Fragen zur Mitarbeiterzufriedenheit: Beispiel-Fragenkatalog und Aufbau der Befragung

Wenn die Personalabteilung eine Zufriedenheitsbefragung vorbereitet, entsteht meist eine sehr lange Fragenliste: Manche Fragen wiederholen sich, einige fragen zwei Dinge auf einmal, und bei keiner ist klar, was mit dem Ergebnis geschehen soll. Das Formular geht als Word-Datei per E-Mail hinaus, einige Wochen später kommen viele Dateien zurück, und wer welche Antwort gegeben hat, verraten Dateiname und Absenderadresse. Die Mitarbeitenden merken das und antworten entweder gar nicht oder schreiben, was alle hören wollen. Das Problem liegt nicht in den Fragen selbst, sondern darin, wie sie ausgewählt und wie die Antworten gesammelt werden. Dieser Artikel bietet zuerst einen Beispiel-Fragenkatalog und dann Grundsätze für die Durchführung der Befragung.

Eine Mitarbeiterzufriedenheitsbefragung erhebt mit denselben Fragen und derselben Skala, wie Mitarbeitende ihre Arbeit, ihre Führungskräfte, das Arbeitsumfeld und das Unternehmen sehen, und soll die Ergebnisse in Verbesserungsfelder übersetzen.

Vor dem Start: Skala und Formulierung

Alle Aussagen im Fragenkatalog sind im Format „stimme zu / stimme nicht zu“ formuliert. Dieselbe Skala für alle Aussagen erleichtert den Vergleich der Ergebnisse und zeigt die Verteilung über die Themen hinweg. Für die meisten Unternehmen reicht eine Fünferskala (siehe Tabelle unten). Beim Formulieren helfen drei Regeln: Jede Aussage behandelt nur ein Thema („meine Führungskraft ist offen und fair“ sind zwei Aussagen), Aussagen sind positiv formuliert, und sie fragen nach der konkreten Erfahrung der Mitarbeitenden. Statt allgemeiner Fragen wie „Ist das Unternehmen ein toller Ort?“ liefern beobachtbare Aussagen wie „Ich komme an die Informationen, die ich für meine Arbeit brauche“ brauchbarere Ergebnisse. Der folgende Fragenkatalog umfasst fünf Themen mit je fünf Aussagen; insgesamt fünfundzwanzig Aussagen bilden für die meisten Befragungen ein tragfähiges Gerüst. Sie müssen nicht alle verwenden: Es genügt auch, die drei oder vier Themen auszuwählen, die Sie am meisten interessieren, und aus jedem drei oder vier Aussagen zu übernehmen.

Fragen zur Mitarbeiterzufriedenheit: Beispiel-Fragenkatalog

1. Führungskraft

• Meine Führungskraft sagt mir klar, was sie von mir erwartet.
• Ich kann Probleme offen bei meiner Führungskraft ansprechen.
• Meine Führungskraft gibt mir zeitnah konstruktives Feedback zu meiner Arbeit.
• Meine Führungskraft behandelt das Team bei Entscheidungen fair.
• Meine Führungskraft unterstützt meine Entwicklung.

2. Arbeitslast und Arbeitsorganisation

• Ich kann mein Arbeitspensum innerhalb meiner Arbeitszeit erledigen.
• Meine Aufgaben und Verantwortlichkeiten sind klar.
• Ich habe Zugang zu den Werkzeugen und Informationen, die ich für meine Arbeit brauche.
• Bei der Schicht- und Urlaubsplanung werde ich fair berücksichtigt.
• In Spitzenzeiten wird die Arbeit im Team ausgewogen verteilt.

3. Kommunikation

• Ich erfahre rechtzeitig von Entscheidungen im Unternehmen.
• Ankündigungen sind verständlich und erreichen mich.
• Ich weiß, wo ich die Informationen finde, die ich brauche.
• Meine Meinung wird gehört, und ich bekomme eine Rückmeldung.
• Die Kommunikation zwischen den Abteilungen erleichtert meine Arbeit.

