Interner Auditbericht: Beispiel und Vorlage – Feststellungen, Nachweise und Maßnahmen

In Ihrem Auditbericht steht diese Zeile: „Im Lager wurde Unordnung festgestellt.“ Drei Wochen später fragt die Bereichsleitung: Welches Lager, welches Regal, unordentlich nach welchem Maßstab? Der Auditor erinnert sich nicht an das Regal, das Foto liegt noch auf seinem Handy. Es wird keine Maßnahme angelegt, weil es nichts Konkretes gibt, woran man ansetzen könnte. Das Problem liegt nicht im Audit selbst, sondern in der Formulierung der Feststellung. Eine gut formulierte Feststellung zeigt dem Leser auf einen Blick, was vorliegt, nach welchem Maßstab es ein Problem ist, worauf sie sich stützt und was zu tun ist. Unten finden Sie ein Berichtsgerüst, das genau das leistet, und ein fiktives Beispiel für einen internen Auditbericht.

Ein interner Auditbericht ist das Dokument, das Umfang eines Audits, verwendete Kriterien, festgestellte Sachverhalte und deren Nachweise festhält und für jedes Problem Verantwortliche und Termin enthält. Ein internes Qualitätsaudit und die allgemeine interne Revision eines Unternehmens können dasselbe Gerüst nutzen. Nur das Kriterium ändert sich: Das eine stützt sich auf die Norm und die Verfahrensanweisungen, das andere auf Unternehmensrichtlinien und interne Kontrollen.

Wie schreibt man einen internen Auditbericht, und welche Abschnitte hat er?

Wie formuliert man eine Auditfeststellung?

Die schwierigste Stelle im Bericht ist der Feststellungssatz. Jede Feststellung sollte vier Fragen beantworten:

1. Sachverhalt: Was wurde wo und wann gesehen?
2. Kriterium: Nach welcher Verfahrensanweisung, welcher Arbeitsanweisung oder welchem Normabschnitt gilt es als Problem?
3. Nachweis: Welcher Datensatz, welches Foto oder welche Beobachtung belegt das?
4. Auswirkung: Welches Risiko entsteht dadurch?

In der folgenden Tabelle sehen Sie eine schwache und eine starke Formulierung desselben Themas. Zahlen und Dokumentnamen in den Beispielen sind fiktiv.

Formulierungen, die Sie bei Feststellungen vermeiden sollten

Unbestimmte Wörter wie „meistens“, „einige“, „unzureichend“ oder „unordentlich“ machen die Feststellung angreifbar; die Bereichsleitung kann gegen jedes einen eigenen Einwand vorbringen. Setzen Sie stattdessen Zahl, Ort und Datensatz ein. Binden Sie die Feststellung an den Sachverhalt, nicht an die Person: „Drei Paletten sind nicht etikettiert“ statt „Der Lagerverantwortliche hat nicht etikettiert“ ist genauer und verlagert die Lösung von der Person auf den Prozess. Trennen Sie außerdem Deutung und Beobachtung: Was Sie gesehen haben und was Sie daraus schließen, gehört in getrennte Sätze.

Vorlage für einen internen Auditbericht zum Kopieren und Anpassen (fiktiv)

Die folgende Zusammenfassung wurde für ein Lageraudit in einem fiktiven Lebensmittel-Verpackungsbetrieb geschrieben. Überschriften und Satzmuster können Sie an Ihre eigenen Bereiche anpassen.

• Umfang und Kriterien: Bereich Lager und Versand, Zeitraum Januar–Februar. Kriterien: Verfahrensanweisung Lager und Arbeitsanweisung zur Bestandserfassung.
• Methode: Gespräch mit dem Lagerverantwortlichen, Beobachtung vor Ort in zwei Schichten, Abgleich von 10 Lagerkarten mit dem Systemeintrag.
• Feststellung 1 (Abweichung): In Lager B wurden 3 Paletten ohne Etikett gefunden; in den Lagerkarten gibt es keinen Eintrag dazu. Kriterium: Verfahrensanweisung Lager, Abschnitt 4.1. Auswirkung: Risiko, das falsche Produkt zu versenden.
• Nachweis: Foto F-3, Abgleichliste der Lagerkarten.
• Feststellung 2 (Beobachtung): In der Nachtschicht wird das Versandformular verspätet ausgefüllt; das hat bisher nicht zu fehlenden Aufzeichnungen geführt.
• Maßnahme 1: Paletten etikettieren und Lagerkarten aktualisieren; Ursache analysieren und den Etikettierschritt in die Arbeitsanweisung aufnehmen.
• Verantwortliche und Termin: Lagerverantwortlicher; der Termin wird im Bericht als konkreter Tag eingetragen.
• Abschlussnachweis: Foto der etikettierten Paletten und aktualisierte Lagerkarten.

