Mitarbeiterportal oder einzelne Programme? Kriterien für die Entscheidung

Die kurze Antwort lautet: Keines von beiden ist falsch. Der Unterschied zeigt sich daran, wie stark die Prozesse einander berühren. Der Mitarbeiterportal-Ansatz ist ein Modell, das Aufgaben wie Urlaub, Inventarzuweisung, Besucher und Audit auf einer gemeinsamen Benutzer-, Berechtigungs- und Benachrichtigungsbasis bündelt; der Ansatz mit einzelnen Programmen bedeutet, für jeden Prozess ein eigenes Produkt zu nutzen.

Dieser Beitrag ist weniger eine Produktvorstellung als ein Entscheidungsleitfaden; unser Ziel ist, dass Sie die Entscheidung mit den richtigen Fragen treffen, für welchen Weg Sie sich auch entscheiden. Die Beispiele nehmen wir von YazSis KurumsalPortal, die Kriterien gelten jedoch für jede Lösung, die Sie in Betracht ziehen.

Wo einzelne Programme stark sind

• Tiefe Fachkompetenz: In Bereichen wie Lohnabrechnung, Buchhaltung oder Produktionsplanung gibt es seit Jahren ausgereifte Produkte, die genau für diese Aufgabe gebaut sind.
• Bestehende Investition: Ein System, das das Team gut kennt und das funktioniert, abzulösen, ist oft ein unnötiges Risiko.
• Bedarf einer einzelnen Einheit: Für eine Aufgabe, die nur eine Abteilung betrifft und sich nicht mit anderen Prozessen überschneidet, kann ein eigenes Produkt genügen.

„Alles in einer Software bündeln“ ist also kein Ziel an sich. Ein Produkt zu behalten, das eine Aufgabe gut erledigt, ist sinnvoll; das Problem ist, dass mit der Zahl der Produkte auch die Nahtstellen zwischen ihnen zunehmen.

Die versteckten Kosten einzelner Programme

Die eigentlichen Kosten fallen nicht in den Produkten selbst an, sondern in den Lücken zwischen ihnen. Beginnt ein neuer Mitarbeiter, wird im Urlaubssystem, in der Besucherverwaltung, in der Inventartabelle und im Ankündigungstool jeweils ein eigenes Konto angelegt. Scheidet er aus, muss derselbe Abschluss an fünf Stellen erfolgen; wird er an einer vergessen, bleibt ein alter Benutzer im System.

• Jedes Produkt hat eine eigene Benutzerliste, ein eigenes Passwort und eine eigene Berechtigungslogik; wer im einen „Administrator“ ist, bei dem weiß niemand, wie er im anderen berechtigt ist.
• Benachrichtigungen kommen aus fünf verschiedenen Quellen; die Mitarbeitenden wissen nicht, wohin sie schauen sollen.
• Für den Managementbericht werden die Daten von Hand zusammengetragen.
• Vertrag, Update und Support jedes Produkts werden einzeln verfolgt; die Verlängerungstermine verteilen sich auf verschiedene Monate.

Der eigentliche Beitrag des Portals: gemeinsame Berechtigungen

Der greifbarste Nutzen eines Mitarbeiterportals ist, dass die Berechtigungen an einer Stelle verwaltet werden. Im Modul Menü- & Berechtigungsmanagement des KurumsalPortal werden Anzeige- und Aktionsrechte auf den Ebenen Rolle, Abteilung und Benutzer festgelegt. Einem Benutzer kann für ein Menü nur das Anzeigerecht erteilt werden; das Aktionsrecht wird gesondert definiert. So muss nicht jeder, der eine Information sehen muss, sie auch ändern können.

Auch befristeter Zugriff wird an derselben Stelle verwaltet: Wer eine Führungskraft im Urlaub vertritt, kann für einen bestimmten Zeitraum Rechte erhalten. Da jedes erteilte und zurückgenommene Recht protokolliert wird, lässt sich nachträglich prüfen, wer wann welches Recht hatte. Für Systemadministratoren und IT-Teams heißt das, Berechtigungsanfragen aus einem einzigen Datensatz zu beantworten statt „durch den Blick auf viele Bildschirme“. Auch das Prinzip der minimalen Rechte wird so praktisch umsetzbar.

Werden Berechtigungen in fünf verschiedenen Produkten verwaltet, ist es unmöglich zu wissen, wer was sehen kann; werden sie an einer Stelle verwaltet, wird schon die Frage leichter.

Sechs Kriterien für die Entscheidung

1. Wie stark hängen die Prozesse zusammen? Aufgaben, die jeden Mitarbeitenden berühren, wie Urlaub, Aufgaben, Ankündigungen und Besucher, profitieren von einer gemeinsamen Basis; Aufgaben einer einzelnen Abteilung weniger.
2. Wie viele verschiedene Produkte wollen Sie verwalten? Jedes Produkt bedeutet einen Vertrag, ein Update und einen Supportkanal.
3. Wie sensibel sind Berechtigungen und personenbezogene Daten? Wird der rollenbasierte Umfang an einer Stelle festgelegt, sinkt bei sensiblen Daten die Fehlerquote.
4. Wie greifen die Mitarbeitenden zu? Ein einziger Zugang, der ohne App-Installation über den Telefonbrowser genutzt wird, macht für Teams vor Ort und im Schichtbetrieb einen Unterschied.
5. Wie ist das Verhältnis zu den bestehenden Systemen? Wenn Sie Ihr ERP-, Zeiterfassungs- oder Lohnabrechnungssystem nicht aufgeben wollen, sollte der Datenfluss von Anfang an besprochen werden.
6. Wie soll das Wachstum aussehen? Kann man klein anfangen und Module hinzufügen, oder ist jeder neue Bedarf ein neuer Kauf?

Ein praktischer Weg zur Bewertung: Schreiben Sie die drei Prozesse auf, die im letzten Monat den meisten E-Mail- und Telefonverkehr verursacht haben. Wie viele dieser Prozesse berühren dieselben Mitarbeitenden, dieselben Genehmigenden und dieselben Benachrichtigungskanäle? Lautet die Antwort „die meisten“, spart Ihnen eine gemeinsame Basis Zeit; lautet sie „keiner“, kann auch ein eigenes Produkt genügen.

Auch ein Mischmodell ist möglich

Die Entscheidung lautet meist nicht „alles oder nichts“. KurumsalPortal besteht aus 33 Modulen, und man muss nicht alle gemeinsam nehmen; man beginnt mit den nötigen Modulen, und wächst der Bedarf, werden neue auf derselben Benutzer-, Berechtigungs- und Benachrichtigungsbasis ergänzt. Das Portal arbeitet eigenständig: Wird ein Datenfluss mit einem ERP-, Zeiterfassungs- oder Lohnabrechnungssystem benötigt, legen wir in der Bedarfsanalyse gemeinsam fest, welche Daten wie übertragen werden. Von einer fertigen Integration sprechen wir nicht; der Umfang richtet sich nach dem Projekt. Das zeigt auch, dass ein Mischmodell eine realistische Option ist: Systeme, die Spezialwissen erfordern, bleiben an ihrem Platz, die verstreuten Aufgaben dazwischen werden im Portal gebündelt.

Welche Modelle zu Ihrem Prozess passen, sehen Sie in der Modulübersicht auf der Seite KurumsalPortal; welche Aufgaben von einer gemeinsamen Basis profitieren würden, können wir in der Bedarfsanalyse gemeinsam bewerten.