Meldebestand berechnen: Mindestbestand und Sicherheitsbestand mit Formel und Beispiel

Der Einkäufer hat für jeden Artikel fünfzig als kritischen Bestand eingetragen, weil sich die Zahl leicht merken lässt. Ein Schnelldreher fällt in drei Tagen auf fünfzig, und das Regal ist leer, bevor der Lieferant kommt. Ein anderer Artikel, der sich seit Monaten nicht bewegt, erreicht die fünfzig nie und liegt im Lager. Dieselbe Zahl löst bei einem Artikel zu spät Alarm aus, beim anderen unnötig. Damit ein Meldebestand funktioniert, muss er davon abhängen, wie schnell der Artikel verbraucht wird und wie lange eine Bestellung braucht. In diesem Beitrag zeigen wir an einem hypothetischen Beispiel, wie der kritische Lagerbestand festgelegt wird und wie sich Mindestbestand und Sicherheitsbestand mit einfachen Formeln berechnen lassen.

Der kritische Lagerbestand ist die Menge, bei der der Bestand eines Artikels die Grenze erreicht, an der nachbestellt werden muss; er wird so festgelegt, dass der Bestand nicht ausgeht, bevor die bestellte Ware eintrifft. In der Fachliteratur heißt er auch Meldebestand oder Bestellpunkt. Wird bestellt, sobald der Artikel auf diese Menge fällt, liegt bis zum Eintreffen der neuen Lieferung noch genug Bestand im Regal, um den Tagesverbrauch zu decken.

Was bedeutet kritischer Bestand und wie unterscheidet er sich von Mindest- und Sicherheitsbestand?

Die drei Begriffe werden oft verwechselt. Auch wenn sie von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich verwendet werden, ist folgende Unterscheidung verbreitet:

Wie berechnet man den Mindestbestand? Schritt für Schritt

1. Durchschnittlichen Tagesverbrauch ermitteln. Summieren Sie die Abgänge eines zurückliegenden Zeitraums und teilen Sie durch die Zahl der Tage. Nehmen Sie Kalendertage als Basis, nicht nur die Tage, an denen der Artikel verbraucht wurde.
2. Höchsten Tagesverbrauch bestimmen. Notieren Sie die Menge des Tages mit den meisten Abgängen im selben Zeitraum; bewerten Sie Ausnahmen wie Aktionen oder einmalige Großaufträge gesondert.
3. Lieferzeit messen. Ermitteln Sie die Zeit zwischen dem Bestelltag und dem Tag, an dem der Wareneingang im Lager gebucht wird, nach Möglichkeit je Lieferant.
4. Sicherheitsbestand berechnen. Multiplizieren Sie die Differenz zwischen höchstem und durchschnittlichem Tagesverbrauch mit der Lieferzeit.
5. Meldebestand festhalten. Multiplizieren Sie den durchschnittlichen Tagesverbrauch mit der Lieferzeit und addieren Sie den Sicherheitsbestand.
6. Wert im Artikelstamm hinterlegen und Prüftermin festlegen. Aktualisieren Sie den Wert, sobald sich Verbrauch oder Lieferzeit ändern.

Formel für den Sicherheitsbestand: ein hypothetisches Rechenbeispiel

Die folgenden Zahlen sind rein hypothetisch; sie wurden nur gewählt, um den Rechenweg zu zeigen. Die Formeln wurden auf drei Artikel angewendet.

Im Beispiel liegt der Meldebestand des Langsamdrehers B wegen der langen Lieferzeit bei rund der Hälfte des Werts von Artikel A; Artikel C mit der kürzesten Lieferzeit hat dagegen wegen seines hohen Tagesverbrauchs den höchsten Wert. Deshalb sollte man nicht für jeden Artikel dieselbe Zahl eintragen, sondern je Artikel und Lieferant rechnen.

Verfolgen wir den Ablauf bei Artikel A. Fällt der Bestand auf sechzig Stück, also auf den Meldebestand, wird bestellt. Gehen in den folgenden fünf Tagen durchschnittlich acht Stück pro Tag ab, werden vierzig Stück verbraucht und zwanzig bleiben übrig; wenn die neue Lieferung eintrifft, liegt der gesamte Sicherheitsbestand noch im Regal. Selbst wenn der Verbrauch an einem Tag auf zwölf Stück steigt, fängt der Puffer das auf. Liefert der Lieferant zwei Tage zu spät, werden weitere sechzehn Stück verbraucht und der Bestand sinkt auf vier; deshalb ist die Messung der Lieferzeit die wichtigste Eingangsgröße der Berechnung. Nach der Berechnung einmal solche kurzen „Was wäre, wenn“-Szenarien durchzuspielen, zeigt, ob die Zahl plausibel ist.

Für welche Artikel rechnet man zuerst?

