Dienstliche WhatsApp-Gruppe Pflicht? Austritt und Feierabend-Nachrichten in der Türkei

22:40 Uhr. Auf Ihrem Telefon erscheint eine Nachricht Ihrer Führungskraft: „Für die Besprechung morgen früh brauche ich diese Datei, können Sie mal draufschauen?“ Sie wissen, dass die Gruppe groß ist, alle die Nachricht gesehen haben und es auffällt, wenn Sie nicht antworten. In derselben Gruppe fragt sich ein neues Mitglied, wer seine Nummer weitergegeben hat, und jemand anderes möchte austreten, weiß aber nicht, ob das Ärger bringt. Dieser Beitrag beginnt mit den Fragen der Beschäftigten und geht dann darauf ein, wie der Arbeitgeber Regeln für betriebliche Kanäle festlegen kann. Er ist kein Rechtsgutachten, sondern eine allgemeine Information auf Grundlage der amtlichen türkischen Gesetzestexte.

Eine dienstliche WhatsApp-Gruppe ist eine Chatgruppe zur Abstimmung der Arbeit, der Beschäftigte meist mit ihrer privaten Telefonnummer beitreten. Die kurze Antwort: In den geprüften türkischen Gesetzestexten gibt es keine Bestimmung, die die Teilnahme an einer solchen Gruppe unmittelbar vorschreibt oder verbietet. Die Antwort ergibt sich aus einer Gesamtbetrachtung von Weisungsrecht des Arbeitgebers, Arbeitsvertrag, Arbeitszeit und Datenschutzregeln.

Ist die dienstliche WhatsApp-Gruppe Pflicht?

Nach Artikel 399 des türkischen Obligationengesetzes kann der Arbeitgeber allgemeine Regelungen und besondere Weisungen zur Ausführung der Arbeit und zum Verhalten der Beschäftigten im Betrieb erlassen; die Beschäftigten müssen sie befolgen, soweit Treu und Glauben es verlangen. Die Anweisung „Dienstliche Korrespondenz läuft über diesen Kanal“ kann unter dieses Recht fallen. Das heißt aber nicht, dass jede Weisung unter allen Umständen gilt; Maßstab ist, was Treu und Glauben verlangen.

In der Praxis hängt die Antwort von diesen Fragen ab: Ist die Gruppe für die Arbeit wirklich nötig? Ist im Arbeitsvertrag oder in den schriftlichen Regeln des Betriebs ein Kommunikationskanal festgelegt? Sollen Beschäftigte ihr privates Telefon und ihre private Nummer nutzen, oder stellt der Arbeitgeber einen betrieblichen Kanal bereit? Wurde Beschäftigten, die nicht beitreten möchten, ein anderer Weg angeboten? Die Antworten sind von Betrieb zu Betrieb verschieden, und im Streitfall nehmen Fachleute und Gerichte die Bewertung vor.

Ist der Austritt aus der dienstlichen WhatsApp-Gruppe strafbar?

Nein, der Austritt aus einer WhatsApp-Gruppe ist nicht strafbar. Artikel 2 des türkischen Strafgesetzbuchs legt den Grundsatz der Gesetzmäßigkeit von Straftat und Strafe fest: „Für eine Handlung, die das Gesetz nicht ausdrücklich als Straftat bestimmt, darf niemand bestraft werden.“ Der Austritt aus einer Gruppe ist im Strafgesetzbuch nicht als Straftat definiert.

Die eigentliche Frage betrifft nicht das Strafrecht, sondern das Arbeitsverhältnis: Gilt der Austritt als Nichtbefolgung einer wirksamen Weisung des Arbeitgebers? Das hängt vom Umfang der Weisung, vom Arbeitsvertrag und von der Praxis im Betrieb ab, und in diesem Beitrag treffen wir dazu keine allgemeine Aussage. Für Beschäftigte ist es sinnvoll, der Führungskraft vor dem Austritt die Gründe schriftlich mitzuteilen und einen anderen Kanal vorzuschlagen, damit die Arbeit nicht stockt, etwa E-Mail oder ein betriebliches Nachrichtentool.

Arbeitsnachrichten nach Feierabend senden und beantworten

Im Arbeitsgesetz haben wir keine eigene Bestimmung zu „Nachrichten“ oder „Kommunikation außerhalb der Arbeitszeit“ gefunden. Das Thema wird zusammen mit den Regeln zu Arbeitszeit und Ruhezeit bewertet. Aus den geprüften Texten ergibt sich folgender Rahmen:

Aus dieser Tabelle folgt: Es gibt keine Regel in einem Satz, ob jede Nachricht nach Feierabend beantwortet werden muss. Ob das Antworten als Arbeit gilt, ob eine Zustimmung zur Mehrarbeit nötig ist und ob ein Vergütungsanspruch entsteht, hängt von der Art der Nachricht, davon, ob die Anfrage verpflichtend ist, von den Aufzeichnungen und vom Vertrag ab. Deshalb schafft es Klarheit, wenn der Arbeitgeber die Regel schriftlich festlegt und Beschäftigte die Anfrage schriftlich klären („Ich kümmere mich morgen während der Arbeitszeit darum“).

Dienstliche WhatsApp-Gruppe und KVKK: Welche Risiken gibt es?

