Interne Mitteilung: Beispiele und Vorlagen für Beförderung, Feiertage und Notfälle

Stellen Sie sich folgende Mitteilung vor:

„Sehr geehrte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, wir teilen Ihnen mit, dass in der kommenden Zeit einige Anpassungen vorgenommen werden. Wir bitten um entsprechende Beachtung.“

Wer das liest, versteht weder, was sich ändert, noch, ob es ihn betrifft oder was zu tun ist. Das Ergebnis ist bekannt: Die Mitarbeitenden lesen die Mitteilung und fragen dann ihre Führungskraft oder die Personalabteilung: „Und was sollen wir jetzt tun?“ Statt Arbeit zu sparen, schafft die Mitteilung zusätzliche. Die Schwierigkeit beim Schreiben einer internen Mitteilung liegt nicht darin, Worte zu finden, sondern darin, die richtigen Informationen in der richtigen Reihenfolge zu geben. In diesem Artikel finden Sie Schreibregeln, vier fertige Vorlagen und einen Weg, zu prüfen, ob die Mitteilung wirklich angekommen ist.

Eine interne Mitteilung ist eine formelle schriftliche Nachricht, mit der die Geschäftsleitung oder eine Abteilung den Mitarbeitenden eine Entscheidung, Änderung oder Information übermittelt und die sich an eine bestimmte Zielgruppe richtet.

Wie schreiben Sie eine Mitteilung an Mitarbeitende? Fünf Schreibregeln

1. Nennen Sie im ersten Satz, was sich ändert. Einleitungen wie „Wir möchten Sie über ein wichtiges Thema informieren“ kosten die Lesenden Zeit; kommen Sie direkt zur Sache.
2. Geben Sie an, wen es betrifft. Gilt die Mitteilung für das ganze Unternehmen oder nur für einen Standort oder eine Abteilung? Wer nicht betroffen ist, sollte das in der ersten Zeile erkennen.
3. Nennen Sie das Datum eindeutig. Statt „in den nächsten Tagen“ schreiben Sie etwas Konkretes wie „ab Montagmorgen“; geben Sie das Anfangsdatum und bei Bedarf das Enddatum an.
4. Sagen Sie in einem Satz, was die Mitarbeitenden tun sollen. Ist eine Handlung nötig, schreiben Sie, was zu tun ist, wo und bis wann.
5. Nennen Sie eine Person oder einen Kanal für Rückfragen. Wer nicht weiß, an wen er sich wenden soll, fragt alle.

Für die Länge gibt es nur eine Regel: Der erste Absatz muss die Mitteilung erklären, auch wenn sonst nichts gelesen wird. Einzelheiten, Begründungen und häufige Fragen folgen darunter. Der Ton darf förmlich sein, doch ein förmlicher Ton mit kurzen Sätzen und einfachen Worten wird eher gelesen als eine blumige Formulierung.

Überarbeitetes Beispiel — Betreff: Kantinenbetrieb ändert sich ab Montag. Ab Montagmorgen gibt die Kantine das Essen in zwei Durchgängen aus; die Zeiten sind (Uhrzeit) und (Uhrzeit). Die Regelung betrifft die Mitarbeitenden der Zentrale. Bitte teilen Sie Ihrer Führungskraft bis zum (Datum) mit, an welchem Durchgang Sie teilnehmen. Bei Fragen können Sie sich an das Team (Abteilung) wenden.

Der Unterschied zwischen dem vagen Text vom Anfang und diesem liegt nicht in der Menge der Informationen, sondern in ihrer Reihenfolge. Im zweiten erfahren die Lesenden im ersten Satz, was sich ändert, im zweiten, wen es betrifft, und im dritten, was zu tun ist; Rückfragen sind nicht nötig.

Häufige Fehler beim Schreiben von Mitteilungen

• Die Betreffzeile leer oder allgemein lassen. „Wichtige Mitteilung“ sagt nichts aus; die Betreffzeile sollte die Änderung selbst enthalten.
• Mehrere Themen in eine Mitteilung packen. Jedes Thema kann eine eigene Zielgruppe und ein eigenes Datum haben; getrennte Mitteilungen sind leichter zu lesen und später leichter zu finden.
• Abkürzungen und internen Jargon verwenden. Neue Mitarbeitende oder Kolleginnen und Kollegen aus anderen Abteilungen verstehen den Text womöglich nicht.
• Die erwartete Handlung verstecken. Eine Aufgabe, die nur in einem Satz am Ende des Textes erwähnt wird, geht oft unter.
• Einen Befehlston anschlagen. Wer erklärt, was sich warum ändert, statt „Um entsprechende Beachtung wird dringend gebeten“ zu schreiben, fördert die Zusammenarbeit.

Vorlage für Unternehmensmitteilungen: ein Gerüst zum Kopieren und Anpassen

Beispiel für eine interne Beförderungsmitteilung

Betreff: (Vor- und Nachname) wird (neue Position). — (Vor- und Nachname) übernimmt ab dem (Datum) die Position (neue Position). (Vor- und Nachname) war bisher als (bisherige Position) im Bereich (Abteilung) tätig und hat sich besonders durch die Arbeit an (kurzer Satz zum Beitrag) hervorgetan. In der neuen Position verantwortet (Vor- und Nachname) (Verantwortungsbereich) und berichtet an (vorgesetzte Person). Für Anliegen zu (Thema) wenden Sie sich ab dem (Datum) bitte an (Vor- und Nachname). Wir wünschen viel Erfolg in der neuen Aufgabe.

