Individualsoftware entwickeln lassen: Phasen und Ablauf der Softwareentwicklung

Das Vertriebsteam sammelt Bestellungen per WhatsApp, das Lager trägt sie in eine Excel-Datei ein, und die Buchhaltung schreibt dieselben Angaben ein drittes Mal ab. Sie haben sich Standardprogramme am Markt angesehen; keines passt wirklich zu Ihrer Freigabereihenfolge, Ihren Rabattregeln oder der Arbeitsweise im Außendienst. Sie überlegen, eine Softwarefirma mit Individualsoftware zu beauftragen, doch die Antworten auf „Wo fangen wir an, was muss ich tun, wann geht es live?“ sind unklar. Dieser Leitfaden beschreibt den Ablauf aus Ihrer Sicht, also aus der Perspektive der Person, die die Entscheidungen trifft.

Individualsoftware-Entwicklung ist der Prozess, Software nach den Geschäftsregeln, Benutzerrollen und Integrationsanforderungen eines Unternehmens zu erstellen, wo ein Standardpaket nicht ausreicht. Der Prozess hat in der Regel sechs Phasen: Bedarfsanalyse, Design, Entwicklung, Test und Abnahme, Go-live sowie Betreuung. Im Folgenden erfahren Sie, was in jeder Phase passiert und was von Ihnen erwartet wird.

Was ist Individualsoftware-Entwicklung, und wann braucht man sie?

Individualsoftware ist nicht für jedes Unternehmen die richtige Antwort. Treffen mehrere der folgenden Anzeichen gleichzeitig zu, sind Sie an die Grenzen einer Standardlösung gestoßen:

• Ihr Prozess weicht vom Branchenstandard ab; Freigabereihenfolge, Preisregel oder Datenformat sind spezifisch für Sie.
• Um das Standardprogramm an Ihren Prozess anzupassen, ergänzen Sie jeden Monat ein neues Excel-Blatt oder korrigieren von Hand.
• Mehrere Systeme (Bestellung, Bestand, Buchhaltung, Außendienst) müssen Daten miteinander austauschen.
• Verschiedene Rollen sollen im selben Datensatz Unterschiedliches sehen und tun können; die Berechtigungsregeln ergeben sich aus dem Prozess.
• Für Beschäftigte im Außendienst wird ein Ablauf mit kurzen Schritten benötigt, der am Handy funktioniert.

Phasen der Softwareentwicklung auf einen Blick

Wie lässt man Individualsoftware entwickeln? Der Ablauf Schritt für Schritt

1. Bedarfsanalyse: Prozess vor Bildschirm. Im ersten Schritt werden keine Bildschirme gezeichnet; Ziele, Nutzer, Daten und Geschäftsregeln werden erarbeitet. Die Antworten auf „Wer legt eine Bestellung an, wer gibt sie frei, wann geht sie zurück, was sind die Ausnahmen?“ werden schriftlich festgehalten. Von Ihnen wird erwartet, die Person, die den Prozess tatsächlich ausführt, in diese Gespräche einzubinden; der Prozess, wie ihn nur die Führungskraft schildert, ist oft nicht derselbe wie vor Ort. Die Entscheidung dieser Phase lautet: Was kommt in die erste Version, was später?
2. Design: Nutzungsablauf und Architektur. Welche Schritte macht der Nutzer in welcher Reihenfolge, welche Rolle sieht was, wo werden die Daten gespeichert, mit welchen Systemen wird kommuniziert? In dieser Phase werden Bildschirmentwürfe und technische Struktur gemeinsam behandelt. Ihre Aufgabe ist es, den Entwurf anhand Ihrer eigenen täglichen Arbeit durchzugehen: „Wie viele Schritte braucht die Aufgabe, die ich am häufigsten erledige, auf diesem Bildschirm?“
3. Entwicklung: modulares Vorgehen. Wird die Software in Teilen gebaut, lässt sich jeder Teil früh testen. Ein großes Paket, das auf einmal geliefert wird, ist die Methode, die Missverständnisse am spätesten aufdeckt. In dieser Phase wird von Ihnen erwartet, schnell auf Zwischenversionen zu reagieren und Entscheidungen bei einer Person zu bündeln; unterschiedliche Wünsche von drei Führungskräften vergrößern den Umfang still und leise.
4. Test und Abnahme: mit eigenen Daten testen. Testen ist nicht nur Sache der Entwickler. Abnahmekriterien sollten von Anfang an schriftlich feststehen: „abgenommen, wenn dieses Szenario dieses Ergebnis liefert“. Testen Sie das System nicht mit Beispieldaten, sondern mit einer echten Woche Ihrer Bestellungen, Stornierungen und Ausnahmen. Der Entscheidungspunkt ist, ob die Kriterien erfüllt sind.
5. Go-live: vom alten zum neuen Verfahren. Der Go-live ist ebenso eine Gewohnheitsänderung wie ein technisches Ereignis. Wann die alte Excel-Datei geschlossen wird, wie vorhandene Daten übernommen und wie die Nutzer informiert werden, sollte vorab geplant sein. Sonst arbeiten alle an zwei Stellen gleichzeitig, und es beginnt der Streit darüber, welche Version aktuell ist.
6. Betreuung und Verbesserung: live gehen und messen. Mit dem Go-live ist die Arbeit nicht vorbei; die tatsächliche Nutzung wird erstmals mit echten Daten sichtbar. Welcher Bildschirm übersprungen wird, welcher Schritt hakt und welcher Bericht fehlt, zeigt die Nutzung. Rückmeldungen zu sammeln und die nächsten Verbesserungen zu priorisieren, ist Ihre Entscheidung.

