Business-Messenger für die interne Kommunikation auswählen: 7 Kriterien und Vergleich

Ein Projektteam hat sich sein Messaging-Tool selbst ausgesucht, ein paar Wochen später ist ein anderes Team auf ein anderes Tool umgestiegen. Am Jahresende muss man in drei Apps suchen, um herauszufinden, wo eine Entscheidung festgehalten wurde; das Konto eines ausgeschiedenen Mitarbeiters ist noch aktiv; Arbeitsdateien liegen im persönlichen Konto eines Mitarbeiters. Keines der Tools war schlecht, alle waren schnell und einfach. Es fehlte die Anbindung der Kommunikation an die Dokumentations-, Berechtigungs- und Datenstruktur des Unternehmens. Deshalb sollte die Wahl eines internen Messengers nicht mit der Frage „Welcher wird am meisten genutzt?“ beginnen, sondern mit den folgenden Kriterien.

Eine interne Messaging-App ist eine Software, mit der Mitarbeitende Einzel- und Gruppenchats führen sowie Dateien und Bilder austauschen, und zwar auf einer Plattform unter der Kontrolle des Unternehmens; man spricht auch von Business-Messenger oder Unternehmens-Messenger. Der Unterschied zu einer privaten Chat-App: Die Unterhaltungen liegen nicht im Konto des Mitarbeiters, sondern in der Struktur des Unternehmens.

Wie wählen Sie eine interne Messaging-App aus? Sieben Kriterien

Die folgende Tabelle können Sie wie eine Bewertungskarte nutzen: Vergeben Sie für jedes Tool pro Zeile 0, 1 oder 2 Punkte und vergleichen Sie nicht die Summe, sondern die Zeilen mit null Punkten. Ein Tool, das bei einem für Ihr Unternehmen unverzichtbaren Kriterium null Punkte erhält, sollte ausscheiden, egal wie gut es bei den anderen sechs abschneidet.

Messenger für Unternehmen: drei Optionen im Vergleich

Die Tabelle sagt nicht, dass eine Option „besser“ oder „schlechter“ ist als die anderen; jede passt zu einem anderen Bedarf. Entscheidend ist, vorab festzulegen, welche Kriterien Ihr Unternehmen für unverzichtbar hält. Suchen Sie nur einen schnellen Chat, kann die erste Option genügen. Laufen auch Entscheidungen, Freigaben und Dateien über diese Unterhaltungen, rücken Dokumentation und Berechtigungen in den Vordergrund.

Wenn Sie zu einem eigenständigen Business-Chat-Produkt tendieren, lassen Sie sich vor Vertragsabschluss diese Fragen schriftlich beantworten: Wo werden die Unterhaltungen gespeichert, in welchem Format erhalten Sie Ihre Daten bei Vertragsende zurück, verwalten Sie die Benutzer aus Ihrer bestehenden Benutzerliste, und wer sperrt das Konto ausgeschiedener Mitarbeitender? Diese Fragen gelten für jedes Produkt, und eine vage Antwort ist für sich schon eine Information.

Wann reicht eine private Chat-App, und wann nicht?

In einem Team von fünf bis zehn Personen im selben Büro, in dem Entscheidungen, die festgehalten werden müssen, an anderer Stelle dokumentiert werden, ist eine private Chat-App völlig ausreichend; es gibt keinen Grund, jemandem ein neues Tool aufzuzwingen. Mit dem Wachstum des Unternehmens zeigen sich diese Probleme:

• Wann und von wem eine Entscheidung getroffen wurde, verschwindet im Nachrichtenverlauf und lässt sich nur durch Suchen finden.
• Auf dem Smartphone ausgeschiedener Mitarbeitender bleiben dienstliche Unterhaltungen und Dateien zurück.
• Das Unternehmen weiß nicht, wer zu Gruppen hinzugefügt und wer aus ihnen entfernt wurde.
• Weil Mitarbeitende dienstliche und private Nachrichten in derselben App führen, wird unklar, was außerhalb der Arbeitszeit erwartet wird.
• Mitarbeitende in Außendienst und Produktion nutzen andere Apps, und dasselbe Thema wird an mehreren Stellen besprochen.

