Inventur von Anlagegütern durchführen: Vorbereitung, Zähltag und Differenzprotokoll

Die letzte Woche des Jahres. Die Zählliste kommt aus dem Drucker, und die Teams verteilen sich mit Papier und Stift auf die Etagen. Eine Stunde später hat ein Stockwerk mehrere Geräte gefunden, die „nicht auf der Liste“ stehen, ein anderes hat Positionen notiert, die auf der Liste stehen, aber nicht an ihrem Platz sind. Die Zählung endet, doch die eigentliche Arbeit beginnt jetzt: Wessen Fehler sind diese Differenzen, welche sind echte Verluste, welche nicht erfasste Transfers? Den Wert einer Inventur machen nicht die Zahlen selbst aus, sondern wie die Differenzen geklärt und der Datenbestand aktualisiert wird. Die folgende Checkliste behandelt das in drei Phasen.

Die Inventur von Anlagegütern ist die Einzelprüfung, ob die erfassten Anlagegüter tatsächlich vor Ort vorhanden sind und sich bei der richtigen Person, am richtigen Standort und im erwarteten Zustand befinden. Am Ende sollten eine aktuelle Liste und erklärte Differenzen vorliegen.

Wann wird eine Inventur durchgeführt?

Die Häufigkeit hängt von den Vorgaben des Unternehmens und der Buchhaltung ab. Viele Unternehmen zählen am Jahresende vollständig; daneben lösen bestimmte Anlässe eine Inventur aus. Welche Inventuren buchhalterisch nötig sind, erfragen Sie am besten bei Ihrer Buchhaltung.

• Vollständige Inventur zum Jahres- oder Periodenende.
• Vor und nach einem Büro- oder Lagerumzug.
• Wechsel einer Abteilung oder Führungskraft.
• Verdacht auf Verlust oder Unstimmigkeiten bei Zuweisungen.
• Vorbereitung auf eine interne oder externe Prüfung.
• Unmittelbar nach der Umstellung auf ein neues Inventarsystem, um die Daten mit dem tatsächlichen Bestand vor Ort abzugleichen.

Wie führt man eine Inventur von Anlagegütern durch? Drei Phasen

1. Vorbereitung: was vor der Zählung zu tun ist

1. Umfang und Termin festlegen. Welche Standorte und welche Gruppen von Gegenständen werden gezählt? Zähltag und Dauer werden allen Abteilungen vorab mitgeteilt.
2. Aktuelle Liste erstellen. Gezählt wird anhand der erfassten Liste; sie sollte vor der Inventur auf den endgültigen Stand gebracht werden, und es muss sichergestellt sein, dass niemand eine inoffizielle Kopie führt.
3. Bewegungen einfrieren. Während der Inventur werden keine Transfers, Rückgaben oder neuen Zuweisungen erfasst; sonst ändert sich der Datensatz eines gezählten Gegenstands noch am selben Tag.
4. Teams trennen. Die Zählenden sollten andere Personen sein als diejenigen, die die Daten pflegen; so prüft niemand seine eigenen Einträge.
5. Etiketten und Barcodes prüfen. Werden Gegenstände mit unlesbaren oder fehlenden Etiketten vor dem Zähltag erkannt, geht die Zählung schneller.
6. Zählformular vorbereiten. Felder für Standort, Bezeichnung, Zuweisungsnummer, Seriennummer, Zustand und Notiz genügen.

Beispiel für eine Ankündigung: Die Inventur der Anlagegüter findet am [Datum] für [Standorte] statt. Während der Inventur werden Zuweisungen, Rückgaben und Transfers ausgesetzt. Bitte halten Sie die Ihnen zugewiesene Ausstattung und deren Etiketten sichtbar bereit und informieren Sie das Zählteam, falls Ihr Gerät nicht an seinem Platz ist.

2. Zähltag: die Schritte vor Ort

1. Legen Sie die Reihenfolge der Standorte fest und gehen Sie erst zum nächsten über, wenn der aktuelle abgeschlossen ist.
2. Gleichen Sie jeden Gegenstand per Etikett, Barcode oder Seriennummer mit dem Eintrag in der Liste ab; „eins vom selben Modell“ reicht nicht.
3. Tragen Sie Standort, Nutzer und physischen Zustand des Gegenstands ins Formular ein.
4. Überspringen Sie Gegenstände ohne Listeneintrag oder ohne Etikett nicht; vermerken Sie sie in einem eigenen Abschnitt und fotografieren Sie sie nach Möglichkeit.
5. Führen Sie am Ende des Tages alle Formulare in einer Liste zusammen und ermitteln Sie die nicht gezählten Positionen.

3. Differenzklärung: Abweichungen verstehen und bereinigen

Was tun, wenn bei der Inventur ein Anlagegut auftaucht, das nicht auf der Liste steht?