Was in Beförderungsmitteilungen am häufigsten vergessen wird, ist die Auswirkung des Positionswechsels auf die Abläufe. Neben dem Glückwunsch sollte die Mitteilung auch die Frage beantworten: „An wen wende ich mich in dieser Sache künftig?“

Beispiel für eine Mitteilung zu Feiertagen und Arbeitszeiten

Betreff: Arbeitszeitregelung zu (Name des Feiertags / der Ferien). — Vom (Datum) bis zum (Datum) bleibt unser Unternehmen geschlossen. Am (Datum) beginnt die Arbeit um (Uhrzeit) wieder. Die Arbeitszeiten in den Schichtbereichen geben die Schichtleitungen gesondert bekannt. In dringenden Fällen erreichen Sie in dieser Zeit (Person) unter (Telefon). Wir wünschen allen erholsame und gesunde Feiertage.

Beispiele für Mitteilungen zu Richtlinienänderungen und Notfällen

Richtlinienänderung — Betreff: Neue Regelung für Urlaubsanträge. Ab dem (Datum) werden Urlaubsanträge nur noch über das Portal angenommen. Die Regelung betrifft alle Mitarbeitenden. Sie können Ihren Antrag im Browser Ihres Smartphones stellen und dort auch Ihren Resturlaub und den Genehmigungsstatus sehen. Bis zum (Datum) werden auch Anträge auf dem bisherigen Weg bearbeitet. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an die Personalabteilung.

Dringende Mitteilung — Betreff: DRINGEND — (Thema). Die Mitarbeitenden in (Abteilung/Standort) müssen heute ab (Uhrzeit) (erforderliche Maßnahme) umsetzen. Grund: (ein Satz). Weitere Informationen erhalten Sie bei (Person) unter (Telefon). Sobald es Neuigkeiten gibt, folgt über diesen Kanal eine zweite Mitteilung.

Für dringende Mitteilungen gilt ein einziger Grundsatz: Schreiben Sie zuerst, was zu tun ist, dann den Grund, und ergänzen Sie die Mitteilung um einen Kanal, der auch Personen ohne E-Mail erreicht, zum Beispiel SMS.

E-Mail, WhatsApp und Aushang: Wann reichen sie für Mitteilungen aus, wann nicht?

In einem kleinen Team genügen E-Mail oder eine WhatsApp-Gruppe meist; alle wissen, wen es betrifft, und die Nachricht kommt schnell an. Auch ein Aushang funktioniert vor Ort oder am Büroeingang. Mit dem Wachstum des Unternehmens zeigen sich diese Probleme:

• Niemand weiß, wen die Mitteilung erreicht hat, wer sie gelesen und wer sie nicht gesehen hat.
• Die Mitteilung geht an alle; Nichtbetroffene ermüden durch unnötige Benachrichtigungen, und wichtige Mitteilungen gehen unter.
• Mitarbeitende in Außendienst und Produktion ohne dienstliche E-Mail-Adresse erfahren nichts von Mitteilungen per E-Mail.
• Im Gruppenchat geht die Nachricht im Verlauf unter; eine Woche später ist sie schwer zu finden, und der Verlauf geht verloren.
• Der Veröffentlichungszeitpunkt wird von Hand gesteuert; die Mitteilung hängt von der Arbeitszeit einer einzelnen Person ab.

Wie prüfen Sie, ob eine Mitteilung angekommen ist?

Das Modul Ankündigungs- & Newsmanagement von YazSis KurumsalPortal wickelt eine Mitteilung in fünf Schritten ab: Sie bereiten den Inhalt vor, wählen die Zielgruppe, legen den Veröffentlichungszeitpunkt fest, senden die Benachrichtigung und werten den Lesestatus aus. Jede Ankündigung wird mit einer Kategorie gespeichert und gezielt an Personen, Teams, Abteilungen oder Standorte gerichtet. Sie erscheint im Portal und kann zusätzlich per E-Mail und SMS verschickt werden; der Versand läuft über die eigenen SMTP- und NetGSM-Konten des Unternehmens. Lesebestätigung und Verteilungsbericht zeigen, welche der adressierten Personen die Ankündigung erreicht hat und wer sie noch nicht gelesen hat.

Der Zeitpunkt einer Mitteilung ist ebenso wichtig wie ihr Inhalt. Nachrichten für Schichtarbeitende sollten vor Schichtbeginn ankommen; eine Nachricht, die frühmorgens an jemanden im Urlaub oder nach einer Nachtschicht geht, rutscht ungelesen nach unten. Wenn Sie den Veröffentlichungszeitpunkt vorab festlegen können, bereiten Sie die Mitteilung während der Arbeitszeit vor und planen sie für die Uhrzeit ein, zu der die Zielgruppe sie am ehesten sieht. Zeigt der Bericht, wer nicht gelesen hat, ist eine kurze Erinnerung oder ein persönliches Wort der zuständigen Führungskraft oft wirksamer, als denselben Text noch einmal zu senden.

Wie Sie Zielgruppe, Zeitpunkt und Lesebestätigung gemeinsam steuern, sehen Sie auf der Seite Ankündigungs- & Newsmanagement.