4. Entwicklung

• Im Unternehmen habe ich genügend Möglichkeiten, mich weiterzuentwickeln.
• Die Schulungen, die ich erhalte, helfen mir bei meiner Arbeit.
• Ich bin über meine Karrieremöglichkeiten klar informiert.
• Ich habe den Eindruck, dass mein Beitrag im Unternehmen wahrgenommen wird.
• Wenn ich eine neue Fähigkeit lernen möchte, finde ich Unterstützung.

5. Zugehörigkeit und allgemeine Zufriedenheit

• Ich arbeite gern in diesem Unternehmen.
• Ich fühle mich als Teil meines Teams.
• Die Werte des Unternehmens sind im Arbeitsalltag sichtbar.
• Ich empfinde meine Arbeit als sinnvoll.
• Ich würde dieses Unternehmen Bekannten als Arbeitgeber empfehlen.

Für offene Fragen reichen vier Beispiele. Halten Sie sie kurz und begrenzen Sie ihre Zahl: Antworten zu lesen und zu gruppieren kostet Zeit. Legen Sie daher vorab fest, wer die Antworten auf jede Frage wie auswertet.

• Wenn Sie eine Sache an Ihrer Arbeitsorganisation ändern könnten, welche wäre das?
• Was motiviert Sie bei der Arbeit am meisten?
• Was braucht es Ihrer Meinung nach für eine bessere Kommunikation?
• Gibt es noch etwas, das Sie ergänzen möchten?

Lässt sich eine Mitarbeiterzufriedenheitsbefragung mit Word oder Excel durchführen?

Ja, und für eine einmalige Befragung in einem kleinen Team reicht das oft aus. Sie können die Fragen in Word vorbereiten und ausdrucken oder in Excel eine Formulartabelle anlegen; in einer sehr kleinen Werkstatt tut es sogar ein Papierformular, das persönlich verteilt wird. Wächst die Befragung oder wird sie wiederholt, stoßen Sie an diesen Punkten an Grenzen:

• Anonymität: Kommt die Datei per E-Mail zurück, ist klar, wer sie ausgefüllt hat. Die Mitarbeitenden wissen das und halten sich mit ehrlichen Antworten zurück.
• Teilnahmeverfolgung: Wer geantwortet hat und wer nicht, verfolgen Sie von Hand; Anonymität zu wahren und die Teilnahme zu verfolgen, widerspricht sich.
• Auswertung nach Abteilungen: Um die Ergebnisse nach Abteilungen zu trennen, müssen Sie die Dateien einzeln zusammenführen.
• Verteilung und Vergleich: Wie viele Personen bei jeder Aussage welche Option gewählt haben, zählen Sie von Hand; der Vergleich mit den Vorjahresergebnissen wird zur eigenen Aufgabe.
• Versionschaos: Ändern mehrere Personen die Fragen, ist unklar, welche Datei aktuell ist.

Wie führen Sie die Befragung durch? Sechs Schritte

1. Legen Sie das Ziel fest. Schreiben Sie vorab auf, was Sie aus der Befragung lernen und was Sie mit dem Ergebnis tun wollen. „Wir messen die Zufriedenheit mit dem Schichtmodell und überprüfen die Planung anhand des Ergebnisses“ ist ein gutes Ziel; „den Puls der Belegschaft fühlen“ ist vage. Stellen Sie keine Frage, die zu keiner Entscheidung führt.
2. Halten Sie die Fragenzahl gering. Wählen Sie aus jedem Thema einige Aussagen aus; eine kurze Befragung lässt sich für Mitarbeitende viel leichter abschließen.
3. Entscheiden Sie, ob Sie anonym oder gezielt veröffentlichen. Wollen Sie Meinungen sammeln, eignet sich die anonyme Veröffentlichung; wollen Sie die Erfahrung einer bestimmten Abteilung messen, passt die gezielte Veröffentlichung.
4. Verfolgen Sie die Teilnahme. Beobachten Sie die Teilnahmequote, solange die Befragung läuft, und erinnern Sie die Führungskräfte in Abteilungen mit niedriger Beteiligung.
5. Teilen Sie die Ergebnisse. Den Mitarbeitenden die Ergebnisse und die geplanten Entscheidungen zu erläutern, ist der wichtigste Grund, warum sie an der nächsten Befragung teilnehmen. Eine Befragung, deren Ergebnisse nie geteilt werden, vermittelt den Eindruck, dass die eigene Meinung nichts bewirkt.
6. Seien Sie bei kleinen Gruppen vorsichtig. In sehr kleinen Abteilungen kann die Auswertung nach Abteilungen die Anonymität schwächen; weisen Sie die Ergebnisse solcher Abteilungen nur zusammen mit anderen Einheiten aus.

