine verantwortliche Person.
5. Mit Nachweis schließen: Jede Maßnahme wird mit einem Nachweis abgeschlossen, und das Ergebnis fließt in den Abschlussbericht ein.

Was die drei Momente verbindet, ist die gemeinsame Infrastruktur. Schichtplan, Überstundenantrag und Arbeitsschutzeintrag teilen dieselbe Struktur für Benutzer, Berechtigungen und Benachrichtigungen; eine Rolle, die für eine Person definiert ist, gilt in jedem Modul gleich. Deshalb müssen Sie die Module nicht auf einmal einführen. Wenn Sie mit dem Ablauf beginnen, der die meiste Zeit kostet, etwa mit Schichtänderungen oder Beinaheunfallmeldungen, fällt es den Mitarbeitenden auch leichter, sich an die neue Ordnung zu gewöhnen.

Drei Fragen vor dem Start

• Wie werden Überstunden heute angefordert, und wer genehmigt sie über welchen Kanal?
• Wer kann Beinaheunfälle im Betrieb melden, oder sind das nur die Vorgesetzten?
• Ist ein Datenaustausch mit einem Zeiterfassungsterminal oder einem Lohnabrechnungssystem nötig? KurumsalPortal arbeitet eigenständig und bietet keine fertige Anbindung an Zeiterfassung oder Lohnabrechnung; wird ein solcher Ablauf gebraucht, legen wir seinen Umfang gemeinsam in der Bedarfsanalyse fest.

Details zu Ihrer Schichtordnung und dem Überstundenablauf finden Sie unter Schicht- & Überstundenplanung, zu Ereignis- und Beinaheunfalleinträgen unter Arbeitsschutzvorfall- / Beinaheunfallmanagement.