Учёт закреплённого имущества: знать, у кого актив и в каком он состоянии

Сотрудник увольняется. Его ноутбук, телефон и ключ от офиса остались у него, вернулись в ИТ-отдел или ушли в другую команду? Если ответ ищут в таблице, которую обновляли в прошлом месяце, то учёт закреплённого имущества держится на людях. Программа учёта закреплённого имущества — это программное обеспечение, которое фиксирует, у какого сотрудника или в каком месте находится имущество компании, его текущее состояние, а также историю выдачи, возврата и перемещения.

В этой статье мы рассказываем, как навести порядок в учёте закреплённого имущества, как перенести существующие списки и как облегчить инвентаризацию, на примере модуля «Управление инвентарём и закреплением имущества» в YazSis KurumsalPortal.

Для каждого актива — своя карточка

Модуль присваивает каждому активу уникальный номер закрепления и заводит для каждой единицы имущества инвентарную карточку со штрихкодом. В карточке вместе видны владелец актива, его место, состояние и история перемещений. Поэтому ответ на вопрос «у кого сейчас это устройство и куда оно попадало в последний раз?» читается с карточки, и не нужно просматривать переписку или таблицу. Перепутать два ноутбука одной модели — частая проблема там, где ведут таблицы; уникальный номер призван исключить такую путаницу с самого начала. Если ваши списки хранятся в Excel, карточки не обязательно заводить по одной; ниже мы рассказываем, как это делается.

Шесть состояний — один жизненный цикл

На протяжении жизненного цикла имущество находится в одном из шести состояний, и каждое изменение вносится в карточку:

• Свободно: ни за кем не закреплено, готово к использованию.
• Закреплено: закреплено за сотрудником или местом.
• В ремонте: находится в процессе ремонта.
• Неисправно: не работает, ждёт решения. Отдельный учёт этого состояния не даёт ошибочно посчитать неисправное устройство «свободным» и выдать его другому.
• Списано: выведено из эксплуатации.
• Утеряно: найти не удаётся.

Все движения — закрепление, возврат, перемещение, поломка, ремонт, списание и утеря — накапливаются в карточке актива. Какими сотрудниками использовалось устройство, когда оно сломалось и когда было отправлено в ремонт, можно проследить задним числом.

Как закрывается имущество уволившегося сотрудника?

1. Просмотрите активы, числящиеся за уволившимся сотрудником, по человеку.
2. Зафиксируйте возврат по каждому активу; движение вносится в карточку.
3. Если актив переходит к другому сотруднику или в другое место, оформите перемещение той же записью.
4. Если вернулось неисправное или повреждённое устройство, отразите его состояние в карточке.
5. Когда все активы возвращены, закрепление за сотрудником закрыто.

Возврат имущества уволившегося сотрудника закрывается тем же процессом; отдельная форма или дополнительная таблица не нужны. От кого к кому перешло имущество и у кого оно сейчас, видно в одной записи. Когда закрывается дело уволившегося сотрудника, вопрос «а у кого до сих пор то устройство?» не остаётся.

Что будет с существующим списком в Excel?

Многие компании уже ведут инвентарь в таблице. В KurumsalPortal есть массовый импорт из Excel: действующий список имущества можно загрузить в модуль «Управление инвентарём и закреплением имущества», не вводя записи по одной. Записи потом можно выгрузить в виде отчёта XLSX, так что при инвентаризации и проверке актуальный список всегда под рукой. То есть вам не нужно писать существующий инвентарь с нуля: после переноса вы используете портал как единый источник, а не держите одни и те же сведения в двух местах, а старую таблицу храните как архив.

Почему инвентаризация ускоряется?

Поскольку в карточке вместе находятся владелец, место и состояние, на вопрос при инвентаризации «есть ли это устройство в списке, за кем оно числится?» отвечают быстро. Разница между тем, что найдено физически, и тем, что есть в записи, выявляется прямо во время инвентаризации. Когда карточки поддерживаются в актуальном виде, можно проводить не большую ежегодную акцию, а короткие проверки по месту или подразделению. Польза, на которую нацелен модуль, — снижение риска потерь, быстрая инвентаризация и полная история закрепления. Во время инвентаризации стоит обратить внимание на четыре основных момента:

• Совпадает ли место, указанное в карточке, с тем, где устройство находится физически?
• Совпадает ли владелец, указанный в карточке, с тем, кто устройством действительно пользуется?
• Отражает ли состояние в карточке реальность; например, не является ли устройство, значащееся «закреплённым», на самом деле неисправным?
• Нет ли устройства, которое есть на месте, но отсутствует в записи?

Кто пользуется модулем?

• Административная служба: заводит карточки имущества, ведёт закрепление и возврат, при инвентаризации сверяет карточки с физическим состоянием.
• ИТ-отдел: отслеживает состояние компьютеров, телефонов и других устройств, записи о поломках и ремонте; по карточке видит, готово ли устройство, вернувшееся из ремонта, к повторному использованию.
• Склад и кадры: следят за свободными активами и участвуют в процессе закрепления при приёме и увольнении.

Подробности о модуле — на странице Управление инвентарём и закреплением имущества, а о том, как он сочетается с другими модулями, — на странице KurumsalPortal.