Nach dem türkischen Gesetz Nr. 6698 zum Schutz personenbezogener Daten (KVKK, das türkische Datenschutzgesetz) sind alle Informationen über eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person personenbezogene Daten (Artikel 3). Telefonnummer, Profilbild, in der Gruppe geschriebene Nachrichten und geteilte Dokumente können darunter fallen. Wer Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten festlegt, ist Verantwortlicher; ein Arbeitgeber, der die Betriebsgruppe einrichtet und verwaltet, kann diese Rolle haben. Artikel 4 des Gesetzes verlangt, dass Daten rechtmäßig und nach Treu und Glauben, für festgelegte und legitime Zwecke sowie zweckgebunden, begrenzt und verhältnismäßig verarbeitet werden; Artikel 12 verlangt technische und organisatorische Maßnahmen für ein angemessenes Sicherheitsniveau. Auch Artikel 419 des Obligationengesetzes besagt, dass der Arbeitgeber personenbezogene Daten der Beschäftigten nur so weit verwenden darf, wie es für deren Eignung für die Arbeit oder die Erfüllung des Arbeitsvertrags erforderlich ist.

Wie diese Bestimmungen in einer Gruppe anzuwenden sind, hängt von Zweck und Inhalt der Gruppe ab. Um das Risiko zu senken, lohnt sich für Arbeitgeber und Gruppenadmins ein Blick auf diese Checkliste:

• Zweck festhalten. Für welche Arbeit wurde die Gruppe eingerichtet, wer nimmt teil, welche Themen werden darin nicht besprochen? Wird die Gruppe zweckfremd genutzt, werden auch personenbezogene Daten zweckfremd verarbeitet.
• Mitglieder begrenzen. Fügen Sie nur Personen hinzu, die für ihre Arbeit in der Gruppe sein müssen, und sagen Sie den Beschäftigten von Anfang an, dass ihre Nummern für andere Mitglieder sichtbar sind.
• Keine sensiblen Dokumente teilen. Ausweiskopien, IBANs und ärztliche Atteste gehören nicht in die Gruppe; nach Artikel 6 des Gesetzes sind Gesundheitsdaten besondere Kategorien personenbezogener Daten.
• Informieren. Artikel 10 des Gesetzes verlangt, dass betroffene Personen bei der Erhebung der Daten unter anderem über die Identität des Verantwortlichen und den Verarbeitungszweck informiert werden; auch die Gruppenregeln sollten den Beschäftigten erklärt werden.
• Ausgeschiedene entfernen. Sperren Sie den Gruppenzugang für Personen, die das Unternehmen verlassen oder die Aufgabe wechseln, und behalten Sie im Blick, wer auf ältere Nachrichten zugreifen kann.
• Verantwortung für die Aufzeichnung klären. Bleibt die Korrespondenz verstreut auf privaten Telefonen, gibt es keine betriebliche Aufzeichnung. Trennen Sie Entscheidungen, die dokumentiert werden müssen, vom Chat.

Wie erstellt ein Arbeitgeber eine schriftliche Kommunikationsrichtlinie?

1. Festhalten, welche Arbeit über welchen Kanal läuft. Legen Sie getrennte Wege für Chat, Ankündigungen, Genehmigungen und Notfälle fest.
2. Erreichbarkeitszeiten definieren. In welchem Zeitraum wird eine Antwort erwartet, was gilt als „dringend“, und welcher Kanal wird im Notfall genutzt?
3. Keinen Kanal vorschreiben, der ein privates Telefon voraussetzt. Bieten Sie den Beschäftigten eine betriebliche Alternative, damit die Teilnahme freiwillig bleiben kann.
4. Gruppenverwaltung festlegen. Wer ist Admin, wer darf hinzufügen und entfernen, und wann werden Ausgeschiedene entfernt?
5. Entscheidungen und Genehmigungen vom Chat trennen. Alles, was dokumentiert werden muss, gehört an einen Ort, an dem nachvollziehbar ist, wer wann was gesagt hat.
6. Die Richtlinie schriftlich bekannt geben. Für Telearbeit nennt Artikel 14 des Gesetzes Nr. 4857 ausdrücklich Bestimmungen zur Kommunikation des Arbeitgebers mit dem Arbeitnehmer als Vertragsinhalt.

Was ändert sich mit einem betrieblichen Messenger statt WhatsApp?

In kleinen Teams und im Außeneinsatz ist WhatsApp oft der schnellste Weg und nicht verboten; problematisch wird es, wenn auch Arbeiten, die Aufzeichnungen und Daten erfordern, über denselben Kanal laufen. In YazSis KurumsalPortal bündelt das Nachrichtenmodul Einzel- und Gruppengespräche, das Teilen von Dateien und Bildern, eine Ansicht ungelesener Nachrichten und Benachrichtigungen in einem Portal, das auf dem eigenen Server des Unternehmens läuft. Auf Gespräche haben nur befugte Personen Zugriff; Korrespondenz und geteilte Dateien bleiben im Portal dokumentiert und gehören zum Unternehmensgedächtnis, auch wenn Beschäftigte oder Teams wechseln. Die Beschäftigten melden sich mit eigenen Benutzerkonten an und nutzen das Portal über den Browser ihres Smartphones, ohne eine App zu installieren.

Um betriebliche Korrespondenz zu dokumentieren, sehen Sie sich die Seite Nachrichtenmodul an; die übrigen Module finden Sie auf der Seite KurumsalPortal.