Inventur durchführen: Vorbereitung, Zähltag und Klärung von Inventurdifferenzen

In der letzten Woche des Jahres sind die Zähllisten gedruckt. Der Lagerverantwortliche zählt das erste Regal, schaut auf die Zahl am Bildschirm und schüttelt den Kopf: Im System stehen vierzig, im Regal liegen sechsunddreißig. Wo sind die vier? Wurde ein Warenausgang nicht gebucht, ist eine Lieferung im falschen Regal gelandet, oder ist die Zählung falsch? Weil sich keine Antwort findet, zieht sich der Tag, das Team ermüdet, und die Inventur wird zu einer lästigen Pflicht, die man bis zum nächsten Jahr vergisst. So beginnt der Zähltag in vielen Betrieben: Die Zahlen stimmen nicht, die Mitarbeitenden sind kurz davor, sich gegenseitig die Schuld zu geben, und am Ende des Tages werden die Differenzen einzeln „korrigiert“. In diesem Artikel erklären wir, wie Sie eine Inventur planen, wer sie durchführt und wie Sie bei Differenzen vorgehen.

Die Inventur ist die Zählung von Art und Menge der Waren, die tatsächlich im Lager oder im Geschäft vorhanden sind, und ihr Abgleich mit dem Buchbestand. Ziel ist es, Bestand und Wirklichkeit in Einklang zu bringen und die Ursache von Abweichungen sichtbar zu machen; eine Zahl auf dem Papier zu korrigieren ist nur der letzte Schritt.

Warum wird eine Inventur durchgeführt?

• Um zu sehen, ob der Buchbestand die Wirklichkeit abbildet; Einkaufs- und Verkaufsentscheidungen beruhen auf dieser Zahl.
• Um Schwund, Beschädigung, falsche Einlagerung und nicht gebuchte Bewegungen früh zu erkennen.
• Damit Mindestbestände und Bestellpunkte richtig funktionieren; ein falscher Anfangsbestand erzeugt falsche Warnungen.
• Damit Finanzabteilung und Prüfer sich auf den Bestandswert verlassen können.
• Um die Schwachstellen der Lagerprozesse zu erkennen, also in welcher Produktgruppe und bei welcher Bewegungsart Differenzen entstehen.

Wer führt die Inventur durch?

Der Grundsatz lautet: Wer zählt, prüft nicht seine eigenen Buchungen. Die Person, die das Lager verwaltet, kann an der Inventur teilnehmen und mit ihrer Kenntnis der Zahlen Orientierung geben; zählt sie ein Regal aber allein und gleicht es mit ihren eigenen Buchungen ab, wird das Ergebnis voreingenommen. Die folgende Aufteilung eignet sich für ein kleines bis mittleres Lager:

In einem kleinen Team lassen sich nicht immer alle Rollen mit verschiedenen Personen besetzen. Achten Sie dann zumindest darauf, dass zählende und erfassende Person verschieden sind, und überlassen Sie die Freigabe von Korrekturen einer übergeordneten Führungskraft. Wenn zwei Personen gegenseitig ihre Arbeit kontrollieren, ist das wesentlich sicherer, als wenn eine Person zählt und zugleich korrigiert.

Vorbereitung der Inventur

• Legen Sie den Umfang fest: das ganze Lager, eine bestimmte Produktgruppe oder bestimmte Regale?
• Geben Sie Tag und Uhrzeit der Inventur bekannt; teilen Sie den betroffenen Teams mit, dass während der Zählung keine Ein- und Ausgänge stattfinden.
• Buchen Sie offene Lieferscheine, Bestellungen und Umlagerungen vor der Zählung.
• Räumen Sie das Lager auf: Stellen Sie verstreute Kartons an ihren Platz und lagern Sie beschädigte und auf Rücksendung wartende Waren in einem separaten Bereich.
• Bereiten Sie die Zähllisten vor; Produktname und Einheit (Stück, Karton, kg) sollten klar angegeben sein, und die Zählenden sollten zählen, ohne die Sollmenge zu sehen.
• Prüfen Sie Hilfsmittel wie Barcodescanner, Etiketten, Stifte und Beleuchtung.
• Weisen Sie das Zählteam kurz ein: Wie wird ein Produkt erfasst, das auch in einem anderen Regal liegt, und wie wird ein angebrochener Karton gezählt?

Der Zähltag Schritt für Schritt

1. Stoppen Sie Wareneingänge und -ausgänge oder kennzeichnen Sie Bewegungen nach Zählbeginn gesondert.
2. Teilen Sie das Lager in Zonen oder Regalreihen auf; ordnen Sie jeder Zone ein verantwortliches Team zu.
3. Zeigen Sie den Zählenden nicht die Systemmenge; sie tragen das Gezählte in eine leere Zählliste ein.
4. Kennzeichnen oder markieren Sie jeden gezählten Bereich; gezählte und ungezählte Regale müssen klar unterscheidbar sein.
5. Vergleichen Sie nach Abschluss der Zählung die Liste mit der Systemmenge und ermitteln Sie die abweichenden Positionen.
6. Lassen Sie die abweichenden Positionen von einem zweiten Team nachzählen; stimmen beide Zählungen überein, ist die Differenz echt.
7. Lassen Sie die Ergebnisse von der Inventurleitung unterschreiben und bewahren Sie sie mit dem Zähldatum auf.