Wie lesen Sie die Ergebnisse?

Die Ergebnisse auf einen einzigen Durchschnittswert zu reduzieren, ist verlockend, aber irreführend. Zwei Aussagen können denselben Durchschnitt haben: Bei der einen sammeln sich alle in der Mitte, bei der anderen verteilen sich die Antworten je zur Hälfte auf die beiden Extreme. Sehen Sie sich deshalb die Antwortverteilung jeder Aussage an und nutzen Sie Themendurchschnitte nur als erste Übersicht. Beim Lesen helfen diese fünf Fragen:

• Welches Thema schneidet am schwächsten ab? Konzentrieren Sie sich zuerst auf die zwei schwächsten Themen; alles auf einmal verbessern zu wollen, zersplittert die Kräfte.
• Gibt es Unterschiede zwischen den Abteilungen? Ist dieselbe Aussage in einer Abteilung positiv und in einer anderen negativ, liegt das Problem nicht im ganzen Unternehmen, sondern in Führung und Arbeitsorganisation dieser Abteilung.
• Wo häufen sich Antworten bei „weder noch“? Viele Antworten in der Mitte können darauf hindeuten, dass die Aussage unklar ist oder die Mitarbeitenden zögern, offen zu sprechen.
• Passen die offenen Antworten zu den Zahlen? Zeigen die Zahlen ein Thema auf, erklären die Kommentare den Grund.
• Was sagen Sie den Mitarbeitenden? Halten Sie fest, was Sie gehört haben und was Sie zu welchem Thema unternehmen; offen zu sagen, dass Sie bei einem Thema nichts tun können, schafft mehr Vertrauen als Schweigen.

Wie führt das Modul Umfragemanagement eine Befragung durch?

In YazSis KurumsalPortal folgt das Modul Umfragemanagement fünf Schritten: Sie erstellen die Fragen, wählen die Zielgruppe, veröffentlichen die Umfrage, verfolgen die Teilnahme und werten die Ergebnisse aus. Mit dem Fragebogen-Editor gestalten Sie die Umfrage mit verschiedenen Fragetypen passend zu dem Thema, das Sie messen wollen. Die Umfrage kann anonym oder gezielt für eine ausgewählte Zielgruppe veröffentlicht werden; die anonyme Option ist Teil eines Designs, das auf KVKK, das türkische Datenschutzgesetz, ausgerichtet ist. Während der Laufzeit wird die Teilnahme verfolgt, die Ergebnisse erscheinen mit der Antwortverteilung je Frage, und weil sie sich nach Abteilungen auswerten lassen, beruhen Verbesserungsentscheidungen auf Daten. Die Aussagen in diesem Artikel sind Beispiele; sie bedeuten nicht, dass wir eine fertige Umfragevorlage oder ein standardisiertes Messsystem anbieten. Die Fragetypen des Moduls klären wir gemeinsam mit Ihnen in der Bedarfsanalyse.

Um eine Umfrage gezielt oder anonym zu veröffentlichen, die Teilnahme zu verfolgen und Ergebnisse nach Abteilungen zu sehen, besuchen Sie die Seite Umfragemanagement; weitere Module finden Sie auf der Seite KurumsalPortal.