8 Fragen bei der CRM-Auswahl: Checkliste vor der Demo

Bei der CRM-Auswahl legen Teams meist die Funktionslisten von zwei, drei Programmen nebeneinander, sehen sich die Demos an und neigen dazu, das Produkt mit dem beeindruckendsten Bildschirm zu wählen. Dabei fallen die Fragen, die über den Erfolg der Wahl entscheiden, oft erst nach der Demo ein, wenn die Nutzung beginnt. Deshalb ist es gut, vor der Demo eine kurze Fragenliste in der Hand zu haben.

Ein CRM ist eine Software für das Kundenbeziehungsmanagement, in der Firmen- und Personendaten, Gespräche, Chancen und Angebote an einer Stelle geführt werden. Die folgenden acht Fragen können Sie bei jedem CRM verwenden, das Sie bewerten; die Beispielantworten geben wir anhand unseres Produkts YazSis CRM AI.

Zuerst den Bedarf aufschreiben

Machen Sie sich, bevor Sie zur Fragenliste übergehen, eine Seite Notizen: Was verliert das Vertriebsteam heute? Wo bleiben Angebote liegen? Wer verfolgt den Zahlungseingang? Sind Support-Tickets vom Vertrieb getrennt? Diese Notizen geben Ihnen einen Maßstab, um die Antworten des Anbieters zu gewichten. Ein Produkt, das „alles kann“, ist nicht dasselbe wie ein Produkt, das Ihre drei echten Probleme löst. Erarbeiten Sie Ihre Notizen in getrennten Gesprächen mit den Mitarbeitenden aus Vertrieb, Support und Buchhaltung; jedes Team verliert an einer anderen Stelle, und das CRM muss alle drei Teams zugleich bedienen.

Acht Fragen

1. Deckt es auch das ab, was nach dem Verkauf kommt? Stehen Angebot, Zahlungseingang, Support und Verlängerung auf derselben Firmenkarte, oder ist jedes ein eigenes Modul? In YazSis CRM AI werden Kontakte, Installationen, Gespräche, Chancen, Angebote, Zahlungen und E-Mail-Verlauf auf einer Karte gesammelt.
2. Wer sieht was? Gibt es eine Trennung nach Rollen und Berechtigungen? In YazSis CRM AI gibt es die Rollen Administrator, Support, Vertrieb und Buchhaltung; das Menü wird nach den Rechten gefiltert.
3. Sind durchgeführte Vorgänge nachvollziehbar? Wer hat wann ein Angebot oder eine Zahlung geändert? In YazSis CRM AI werden alle Schreibvorgänge mit Person, Vorgang und IP ins Prüfprotokoll geschrieben; Passwörter und Schlüsselwerte gelangen nicht ins Protokoll.
4. Woher bekommen wir Zielfirmen? Bleibt die Dateneingabe ganz beim Team? In YazSis CRM AI erstellt ein KI-Suchagent aus Websites von Industriezonen, Kammerverzeichnissen, der Websuche und der amtlichen Karten-API Funde zu Zielfirmen und bewertet sie.
5. Was macht die KI, und wer hat das letzte Wort? Legt die KI von sich aus Datensätze an? Bei uns schreibt der Agent nur Funde; die Mitarbeitenden bestätigen oder lehnen den Fund ab, aus einem nicht bestätigten Fund entsteht keine Firmenkarte.
6. Wie funktionieren E-Mail und Einwilligungsverwaltung? Gibt es einen Abmeldelink mit einem Klick, einen Datenschutzhinweis, Import und Export von Einwilligungsdaten und einen Testmodus? In YazSis CRM AI wird an eine abgemeldete Adresse nie wieder gesendet, und Einwilligungs- und Ablehnungsdaten aus İYS (dem türkischen Einwilligungssystem für Werbenachrichten) lassen sich übertragen.
7. Was bietet es für die Vertriebsplanung? Gibt es Gebiets- und Kartenansicht, Anrufliste, Verkaufstrichter? Das sind Bausteine, die den Alltag von Teams im Außendienst und am Telefon erleichtern.
8. Trennt sich, was heute läuft, von dem, was geplant ist? Kann der Anbieter schriftlich trennen, was live genutzt wird und was im Rahmen des Projekts eingerichtet wird? Auch der Umfang der Anbindung an bestehende Systeme sollte in dieser Phase klar werden.

Wie bewerten Sie die Antworten?

Tragen Sie die Antworten auf die acht Fragen in eine Tabelle ein, und markieren Sie jede Zeile mit „bereit“, „im Projektumfang“ oder „nicht vorhanden“. „Bereit“ kann direkt in die Nutzung gehen. Bei „im Projektumfang“ müssen Zeitpunkt und Umfang schriftlich vorliegen; ein mündliches Versprechen sieht in der Demo hübsch aus und wird in der Nutzung teuer. „Nicht vorhanden“ wird je nachdem, wie wichtig es für Sie ist, entweder akzeptiert oder ändert die Auswahl. Wenn Sie dieselbe Tabelle für jede Software ausfüllen, die Sie bewerten, wird die Auswahl nicht nach Eindruck getroffen, sondern anhand von Antworten, die sich nebeneinander lesen lassen.

• Bitten Sie darum, die Demo mit einem Beispiel durchzugehen, das Ihren eigenen Daten ähnelt; testen Sie Ihren Prozess statt eines fertigen, makellosen Szenarios.
• Fragen Sie, ob die Bildschirme aus dem Live-System oder aus vorbereiteten Bildern stammen.
• Mindestens ein Vertriebsmitarbeiter und ein Mitarbeiter der Buchhaltung aus Ihrem Team sollten an der Demo teilnehmen; die Fragen soll nicht der Chef stellen, sondern die Person, die das System nutzt.

Drei Prüfungen vor der Entscheidung

1. Probieren Sie es mit einer kleinen Menge echter Daten. Erfassen Sie einige Firmen, einige Chancen und ein Angebot mit Ihren echten Angaben. Wenn die Bildschirme Ihre Arbeit abbilden, ist die Wahl auf dem richtigen Weg.
2. Schreiben Sie auf, wer wann einsteigt. Bleibt unklar, wer die Einrichtung, die Teamschulung und die erste Datenübernahme durchführt und was in welcher Phase von Ihnen erwartet wird, bleibt das Projekt unvollendet.
3. Erfahren Sie den Ausstiegsweg. Können Sie auf Ihre Daten zugreifen, wenn Sie sie brauchen, und die Einwilligungsdaten exportieren? Diese Frage, die Sie heute nicht stellen, kann später die wichtigste werden.

Ein häufiger Fehler bei der Auswahl ist, die Software danach zu bestimmen, wer die meisten Funktionen bietet. Jede ungenutzte Funktion ist ein weiterer Bildschirm, der gelernt werden muss. Dass Vertriebs-, Support- und Buchhaltungsteams am selben Datensatz arbeiten können, ist weit wertvoller als die Zahl der Funktionen; denn die eigentliche Aufgabe eines CRM ist es, Wissen aus den Köpfen der Einzelnen an einen gemeinsamen Ort zu bringen.

Die Vorstellung Bildschirm für Bildschirm, die Rollen und die Vertrauensgrundsätze finden Sie auf der Seite YazSis CRM AI; Sie können dort mit Ihrer eigenen Fragenliste eine Demo anfragen.