Anlagegüter in der Türkei verschrotten: Verschrottungsprotokoll, Freigabe und Ausbuchung

In jedem Lager gibt es diese Ecke: Monitore mit gesprungenem Bildschirm, Drucker, die nicht funktionieren, Geräte, die auf eine Reparatur warten, für die sich niemand zuständig fühlt. Im Inventarverzeichnis stehen sie dagegen noch als „zugewiesen“ oder „defekt“. Wenn die Inventur ansteht, kann niemand erklären, was aus diesen Geräten geworden ist; sie stehen im Verzeichnis und im Lager, werden aber nicht genutzt, und wem sie gehören, ist unklar. Jedes Jahr wird dieselbe Frage gestellt, und die Antwort wird ins nächste Jahr verschoben. Schwierig ist nicht, das Gerät wegzuwerfen, sondern dies zu dokumentieren: Wer hat entschieden, auf welcher Grundlage, und wann wurde es ausgebucht? In diesem Artikel erklären wir die Schritte zur Verschrottung eines Anlageguts in einem Unternehmen in der Türkei, die Angaben im Verschrottungsprotokoll und die Frage nach einer Wertgrenze im türkischen Steuerrecht.

Die Verschrottung eines Anlageguts bedeutet, ein Anlagegut, dessen Nutzungsdauer abgelaufen ist, das sich nicht reparieren lässt oder dessen Reparatur nicht sinnvoll ist, auf Grundlage eines technischen Gutachtens, einer berechtigten Freigabe und eines Protokolls außer Betrieb zu nehmen und aus dem Inventarverzeichnis auszubuchen. Der Vorgang hat zwei Seiten: die operative (Feststellung, Freigabe, Protokoll, Entsorgung) und die buchhalterische (Ausbuchung, steuerliche Folgen). Dieser Artikel behandelt vor allem die erste.

Wie läuft die Verschrottung eines Anlageguts Schritt für Schritt ab?

1. Sachverhalt erfassen. Wer hat den Defekt wann gemeldet, und bei wem war das Gerät zuletzt? Diese Angaben bilden die erste Zeile des Protokolls.
2. Technisches Gutachten einholen. IT, Instandhaltung oder der zuständige Servicepartner soll schriftlich mitteilen, ob sich das Gerät reparieren lässt und ob sich die Reparatur lohnt.
3. Zuweisung schließen. Ist das Gerät noch einem Mitarbeitenden zugewiesen, nehmen Sie es zurück und schließen die Zuweisung; im Datensatz darf das Gerät niemandem mehr zugewiesen sein.
4. Gerät aussondern und kennzeichnen. Zu verschrottende Geräte dürfen nicht mit funktionierenden vermischt werden; sie gehören in einen eigenen Bereich mit dem Etikett „wartet auf Verschrottungsfreigabe“.
5. Protokoll erstellen. Füllen Sie das Verschrottungsprotokoll mit den Angaben aus der Vorlage unten aus.
6. Freigabe einholen. Legen Sie vorab fest, wer je nach Wert und Art freigibt; gehen Sie erst zur Entsorgung über, wenn alle Unterschriften vorliegen.
7. Buchhaltung informieren. Leiten Sie die für die Ausbuchung nötigen Angaben (Zuweisungsnummer, Anschaffungsdatum, Protokoll) an Ihren Steuerberater oder Ihr Buchhaltungsteam weiter.
8. Gerät entsorgen. Verkauf, Recycling oder Vernichtung; prüfen Sie bei datentragenden Geräten gesondert, dass die Daten gelöscht wurden.
9. Datensatz schließen. Setzen Sie den Status im Inventardatensatz auf „verschrottet“, ergänzen Sie Abschlussdatum und Protokollnummer und bewahren Sie die Unterlagen auf.

Fragen vor der Verschrottung

Nicht jedes defekte Gerät muss verschrottet werden. Wer vor der Entscheidung diese Fragen beantwortet, vermeidet sowohl unnötige Verschrottungen als auch unnötigen Reparaturaufwand:

• Lässt sich der Defekt beheben, und lohnt sich die Reparatur im Vergleich zu einem Neugerät?
• Können Teile des Geräts für die Reparatur eines anderen Geräts verwendet werden? Falls ja, werden sie im Ersatzteillager erfasst?
• Könnte das Gerät in einer anderen Abteilung mit geringerer Belastung weiter genutzt werden?
• Liefert der Hersteller oder Servicepartner noch Ersatzteile und Support für das Gerät?
• Befinden sich Unternehmensdaten auf dem Gerät? Falls ja, wer ist für die Löschung verantwortlich?
• Welche Option wird gewählt, Verkauf, Recycling oder Vernichtung, und wer führt sie durch?

Muster für ein Verschrottungsprotokoll: Welche Angaben gehören hinein?

Die Form des Protokolls unterscheidet sich von Organisation zu Organisation; die folgenden Felder bilden einen verbreiteten und praktikablen Rahmen:

Gibt es in der Türkei eine Wertgrenze für die Verschrottung?

Die Frage wird auf zwei verschiedene Arten gestellt, und die Antworten unterscheiden sich.