Ein Gegenstand ohne Listeneintrag deutet meist auf eine Lücke in der Erfassung hin, nicht auf einen Verlust. Trotzdem ist Vorsicht geboten: Es kann auch bedeuten, dass jemand ein Gerät nutzt, das ihm nicht zugewiesen ist.

1. Markieren Sie den Gegenstand gesondert, bewegen Sie ihn nicht und halten Sie Foto und Seriennummer fest.
2. Tragen Sie ins Formular ein, wer ihn hat und wo er sich befindet.
3. Klären Sie die Herkunft: Kauf, Spende, Transfer aus einer anderen Abteilung oder ein alter Eintrag kommen infrage.
4. Ist die Herkunft bestätigt, legen Sie eine neue Inventarkarte an und erfassen die Zuweisung.
5. Lässt sich die Herkunft nicht klären, informieren Sie die zuständige Führungskraft und fragen Sie Ihre Buchhaltung, wie der Gegenstand buchhalterisch zu behandeln ist.

Nach der Inventur: Differenzprotokoll und Aktualisierung der Daten

Eine Inventur ist erst abgeschlossen, wenn die Differenzen bereinigt und die Daten aktualisiert sind. Werden ungeklärte Differenzen in einem einzigen Differenzprotokoll gesammelt, klärt das die Zuständigkeiten und bildet den Ausgangspunkt für das nächste Jahr. Ein Differenzprotokoll kann folgende Angaben enthalten:

• Datum und Umfang der Inventur sowie das zählende Team.
• Differenzliste: Gegenstand, Art der Differenz und Kenntnisstand bei der Feststellung.
• Die zu jeder Differenz durchgeführte Prüfung und ihr Ergebnis.
• Trennung in erledigte und offene Differenzen; für offene eine verantwortliche Person und eine Frist.
• Korrekturen im Datenbestand: Transfer, Zustandsänderung, neue Karte, Verlust oder Verschrottung.
• Name der erstellenden und der genehmigenden Person mit Datum.

Für offene Differenzen eine Frist zu setzen, ist wichtig; sonst wandert der Vermerk „nicht gefunden“ jedes Jahr in die nächste Inventur. Ist eine Differenz geklärt, sollte das auch im Datenbestand nachvollziehbar sein, damit nicht immer wieder dieselbe Recherche für denselben Gegenstand anfällt.

Wann funktioniert die Inventur mit Excel und Papier, und wann nicht mehr?

Bei wenigen Gegenständen und einem Standort reichen eine Papierliste und eine Excel-Datei für die Inventur aus. Mit mehr Gegenständen und Standorten wiederholen sich dieselben Probleme: Beim Übertragen der Papierformulare nach Excel entstehen Fehler, Gegenstände desselben Modells werden verwechselt, die Liste ändert sich während der Zählung, weil Bewegungen nicht eingefroren wurden, und die Ursachen der Differenzen werden einzeln von Hand gesucht. Die Ergebnisse bleiben in der Datei, und im nächsten Jahr beginnt dieselbe Vorbereitung von vorn.

Wenn Sie mit Papier und Excel zählen, helfen vier kleine Gewohnheiten, das Risiko zu senken:

• Erstellen Sie die Zählliste aus einer einzigen Datei und sperren Sie die Datei für die Dauer der Inventur.
• Nutzen Sie für jeden Standort ein eigenes Tabellenblatt und führen Sie die Blätter am Ende der Inventur in einer Liste zusammen.
• Notieren Sie Differenzen noch am selben Tag mit einer ersten Einschätzung und Ursache; eine auf den nächsten Tag verschobene Differenz wird meist nie geklärt.
• Archivieren Sie die Zähldatei und nutzen Sie sie als Ausgangsliste für das nächste Jahr.

Daten im Portal, die die Inventur erleichtern

In YazSis KurumsalPortal hat im Modul Inventar- & Zuweisungsmanagement jedes Anlagegut eine Inventarkarte mit Barcode; die Karte zeigt Nutzer, Standort, Status und Bewegungshistorie. Da die bestehende Liste per Sammelimport aus Excel übernommen werden kann, müssen Sie die Einträge nicht einzeln erfassen, und die aktuelle Liste lässt sich als XLSX-Bericht für die Inventur exportieren. Eine bei der Inventur festgestellte Differenz wird in der Bewegungshistorie der Karte verfolgt: Der Gegenstand kann auf defekt, in Reparatur, verschrottet oder verloren gesetzt werden, oder ein Transfer oder eine Rückgabe wird erfasst.

Für mengenbasierte Artikel prüft das Modul Bestands- & Lagerverwaltung Inventuren durch Abgleich mit den erfassten Beständen und macht Mindestbestände sichtbar. Welche Barcodeleser und welche Hardware eingesetzt werden, wird im Projekt gemeinsam festgelegt.

Wenn Sie die Inventur von einer mühsamen Jahresaufgabe in eine regelmäßige Kontrolle verwandeln möchten, beginnen Sie mit der Seite Inventar- & Zuweisungsmanagement.