Fünf Punkte, die Sie vor der Auswahl intern festlegen sollten

1. Umfang: Dient das Messaging nur der Abstimmung im Team, oder sollen darüber auch Entscheidungen und Dateien laufen?
2. Regeln: Welche Themen werden im Messenger besprochen, und welche gehören in einen dokumentierten Ablauf (Urlaub, Anträge, Freigaben)?
3. Verwaltung: Wer legt Gruppen an und löst sie auf, wer entzieht ausgeschiedenen Mitarbeitenden den Zugriff?
4. Zeiten: Wird außerhalb der Arbeitszeit eine Antwort erwartet, und gibt es einen eigenen Kanal für Notfälle?
5. Umstellung: Wann wird der alte Kanal geschlossen, und wie wird das neue Tool den Mitarbeitenden vorgestellt?

Wie testen Sie infrage kommende Tools im kleinen Rahmen?

Bevor Sie die Bewertungskarte ausfüllen, testen Sie zwei infrage kommende Tools mit einem Team an echter Arbeit. Ein Test zeigt weit mehr als Screenshots.

1. Wählen Sie ein Pilotteam. Beteiligen Sie einige Personen aus unterschiedlichen Rollen: eine Führungskraft, jemanden aus Außendienst oder Produktion und jemanden aus dem Büro.
2. Verlagern Sie echte Arbeit. Wickeln Sie die wöchentliche Abstimmung oder den Dateiaustausch eines Projekts über das neue Tool ab.
3. Stellen Sie die schwierigen Fragen. Wo bleiben die Unterhaltungen, wenn jemand ausscheidet? Wer kann eine Unterhaltung sehen? Wo finden Sie eine Datei, die vor drei Wochen geteilt wurde?
4. Entfernen Sie einen Benutzer. Sperren Sie das Konto und beobachten Sie, was mit den früheren Unterhaltungen passiert.
5. Stellen Sie den Mitarbeitenden eine einzige Frage. Möchten Sie den alten Weg aufgeben? Diese Antwort sagt mehr als die Bewertungskarte.

Wie erfüllt das Nachrichtenmodul von KurumsalPortal diese Kriterien?

In YazSis KurumsalPortal geht das Nachrichtenmodul die sieben Kriterien so an:

• Dokumentation: Einzel- und Gruppenchats sowie geteilte Dateien bleiben im Portal dokumentiert; auch wenn Mitarbeitende oder Teams wechseln, bleibt die dienstliche Kommunikation im Unternehmensgedächtnis.
• Zugriff: Nur berechtigte Personen haben Zugriff auf die Unterhaltungen; wer die Verläufe einsehen darf, wird über Berechtigungen eingeschränkt.
• Dateien und Bilder: In Einzelchats und Teamgruppen können Dateien und Bilder geteilt werden; die Inhalte bleiben im Verlauf der Unterhaltung.
• Ungelesene Nachrichten und Benachrichtigungen: Nutzer sehen ihre ungelesenen Nachrichten auf einen Blick und werden über neue Nachrichten benachrichtigt.
• Speicherort der Daten: Das Portal läuft auf dem eigenen Server des Kunden, und die Daten werden nicht an eine Cloud von Drittanbietern übertragen; das System läuft auf PHP und MySQL mit einem Standard-cPanel-Hosting.
• Benutzer und Rechte: Das Messaging nutzt dieselbe Benutzer-, Rechte- und Benachrichtigungsinfrastruktur wie die übrigen Module des Portals; Benutzer und Rollen werden in einer einzigen Struktur verwaltet.
• Einfache Nutzung: Mitarbeitende nutzen das Portal ohne App-Installation im Browser ihres Smartphones.

Praktisch bedeutet die gemeinsame Plattform, dass das Messaging keine isolierte Insel ist. Da auch Urlaub, Ankündigungen und Aufgaben in derselben Benutzerstruktur laufen, meldet sich jeder mit einem Konto überall an; und weil Benutzer und Rechte in einer Struktur verwaltet werden, muss der Zugriff ausgeschiedener Mitarbeitender nicht in einer separaten Messaging-Liste gesucht werden. Freigaben und Anträge, die dokumentiert werden müssen, gehören allerdings nicht in den Messenger, sondern in ihre eigenen Module; das Messaging dient der Abstimmung und ersetzt keinen Freigabeprozess.

Einzelheiten zum Modul finden Sie auf der Seite Nachrichtenmodul, die weiteren Module des Portals auf der Seite KurumsalPortal.