Wer sollte auf Kundenseite am Prozess beteiligt sein?

Softwareprojekte stocken am häufigsten nicht an technischen Fragen, sondern an einer Verantwortungslücke auf Kundenseite. Vier Rollen sollten benannt sein; eine Person kann mehrere übernehmen, aber keine darf unbesetzt bleiben:

• Entscheider: die Person mit dem letzten Wort zu Umfang, Prioritäten und Abnahme. Sie sollte bei jeder Zwischenversion erreichbar sein, nicht nur alle paar Wochen.
• Prozessverantwortliche: die Person, die die Arbeit Tag für Tag erledigt und die Ausnahmen kennt. Sie ist in der Analyse die wertvollste Informationsquelle.
• Vertretung der Endnutzer: die Person, die die Software im Außendienst, im Lager oder im Büro tatsächlich nutzen wird. Sie sagt, ob der Bildschirmablauf in der Praxis funktioniert.
• Daten- und Systemverantwortliche: die Person, die weiß, wo die heutigen Dateien, Datenbanken und anderen Systeme liegen; Ansprechpartner für Fragen zu Integration und Datenübernahme.

Werden diese vier Rollen im ersten Gespräch festgelegt, beschleunigt das die meisten späteren Phasen, denn der „Entscheidungspunkt“ jeder Phase hängt in Wahrheit davon ab, dass eine dieser Personen rechtzeitig antwortet.

Prozess vor Bildschirm; Nutzer, Daten und Geschäftsregeln vor der Funktionsliste.

Wie weit kommt man mit Excel, WhatsApp und Standardsoftware?

In kleinen Teams, mit wenigen Datensätzen und Regeln, die sich selten ändern, funktionieren Excel und WhatsApp gut und erfordern keinerlei Entwicklung. Das Problem beginnt, wenn sich Versionen vervielfachen, mehrere Personen dieselbe Datei bearbeiten und die Frage kommt: „Wer hat was wann freigegeben?“ Berechtigungen lassen sich nicht trennen, die Historie ist nicht nachvollziehbar, Wissen bleibt auf den Handys einzelner Personen. Standardsoftware ist meist der schnellste Weg, wenn Ihr Prozess dem Branchenstandard entspricht; Individualsoftware lohnt sich dort, wo Ihr eigentlicher Unterschied im Prozess liegt und die Anpassung an ein fertiges Werkzeug Ihnen jeden Monat Arbeit macht.

Manchmal ist die Lösung keine neue Software, sondern ein einfacherer Prozess. Zuerst den heutigen Ablauf zu erfassen, den Engpass zu sehen und erst dann zu entscheiden, bringt oft günstiger und schneller Ergebnisse. Eine Roadmap zur digitalen Transformation ist ein Schritt, den Sie vor der Softwareentscheidung gehen können.

Sechs häufige Fehler, die den Prozess bremsen

• Die Analyse überspringen und sofort Bildschirme verlangen.
• Die Person, die den Prozess kennt, nicht in die Gespräche einbinden.
• Abnahmekriterien nicht schriftlich festhalten.
• Alles in die erste Version packen wollen; keine Liste für die zweite Version führen.
• Mehrere Entscheider fordern Änderungen, ohne voneinander zu wissen.
• Go-live und Information der Nutzer auf den letzten Tag verschieben.

Wie geht YazSis bei der Entwicklung von Individualsoftware vor?

YazSis gliedert die Arbeit an Individualsoftware in vier Bereiche: Zuerst werden Ziele, Nutzer, Daten und Geschäftsregeln erarbeitet; dann werden Nutzungsablauf und eine nachhaltige technische Struktur entworfen; danach folgen modulare Entwicklung und Prüfung mit realen Szenarien; schließlich geht das System live, wird gemessen und mit Rückmeldungen verbessert. Der Umfang kann Webanwendungen, rollenbasierte Verwaltungsoberflächen, Abläufe für Anfrage, Freigabe und Zuweisung, mobile Anwendungen, API-Dienste für den Datenaustausch mit anderen Systemen und Backoffice-Oberflächen für stark ausgelastete Betriebsteams umfassen. In diesem Beitrag nennen wir weder Dauer noch Preis; beides wird nach der Analyse gemeinsam mit dem Umfang besprochen.

Wenn Sie nicht sicher sind, mit welcher Phase Ihr Vorhaben beginnen sollte, sehen Sie sich unseren Ansatz auf der Seite Individualsoftware an und beginnen Sie das erste Gespräch mit einer kurzen Beschreibung Ihres Bedarfs.