• Interne Freigabegrenze. Wer die Verschrottung eines Anlageguts welchen Werts freigibt, regelt die unternehmenseigene Befugnismatrix. Zum Beispiel kann bei geringwertigen Geräten die Abteilungsleitung, bei hochwertigen die Geschäftsleitung oder die Finanzabteilung freigeben. Wer diese Grenzen vorab schriftlich festlegt, erspart sich bei jeder Verschrottung die Diskussion.
• Der Betrag auf der Steuerseite. Artikel 313 des türkischen Steuerverfahrensgesetzes Nr. 213 sieht vor, dass im Betrieb genutzte Werkzeuge, Geräte, Einrichtungsgegenstände und Inventar, deren Wert einen bestimmten Betrag nicht übersteigt, ohne Abschreibung direkt als Aufwand gebucht werden können. Da dieser Betrag regelmäßig neu festgelegt wird, kann eine Zahl in einem Text veraltet sein; wir nennen in diesem Artikel keinen Betrag. Den aktuellen Betrag und die Folgen für Ihren Fall erfahren Sie von Ihrem Steuerberater.

Als Beispiel für eine interne Freigabegrenze eignet sich eine einfache Befugnismatrix wie die folgende. Gruppen und freigebende Stellen sind nur Beispiele; passen Sie sie an Ihre eigene Organisation an.

In den geprüften Vorschriften des Steuerverfahrensgesetzes haben wir keine gesonderte Bestimmung gefunden, die die Verschrottung eines Anlageguts an einen bestimmten Betrag knüpft. Für öffentliche Einrichtungen oder Organisationen mit besonderen Regelungen können dennoch andere Vorgaben gelten; prüfen Sie die für Sie geltenden Vorschriften daher mit Ihrem Berater.

Ein kurzes Beispiel: der Drucker, der nicht mehr funktioniert

In einem Büro hat der Drucker im zweiten Stock ständig Papierstau. Eine Mitarbeiterin meldet das, und ein Vorgang wird angelegt. Der Servicetechniker bestätigt schriftlich, dass die Nutzungsdauer abgelaufen ist und die Reparatur fast so viel kosten würde wie ein Neugerät. Die Verwaltung schließt die Zuweisung, stellt das Gerät in eine separate Ecke und erstellt das Verschrottungsprotokoll. Die Finanzabteilung gibt frei, und die Buchwertangaben gehen an die Buchhaltung. Das Gerät wird an ein Recyclingunternehmen übergeben, und im Inventar wird der Status auf verschrottet gesetzt. Das Ergebnis: Bei der Inventur zum Jahresende muss niemand nach Antworten zu diesem Drucker suchen, denn Datum, Grund und Freigabe jedes Schritts sind festgehalten.

Wo hakt ein Verschrottungsprozess mit Excel und Papier?

In einem kleinen Betrieb kann das Protokoll eine Word-Vorlage und das Inventar eine Excel-Tabelle sein; werden pro Jahr nur wenige Geräte verschrottet, funktioniert das. Probleme entstehen an drei Stellen: Das Protokoll wird unterschrieben, aber in der Tabelle bleibt das Gerät „zugewiesen“; das Gerät geht in Reparatur, niemand verfolgt die Rückkehr, und es steht monatelang auf „in Reparatur“; die Protokolle verteilen sich auf verschiedene Ordner, und bei der Inventur wird darüber gestritten, ob ein Gerät verschrottet oder verloren ist. Die Lösung besteht darin, den Status an einer Stelle zu führen und jeden Wechsel mit Datum und Notiz zu versehen. Selbst wenn Sie bei Excel bleiben, hilft es, die Spalte „Status“ statt mit Freitext mit einer festen Liste (frei, zugewiesen, in Reparatur, defekt, verschrottet, verloren) zu füllen und bei jeder Änderung die Datumsspalte zu aktualisieren; so gehen zwischendurch weniger Geräte verloren.

Von defekt zu verschrottet in KurumsalPortal

Im Modul Inventar- & Zuweisungsmanagement hat jedes Anlagegut eine Inventarkarte mit Barcode und wird mit einem der Status frei, zugewiesen, in Reparatur, defekt, verschrottet oder verloren geführt. Defekte, Reparaturen und Verschrottungen sammeln sich in der Bewegungshistorie der Karte; so sehen Sie auf einer Karte, bei wem ein Gerät war, wann es defekt wurde, ob es in Reparatur war und wann es verschrottet wurde. Verloren und verschrottet als getrennte Status zu führen, verhindert, dass Sie bei der Inventur zwei verschiedene Ergebnisse vermischen.

Das Modul ist nicht für Buchungen gedacht, sondern für die Verfolgung des Lebenszyklus eines Anlageguts. Schließen Sie den Inventardatensatz am selben Tag wie das Protokoll, das Sie an die Buchhaltung weitergeben; so stimmen Inventar und Buchhaltung überein. Ihre bestehende Excel-Liste können Sie per Sammelimport ins Modul übernehmen und anschließend einen XLSX-Bericht exportieren, um bei Inventur und Prüfung mit der aktuellen Liste zu arbeiten. Informationen zu den weiteren Modulen von KurumsalPortal finden Sie auf der Seite KurumsalPortal.

Um defekte, in Reparatur befindliche und verschrottete Anlagegüter auf einer Karte zu verfolgen, sehen Sie sich die Seite Inventar- & Zuweisungsmanagement an.