МОДУЛЬ 24 / 33
Система управления документами: контроль версий, адресная публикация и подтверждение ознакомления
Нужный документ, актуальная версия, правильный адресат.Система управления документами представляет собой программу, которая хранит политики, процедуры и корпоративные документы в одном месте с контролем версий, публикует нужную версию для нужных сотрудников и подтверждает факт прочтения. Модуль «Управление документами и политиками» в YazSis KurumsalPortal отслеживает аудиторию, отметки о прочтении и цифровое подтверждение, поэтому отдел качества, HR и владельцы процессов работают с единственной действующей редакцией.
ДЛЯ КОГО?Отдел качестваHR-специалистыВсе владельцы процессов
YAZSIS / KURUMSALPORTAL
Аудит и соответствие
БИЗНЕС-РЕЗУЛЬТАТНе ограничивайтесь учётом.
Не ограничивайтесь учётом.
Управляйте процессом.
KurumsalPortal включает каждый модуль в реальные операции через права, уведомления, согласования, отчёты и интеграции.
КЛЮЧЕВЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ
«Управление документами и политиками»: перенесите контроль в систему.
Каждый шаг отслеживается по ответственному, времени, статусу и истории.
Централизованное хранение и контроль версий
Документы хранятся централизованно, каждая новая версия утверждается до публикации, прежние версии уходят в архив, и понятно, какая редакция действует.
Публикация для целевой аудитории
Утвержденная версия публикуется для выбранной аудитории, поэтому политика или процедура доходит до нужных сотрудников в актуальной редакции.
Прочтение, подтверждение и доступ по правам
Видно, кто прочитал документ и каков статус цифрового подтверждения, доступ открыт только уполномоченным лицам, а информирование сотрудников становится документально подтвержденным.
КАК ЭТО РАБОТАЕТ?
Регистрация, контроль и результат за пять шагов.
Процессы адаптируются к вашим правилам согласования, ролей и уведомлений.
СВЯЗАНО, А НЕ ИЗОЛИРОВАНО
Обмен данными с другими системами: объём определим вместе.
KurumsalPortal работает самостоятельно. Если нужен обмен данными с ERP, системой учёта рабочего времени, бухгалтерией или другими системами, на этапе анализа потребностей мы вместе определим, какие данные и как передаются.
Изучить возможности интеграцииERPPDKSAPIУправление документами и политикамиЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТАSMSОТЧЁТ
ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ
Система управления документами: часто задаваемые вопросы
Можно ли подтвердить, что сотрудник ознакомился с политикой?
Да. Модуль «Управление документами и политиками» YazSis KurumsalPortal отслеживает отметки о прочтении и цифровое подтверждение по опубликованным политикам и процедурам. Так видно, кто из сотрудников прочитал актуальную версию, а информирование сотрудников становится документально подтвержденным.
Что происходит со старой версией при обновлении документа?
В модуле «Управление документами и политиками» YazSis KurumsalPortal документы ведутся с контролем версий: новая версия готовится, утверждается, публикуется для целевой аудитории и архивируется. Благодаря этому сотрудники работают с единственной действующей редакцией, а история версий сохраняется в архиве.
Можно ли опубликовать документ только для нужных сотрудников?
Да. В модуле «Управление документами и политиками» YazSis KurumsalPortal утвержденный документ публикуется для выбранной аудитории, а доступ ограничивается правами. Отметки о прочтении тоже отслеживаются по этой аудитории, поэтому ясно видно, кто уже проинформирован.
СЛЕДУЮЩИЙ ШАГ
Запросить демо