Mitarbeiterportal auswählen: RFP-Checkliste mit 25 Fragen

Sie haben Demos von drei Anbietern gesehen. Alle drei sehen auf dem Bildschirm gut aus, alle drei sagen „Wir können alles“, und eine Woche später haben Sie nichts in der Hand, was sich vergleichen ließe. Bei der Portalauswahl geht es weniger darum, eine Software sympathisch zu finden, als darum zu prüfen, ob sie zur Arbeitsweise Ihres Unternehmens passt; das lässt sich mit Screenshots nicht messen. Die Lösung ist eine vereinfachte Form dessen, was im Unternehmenseinkauf RFP heißt: allen dieselben Fragen schriftlich stellen und die Antworten nebeneinanderlegen. So beruht die Entscheidung nicht auf dem Eindruck aus der Demo, sondern auf schriftlich festgehaltenen Zusagen.

Ein RFP (Request for Proposal, Angebotsanfrage) bedeutet, dass ein Unternehmen seine Anforderungen und Fragen zu der Lösung, die es kaufen will, schriftlich an Anbieter schickt und Angebote im selben Rahmen anfordert. Für die Auswahl eines Mitarbeiterportals heißt das: eine wenige Seiten lange Bedarfsbeschreibung und eine Fragenliste.

Was ist ein RFP und wie läuft der RFP-Prozess ab?

Bei großen Unternehmenseinkäufen ist ein RFP oft ein Dokument von Dutzenden Seiten. Für die Auswahl eines internen Portals genügt eine deutlich schlankere Fassung. Der Ablauf sieht meist so aus:

1. Bedarf aufschreiben. Welche Prozesse sind verstreut, wer wird das Portal nutzen, von welchen Geräten aus? Nicht mehr als eine Seite; ein Beispiel folgt unten.
2. Anbieterliste kurz halten. Wählen Sie nur so viele Anbieter, wie Sie gründlich prüfen können.
3. Allen dieselbe Fragenliste schicken. Passen Sie die Fragen nicht an einen Anbieter an; vergleichen lässt sich nur, was mit denselben Fragen erhoben wurde.
4. Schriftliche Antworten verlangen, Demo später. Die Demo eines Anbieters, dessen schriftliche Antworten Sie nicht überzeugt haben, müssen Sie sich nicht ansehen.
5. Antworten gewichtet bewerten. Geben Sie den für Sie kritischen Bereichen ein höheres Gewicht.
6. Klein anfangen. Testen Sie die gewählte Lösung in ein oder zwei Prozessen, nicht gleich im ganzen Unternehmen.

Beispiel für eine Bedarfsbeschreibung: Urlaubs-, Zuweisungs- und Besucherdaten sind über E-Mails und Tabellen verstreut. Ein Teil der Belegschaft arbeitet im Außendienst und nutzt keine geschäftliche E-Mail-Adresse. Unser Ziel ist, diese drei Prozesse in dokumentierte Abläufe zu überführen, Berechtigungen rollenbasiert zu verwalten und den Mitarbeitern die Nutzung auf dem Smartphone ohne App-Installation zu ermöglichen. Das Angebot muss klar angeben, wo die Daten gespeichert werden und wie das Verhältnis zu bestehenden Systemen gestaltet wird.

Ein Intranet wählen Sie auf dieselbe Weise aus. Klären Sie zuerst, worum es bei der Entscheidung geht: Suchen Sie eine interne Website, die nur Ankündigungen und Dokumente teilt, oder ein Portal, in dem Vorgänge wie Urlaub, Zuweisungen und Anfragen bearbeitet werden? Die Antwort bestimmt, welche der folgenden Fragen Sie stärker gewichten.

25 Fragen für Ihren RFP

Es gibt fünf Bereiche mit je fünf Fragen; die Nummerierung beginnt in jedem Bereich neu und ergibt zusammen 25. Sie können die Fragen unverändert an Anbieter schicken. Begnügen Sie sich nicht mit „ja“ oder „nein“, sondern verlangen Sie zu jeder Frage auch die Antwort auf das „Wie“. Antwortet ein Anbieter auf „Gibt es eine mobile Nutzung?“ mit „ja“, erwarten Sie, dass er zeigt, wie ein Mitarbeiter einen Urlaubsantrag auf dem Smartphone von Anfang bis Ende stellt.

A. Hosting und Daten

1. Wo läuft das System: auf unserem Server, in der Cloud des Anbieters oder bei einem Drittanbieter?
2. Wer verwaltet unsere Daten und wo liegen sie? Wer ist für Datensicherungen verantwortlich?
3. Welche technischen Voraussetzungen gibt es? Passen sie zu unserer vorhandenen Infrastruktur und zu den Gewohnheiten unserer IT?
4. In welchem Format erhalten wir unsere Daten bei Vertragsende zurück?
5. Welche Schutzmaßnahmen gibt es für sensible Felder wie Personalausweisnummer und IBAN?

B. Rollen und Berechtigungen

1. Lassen sich Menü- und Datenzugriff getrennt nach Rolle, Abteilung und Benutzer festlegen?
2. Kann ein Benutzer einen Datensatz nur ansehen, während ein anderer ihn bearbeiten darf?
3. Kann der Vertretung einer Führungskraft im Urlaub eine befristete Berechtigung erteilt werden?
4. Wird jede erteilte und entzogene Berechtigung protokolliert, sodass sichtbar ist, wer wann welche Berechtigung hatte?
5. Wird ein Prüfprotokoll über Dokumentzugriffe und durchgeführte Aktionen geführt?