In einem Betrieb mit Hunderten von Positionen ist es nicht realistisch, für alle mit gleicher Sorgfalt einen Wert zu berechnen. Verbreitet ist, die Artikel in drei Gruppen einzuteilen und die Priorität danach zu setzen:

• Kritische Gruppe. Artikel, deren Fehlen Produktion, Verkauf oder Dienstleistung stoppt. Berechnen Sie den Wert je Lieferant und prüfen Sie ihn häufig.
• Mittlere Gruppe. Regelmäßig verbrauchte Artikel, für die es Alternativen gibt. Wenden Sie die Formel einmal an und kontrollieren Sie periodisch.
• Niedrige Gruppe. Geringwertige Artikel oder solche, die bei Bedarf schnell beschafft werden können. Eine einfache Untergrenze und eine Sichtkontrolle reichen meist aus.

Situationen, die die Berechnung verfälschen

• Saisonalität. Bei Artikeln mit unterschiedlichem Sommer- und Winterverbrauch den Wert nach Zeiträumen trennen.
• Schwankende Lieferzeit. Liefert der Lieferant manchmal später als erwartet, ist es sicherer, statt des Durchschnitts die längste Lieferzeit anzusetzen.
• Mindestbestellmenge. Verkauft der Lieferant nicht unter einer bestimmten Menge, sollten Meldebestand und Bestellmenge getrennt betrachtet werden.
• Risiko durch einen einzigen Lieferanten. Bei Artikeln ohne Alternative kann ein höherer Sicherheitsbestand sinnvoll sein.
• Artikel, die die Produktion stoppen. Bei Positionen, deren Fehlen die Linie anhalten würde, reicht der Blick auf den Durchschnittsverbrauch nicht; es wird ein risikobasiert höherer Wert festgelegt.
• Aktionen und Sammelbestellungen. Einmalige große Abgänge blähen den Durchschnitt auf; bereinigen Sie sie, bevor Sie rechnen.

Was tun, wenn ein Artikel den Meldebestand erreicht?

1. Wer die Warnung erhält, prüft den aktuellen Bestand und ob eine offene Bestellung existiert; ist bereits eine Lieferung unterwegs, wird nicht ein zweites Mal bestellt.
2. Die aktuelle Lieferzeit wird beim Lieferanten bestätigt; hat sie sich verlängert, wird entschieden, ob der Sicherheitsbestand angegriffen wird.
3. Die Bestellmenge wird festgelegt: Bedarf für den nächsten Zeitraum, Mindestbestellmenge des Lieferanten und Lagerkapazität werden zusammen betrachtet.
4. Die Bestellung wird erfasst und der erwartete Liefertermin notiert, damit eine Verzögerung früh auffällt.
5. Trifft die Ware ein, wird der Wareneingang am selben Tag gebucht; der Bestand liegt wieder über dem Meldebestand.

Lagerbestand und Meldebestand in Excel: Wo reicht es, wo nicht?

Die obigen Formeln lassen sich in einer Excel-Tabelle leicht aufbauen: Spalten für Verbrauch, Lieferzeit und höchsten Verbrauch, dazu eine Spalte für den Meldebestand. Das Problem ist nicht die Berechnung, sondern die Aktualität. Der Verbrauch ändert sich täglich, die Zahl in der Tabelle wird aber meist von Hand gepflegt; der Bestand steht an einer Stelle, der Meldebestand an einer anderen, und niemand wird gewarnt, wenn ein Artikel unter den Meldebestand fällt. Die Tabelle reicht für die Berechnung, für die Warnung reicht sie nicht.

Wie sieht man in KurumsalPortal Artikel, die den Meldebestand erreichen?

Das Modul Bestands- & Lagerverwaltung berechnet den Meldebestand nicht für Sie. Die von Ihnen berechneten Werte werden überwacht, und Artikel, die diesen Wert erreichen, werden sichtbar. Da Zugänge, Abgänge und Umlagerungen in einem einzigen Bewegungsjournal geführt werden, lässt sich der aktuelle Bestand direkt aus den Buchungen ablesen; bei mehreren Lagern sieht man auf demselben Bildschirm, wo wie viel von welchem Artikel liegt, und bewertet dies zusammen mit dem Bestandsbericht. Das nimmt Ihnen das Nachrechnen von Hand nicht ab; es sorgt aber dafür, dass ein Artikel unter dem Meldebestand nicht mehr nur dann auffällt, wenn jemand in die Tabelle schaut.

Einkauf, Lager und Finanzen arbeiten mit demselben Datensatz. Wenn Sie Ihre Werte berechnen, Artikel am Meldebestand im System sehen und danach bestellen möchten, finden Sie den Ablauf auf der Seite Bestands- & Lagerverwaltung und für weitere Prozesse den Überblick zum KurumsalPortal.