Что такое адаптация ERP: подстроить ERP под предприятие, а не предприятие под ERP

Руководитель отдела закупок до сих пор помнит фразу на совещании с поставщиком ERP: «Наша система так не делает, вам нужно изменить свой процесс». Между тем порядок согласований на предприятии опирается на последовательную логику: заявки свыше определённой суммы проходят через двух разных руководителей, а при давальческой переработке у субподрядчиков отгрузочный документ оформляется по отдельному правилу. Что подстраивать — программу под правило или правило под программу? Большинство предприятий задают этот вопрос через месяцы после начала проекта, когда пользователи начинают возвращаться к таблицам. Ответ не на одном из полюсов; он в осознанном выборе того, что адаптировать.

Адаптация ERP — это настройка готовой ERP под реальный способ работы предприятия в таких областях, как бизнес-правила, структура согласований, отчёты и обмен данными с другими системами, или её расширение дополнительными модулями. Статья рассказывает, что входит в адаптацию, в каких примерах она имеет смысл и когда выходит за разумные пределы; подход связывается с взглядом YazSis ERP.

Чего касается адаптация ERP?

Адаптация — это не одна работа, а пять областей разной глубины. Первые две чаще всего решаются настройкой, остальные могут потребовать разработки.

• Бизнес-правила: условия, специфичные для вашего предприятия, в таких шагах, как цена, скидка, отпуск со склада, отгрузка.
• Структура согласований: кто, при какой сумме и условиях и в какой последовательности согласует.
• Отчёты и показатели: экраны, на которые смотрит руководство, определения KPI, разрезы.
• Интеграции: обмен данными с другими системами, такими как бухгалтерия, склад, полевые сотрудники или интернет-торговля.
• Дополнительные модули: отдельно разрабатываемая часть для рабочего процесса, который стандартный продукт не покрывает вообще.

Примеры адаптации ERP

Четыре примера ниже взяты из вымышленной производственной компании среднего размера; они выбраны, чтобы показать, какая область и почему адаптируется.

• Структура согласований: цепочка, зависящая от суммы. Заявки на небольшую сумму заканчиваются на руководителе подразделения, а заявки на крупную сумму идут ещё и финансовому директору. Если стандартный процесс предлагает один шаг согласования, эта разница ведётся по электронной почте и в записи не видна. Адаптация переносит правило внутрь системы.
• Отчёт: единый экран руководства. Генеральный директор хочет каждое утро видеть на одной странице открытые заказы, просроченные отгрузки и материалы, упавшие до критического уровня на складе. Готовые отчёты выдают это по отдельности; адаптация — это построение единого представления по вашему определению.
• Интеграция: системы вокруг ERP. Результат инвентаризации с ручного терминала склада, движение на производственной площадке или банковские данные передаются в ERP через интерфейс, а не вносятся вручную. Какое поле в каком направлении и как часто будет передаваться, определяется в объёме проекта.
• Дополнительный модуль: поток, которому нет соответствия в ERP. Компания хочет с одного экрана видеть, в какой мастерской, с какой даты и в каком количестве ожидаются полуфабрикаты, отправленные на давальческую переработку. Стандартный продукт ведёт отгрузку и движение запасов, но не предлагает представления ожидающих работ в разрезе мастерских. Здесь адаптации недостаточно; нужны небольшой дополнительный модуль и данные, считываемые из ERP.

Когда нужна разработка дополнительного модуля для ERP?

Дополнительный модуль встаёт на повестку для потока, который нельзя решить настройкой и который влияет на конкурентоспособность или порядок на вашем предприятии. Принять решение помогают три вопроса. Этот процесс — стандартная работа, которую в вашей отрасли делают все, или в нём есть сторона, отличающая ваше предприятие? Пока он ведётся вручную, он порождает потери, задержки или ошибки? Можно ли удовлетворить его, адаптировав стандартный поток продукта, или нужны совершенно отдельные экран и правило? Принимая решение, думайте не только о сегодняшней потребности, но и о том, скольких людей и какие системы этот поток затронет в ближайшие годы; кажущийся небольшим дополнительный модуль, построенный без согласования со структурой данных ERP, в дальнейшем может превратиться в отдельный остров данных.

Если на первый вопрос вы отвечаете «стандартная», то чаще всего здоровее подстроиться под собственный поток продукта. Если на оба вопроса ответ «особенная», дополнительный модуль — разумная инвестиция. В направлении разработки на заказ эта работа начинается с выяснения цели, пользователя, данных и бизнес-правила, затем проектируются поток использования и техническая структура, разработка ведётся модульно, а проверка — на реальных сценариях.

Готовая ERP или ERP под предприятие: во что инвестировать?

Вопрос чаще всего задают как бинарный, но вариантов четыре. Таблица кратко показывает, какой вариант в какой ситуации имеет смысл.

Что оставить стандартным, а что адаптировать?

Самая надёжная защита адаптации — ответ на вопрос «все так делают?». В работе, которую все делают одинаково, кастомизация чаще создаёт лишнюю нагрузку; а на шаге, который отличает вас от конкурента, стандартный поток может быть ограничением.

Риск адаптации: превращать каждое пожелание в код

Если адаптация разрастается бесконтрольно, ERP превращается в труднопонятную груду правил. Переход на новую версию усложняется, знание остаётся у нескольких людей, каждое маленькое пожелание становится проектом. Прежде чем одобрить запрос на адаптацию, задайте следующие вопросы.

1. Какой бизнес-результат улучшает это пожелание, можно ли его измерить?
2. Можно ли прийти к тому же результату стандартной настройкой или небольшим изменением процесса?
3. Кто определил правило, кто может его изменить, где оно записано?
4. Как адаптация будет перенесена в будущие версии продукта?
5. Зависят ли отчёты и другие системы от этого изменения?
6. Пользуется ли этим изменением команда, помимо автора запроса?

Закрывать недостающий процесс через Excel и электронную почту

Вести шаг, который ERP не покрывает, в таблице Excel и по электронной почте — разумное временное решение на старте: это быстро, и не нужно ждать проекта. Проблема начинается, когда временное решение становится постоянным. Согласование теряется в письме, таблица лежит на компьютере одного человека, разница между записью в ERP и таблицей закрывается вручную в конце периода. Если вы делаете этот шаг раз в месяц, таблицы достаточно; если его выполняют ежедневно десятки людей, этот шаг входит в список кандидатов на адаптацию. Практический критерий: если таблицу заполняют несколько человек в месяц, она ещё работает; но если в одну таблицу пишет много людей, данные вручную в ERP переносит другой, а каждый месяц проходит совещание «почему не сходится», то эта таблица сама стала процессом.

Подход к адаптации в YazSis ERP

YazSis ERP ставит целью свести процессы продаж, закупок, склада, производства, финансов и управления в одном потоке данных в соответствии с реальной моделью работы предприятия; принцип выражается фразой «подстройте ERP под своё предприятие, а не предприятие под ERP». Работа опирается на четыре принципа: сохранить существующую систему и дополнить недостающие процессы, не демонтируя работающую ERP; расширить специальным модулем тот рабочий процесс, который стандартный продукт не покрывает; наладить общий поток информации через интеграции по API и с базами данных; измерять узкие места и результат с помощью управленческих отчётов.

Какие процессы войдут в объём, определяется на предварительном анализе исходя из потребностей в продукте и интеграциях; готового пакета или фиксированного списка адаптаций нет.

Если хотите вместе выяснить, в каких процессах ваша ERP не справляется и какие шаги стоит адаптировать, можно начать со страницы разработки на заказ.