C. Mobile Nutzung und Mitarbeitererlebnis

1. Können Mitarbeiter das System ohne App-Download im Browser ihres Smartphones nutzen?
2. Über welche Kanäle erreichen Benachrichtigungen Mitarbeiter in Außendienst und Produktion, die keine geschäftliche E-Mail-Adresse haben?
3. Über welche Kanäle werden Genehmigungen und Benachrichtigungen versendet, und über wessen Konto?
4. Was sieht ein neuer Mitarbeiter bei der ersten Anmeldung? Wie werden Schulung und Hilfeinhalte bereitgestellt?
5. Können Sie die Demo auf einem Smartphone zeigen? Lassen sich die Formulare auf einem kleinen Bildschirm bequem ausfüllen?

D. Integration und Umfang

1. Gibt es eine fertige Integration mit unserem ERP-, Zeiterfassungs- und Lohnabrechnungssystem? Falls nicht: Wie wird der Datenfluss gestaltet, und wer ist verantwortlich?
2. Welche Daten können wir exportieren (etwa als XLSX), und in welchen Formaten können wir importieren?
3. Kaufen wir Module einzeln oder als Gesamtpaket? Können wir mit wachsendem Bedarf Module ergänzen?
4. Wie übernehmen wir unsere vorhandenen Excel-Daten (Mitarbeiterliste, Resturlaub) bei der Ersteinrichtung?
5. Wenn wir einen unternehmensspezifischen Prozess brauchen: Wie werden Umfang und Änderungen gesteuert?

E. Support und Wachstum

1. Über welchen Kanal, in welchem Umfang und mit welchem Reaktionsansatz wird nach der Einrichtung Support geleistet? Wir möchten das schriftlich.
2. Wird ein neues Modul in dieselbe Benutzer- und Berechtigungsstruktur eingefügt, oder ist eine separate Installation nötig?
3. Wie werden Updates durchgeführt? Lassen sie sich ohne Unterbrechung der Arbeit einspielen?
4. Ist es möglich, mit einem einzigen Prozess und kleinem Umfang zu beginnen?
5. Verwalten wir das System im Tagesbetrieb selbst, oder müssen wir uns für jede Änderung an den Anbieter wenden?

Wie bewerten Sie die Antworten?

Vermeiden Sie bei der Bewertung zwei Fehler. Der erste ist, allen Bereichen das gleiche Gewicht zu geben: Für ein Unternehmen mit sensiblen Daten sollten Hosting und Berechtigungen schwerer wiegen, für ein Unternehmen mit Schichtbetrieb die mobile Nutzung. Der zweite ist, die Antworten nur mit dem Vertrieb zu besprechen. Bewerten Sie technische Fragen mit Ihrer IT, Prozessfragen mit Personalabteilung und Betriebsleitung; die Menschen, die das Portal nutzen werden, sollten bei der Entscheidung mitreden.

Wann ist es sinnvoll, bei Excel und E-Mail zu bleiben?

Ein RFP ist nicht in jedem Fall nötig. In einem Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern, einem Büro und einfachen Prozessen können eine Tabelle für den Urlaub und ein E-Mail-Verteiler für Ankündigungen genügen; ein eigenes Portal wäre dann unnötiger Aufwand. Diese Signale zeigen, dass es Zeit für eine Auswahl ist: Genehmigungen gehen in E-Mail-Ketten verloren, dieselben Informationen werden in mehreren Tabellen geführt, Personen ohne Bedarf haben Zugriff auf sensible Daten, und wenn die Geschäftsleitung einen Bericht will, werden die Daten von Hand zusammengetragen. Die Vergleichstabelle können Sie durchaus in Excel anlegen; wichtig ist, dass die Antworten schriftlich vorliegen und allen dieselben Fragen gestellt werden.

Wie erfüllt KurumsalPortal diese Kriterien?

Die obige Liste können Sie auch auf unser eigenes Produkt anwenden. YazSis KurumsalPortal läuft auf dem eigenen Server des Kunden, und die Daten werden nicht an eine Drittanbieter-Cloud übermittelt; ein Standard-cPanel-Hosting genügt, das System läuft auf PHP und MySQL. Die Mitarbeiter nutzen es ohne App-Installation im Browser ihres Smartphones. Im Modul Menü- & Berechtigungsverwaltung werden Berechtigungen auf den Ebenen Rolle, Abteilung und Benutzer festgelegt, Ansichts- und Bearbeitungsrechte getrennt vergeben, befristete Zugänge können definiert werden, und jede Berechtigungsänderung wird protokolliert. Rollenbasierter Datenumfang, die Maskierung sensibler Felder, Dokumentzugriffsprotokolle und Prüfprotokolle helfen, einen Prozess aufzubauen, der sich am KVKK, dem türkischen Datenschutzgesetz, orientiert.

Um die Fragenliste an Ihr Unternehmen anzupassen und die Struktur mit 33 Modulen kennenzulernen, sehen Sie sich die Seite KurumsalPortal an.