Checkliste vor der Freigabe des Berichts

• Steht bei jeder Feststellung das Kriterium (Abschnitt oder Name der Verfahrensanweisung)?
• Liegt der Nachweis jeder Abweichung mit Datensatznummer im Bericht oder in dessen Anlage?
• Enthält der Feststellungssatz Ort, Menge und Datum?
• Wurden die Feststellungen im Abschlussgespräch mit der Bereichsleitung bestätigt?
• Hat jede Maßnahme genau eine verantwortliche Person und einen Termin?
• Sind Beobachtungen und Verbesserungsvorschläge getrennt von den Abweichungen aufgeführt?
• Wurden auch positive Feststellungen festgehalten?
• Sind Verteilerliste und Berichtsversion in den Kopfdaten zu sehen?

Sind ein Bericht der internen Revision und ein interner Qualitätsauditbericht dasselbe?

Das Gerüst ist dasselbe, das Kriterium ändert sich. Beim Beispiel eines internen Qualitätsauditberichts sind die Kriterien der betreffende Abschnitt der ISO-Norm und die Verfahrensanweisungen des Unternehmens; neben der Feststellung steht die Abschnittsnummer. In der allgemeinen internen Revision eines Unternehmens können interne Kontrollen wie Befugnismatrix, Freigaberegeln oder Aufbewahrungsordnung das Kriterium sein. In beiden Fällen besteht der Feststellungssatz aus denselben vier Teilen: Sachverhalt, Kriterium, Nachweis und Auswirkung. Halten Sie auch positive Feststellungen kurz fest: Was gut funktioniert, wird beim nächsten Audit zum Vergleichspunkt. Der Abschnitt mit den Kriterien sollte vor den Feststellungen stehen und sich im ganzen Bericht nicht ändern; sonst kann dieselbe Feststellung für zwei Leser zweierlei bedeuten, und die Diskussion dreht sich eher um den Maßstab als um den Inhalt der Feststellung.

Was passiert, wenn der Bericht ein PDF bleibt?

Ein Word- oder PDF-Bericht wird gelesen, unterschrieben und archiviert; eine in Excel geführte Feststellungsliste funktioniert auch, solange es einen Auditor und wenige Feststellungen gibt. Die Schwierigkeit: Der Bericht ist ein abgeschlossenes Dokument, kein lebendiger Datensatz:

• Maßnahmen werden von Hand aus dem Bericht in eine andere Tabelle übertragen; beide Listen laufen mit der Zeit auseinander.
• Termine stehen in niemandes Kalender, die Erinnerung bleibt am Auditor hängen.
• Nachweise verteilen sich auf E-Mails und persönliche Ordner.
• Ob dasselbe Thema im Folgejahr erneut auftaucht, sieht man nur, wenn man alte Berichte einzeln öffnet.

Wie wird in KurumsalPortal eine Feststellung mit einer Maßnahme verknüpft?

Im Modul Internes Auditmanagement wird das Audit einem Plan zugeordnet und anhand einer Checkliste durchgeführt. Ermittelte Feststellungen und Abweichungen werden beim jeweiligen Audit erfasst; die Feststellung bleibt nicht im Bericht stehen, sondern wird zu einem nachverfolgbaren Datensatz. Für jede Feststellung wird eine Korrekturmaßnahme mit klarer Verantwortung und Termin angelegt, und die Maßnahme wird mit einem Nachweis ihrer Erledigung abgeschlossen. So werden die Spalten Feststellung, Nachweis, Maßnahme und Verantwortliche nicht zu losen Dateien, sondern zu Gliedern einer einzigen Kette.

In der Praxis besteht der Bericht aus zwei Teilen: dem Text, den Menschen lesen, und dem Datensatz, den das System führt. Wenn Sie den erzählenden Teil (Umfang, Methode, Gesamtergebnis) kurz halten und Feststellung, Nachweis und Maßnahme in der Datensatzkette ausfüllen, wird der Bericht lesbar und nachverfolgbar zugleich. Welche Maßnahme offen und welche abgeschlossen ist, sieht man am Datensatz, ohne alte Berichte zu öffnen. Auch die Stilunterschiede zwischen Auditoren werden kleiner, weil alle dieselben Felder ausfüllen und jede Feststellung nach demselben vierteiligen Muster formuliert wird.

Wenn Sie neben der Audit- und Maßnahmenkette auch die anderen Module sehen möchten, geht es auf der Seite KurumsalPortal weiter.