Ein Produkt, das nicht gezählt wurde, ist ein unbekanntes Produkt, auch wenn es gebucht ist.

Regeln, auf die Sie bei der Inventur achten sollten

• Legen Sie die Einheit fest. Werden Karton und Stück verwechselt, entsteht bei einem einzigen Produkt eine große Differenz.
• Finden Sie dasselbe Produkt an mehreren Stellen, addieren Sie alle Stellen; erfassen Sie nicht nur eine davon.
• Zählen Sie Verwahrware, Kommissionsware oder Kundeneigentum in einer separaten Liste.
• Mischen Sie Ware, die unterwegs ist, bereits versandt oder noch nicht angenommen wurde, nicht unter die Zählung.
• Radieren oder überschreiben Sie in der Zählliste nichts; streichen Sie einen Fehler durch, schreiben Sie neu und zeichnen Sie ab.
• Buchen Sie keine Korrektur, sobald Sie eine Differenz sehen; finden Sie zuerst die Ursache.

Wo fangen Sie bei einer Differenz an?

Die Ursachen von Inventurdifferenzen behandeln wir in einem eigenen Artikel; hier geben wir nur einen kurzen Fahrplan, der Ihnen am Zähltag hilft.

Was passiert nach der Inventur?

Die Inventur endet nicht in dem Moment, in dem Sie die Zahlen korrigieren. Ihr eigentlicher Wert liegt darin, das Gelernte in die Prozesse zurückzuführen:

1. Fassen Sie die Ergebnisse nach Produktgruppe und Lager zusammen; markieren Sie, wo sich Differenzen häufen.
2. Buchen Sie bei Differenzen mit bekannter Ursache die Korrektur mit Begründung; legen Sie Differenzen ohne erkennbare Ursache einer berechtigten Person zur Freigabe vor.
3. Ordnen Sie die Ursachen ein: nicht gebuchte Bewegung, falsche Einlagerung, Einheitenfehler, Beschädigung oder Schwund. Tritt bei der nächsten Inventur dieselbe Kategorie wieder auf, gibt es eine Lücke im Prozess.
4. Passen Sie die Buchungsregeln für Bewegungen bei Bedarf an; legen Sie zum Beispiel eine eigene Bewegungsart für Musterentnahmen an.
5. Tragen Sie Termin und Umfang der nächsten Inventur schon jetzt in den Kalender ein.

Ein kurzes Beispiel: ein Großhändler mit zwei Lagern

Das Zentrallager und das Filiallager eines Großhändlers führen dieselben Produktgruppen. Bei der Jahresinventur zeigt sich in einer Produktgruppe im Zentrallager ein Fehlbestand, im Filiallager in derselben Gruppe ein Mehrbestand. Insgesamt ist die Differenz so gering, dass sie kaum ins Gewicht fällt. Die Prüfung ergibt, dass eine Umlagerung zwischen den beiden Lagern im Zentrallager als Ausgang gebucht, im Filiallager aber noch nicht als Eingang erfasst wurde. Hätte man die Inventur nur Lager für Lager betrachtet, wäre nicht aufgefallen, dass sich die beiden Differenzen gegenseitig erklären, und für beide wäre eine eigene Korrektur gebucht worden. Gibt es mehrere Lager, muss die Differenz nicht nur in der Summe, sondern nach Lager und Umlagerung gelesen werden.

Inventur mit Excel und Papier: Wann reicht das, wann nicht?

In einem Betrieb mit wenigen Artikeln und nur einem Lager erfüllen eine gedruckte Zählliste und eine Excel-Tabelle ihren Zweck. Die Zählliste neben die Systemmenge zu legen und die Differenz zu finden ist einfach. In Betrieben mit vielen Artikeln oder mehreren Lagern bleibt die Liste dagegen nicht aktuell, Bewegungen während der Zählung werden nicht in die Tabelle übernommen, und die Bewegung, aus der eine Differenz entstand, muss im Nachhinein gesucht werden. Die Tabelle hält die Zählung fest, zeigt aber nicht die Bewegungshistorie.

Wie wird die Inventur in KurumsalPortal überprüft?

Im Modul Bestands- & Lagerverwaltung werden Produkte mit Kategorie und Barcode angelegt; Zugänge, Abgänge und Umlagerungen zwischen Lagern werden in einem einzigen Bewegungsjournal gebucht. Lagerzählungen werden mit dem Buchbestand abgeglichen, und Produkte, die den Mindestbestand erreichen, werden sichtbar. Die Zählung selbst übernimmt weiterhin Ihr Team; das Modul stellt das Zählergebnis neben den Buchbestand und erleichtert die Prüfung, über welche Bewegungen eine Differenz entstanden ist. Welcher Barcodescanner und welche Hardware eingesetzt werden, wird im Projekt gemeinsam festgelegt.

Das Modul nutzt dieselbe Benutzer-, Rechte- und Benachrichtigungsinfrastruktur wie die übrigen Module von KurumsalPortal; wer welche Vorgänge ausführt, wird bei der Einrichtung festgelegt. Wenn Sie Ihre Lagerbewegungen, mehrere Lager und die Prüfung der Inventur auf einem Bildschirm verfolgen möchten, finden Sie alles Weitere auf der Seite Bestands- & Lagerverwaltung.