Personalakte in der Türkei: Wie lange aufbewahren? Fristen und KVKK-Löschkonzept

Der Archivschrank wird umgestellt, und im untersten Fach stehen die Ordner von Beschäftigten, die zwischen 2014 und 2018 ausgeschieden sind. Jemand fragt: „Können die weg?“ Lautet die Antwort „ja“, stehen Sie einer Klage oder einer SGK-Prüfung womöglich ohne Belege gegenüber. Lautet sie „nein“, bleibt Ihre KVKK-Verantwortung für unnötig gespeicherte personenbezogene Daten bestehen. Das Risiko besteht in beide Richtungen; deshalb sollte die Antwort auf die Frage nach der Aufbewahrungsfrist der Personalakte keine einheitliche Frist sein, sondern eine Tabelle nach Dokumentart. Dieser Beitrag stellt die Vorschriften des türkischen Rechts zusammen, aus denen diese Tabelle für Arbeitgeber in der Türkei entsteht.

Die Aufbewahrungsfrist der Personalakte ist der Zeitraum, in dem ein Arbeitgeber in der Türkei die Unterlagen und Aufzeichnungen in der Personalakte eines Beschäftigten rechtlich aufbewahren muss oder ein rechtliches Interesse an der Aufbewahrung hat; das türkische Arbeitsgesetz nennt dafür keine einheitliche Zahl.

Ist die Aufbewahrungsfrist der Personalakte im türkischen Recht geregelt?

Artikel 75 des türkischen Arbeitsgesetzes Nr. 4857 verpflichtet den Arbeitgeber, für jeden Beschäftigten eine Personalakte anzulegen und darin die Unterlagen und Aufzeichnungen aufzubewahren, die er nach den Gesetzen erstellen muss. Eine Aufbewahrungsfrist nennt der Artikel nicht. Die Frist ergibt sich aus anderen Gesetzen und allgemeinen Rechtsregeln. Die ehrliche Antwort auf die Frage „Wie viele Jahre muss die Personalakte aufbewahrt werden?“ hängt deshalb davon ab, über welches Dokument Sie sprechen.

Aufbewahrungsfristen der Personalakte: Kriterien nach Dokumentgruppe

Trennen Sie zwei Begriffe. Der erste ist die Aufbewahrungspflicht; sie ergibt sich aus der ausdrücklich im Gesetz genannten Frist (5510 Art. 86). Der zweite ist das Interesse an der Aufbewahrung; bis zum Ablauf der Verjährungsfrist können Beschäftigte wie Arbeitgeber Ansprüche geltend machen, und das Dokument ist Ihre Verteidigung. Das Zweite ist keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht, sondern eine Risikoabwägung. Der Preis für ein zu früh vernichtetes Dokument zeigt sich dennoch meist in einem Prozess.

Wie lange wird die Personalakte ausgeschiedener Beschäftigter aufbewahrt?

Die zehn Jahre nach 5510 Art. 86 laufen nicht ab dem Ausscheiden des Beschäftigten, sondern ab dem Jahr, auf das sich das Dokument bezieht. Für ein Dokument aus dem Jahr 2019 beginnt die Frist zum Beispiel am 1. Januar 2020 und endet am 31. Dezember 2029. Das Austrittsdatum ist dagegen für den Beginn der Verjährung von Ansprüchen wie Abfindung und Urlaubsentgelt von Bedeutung.

Teilen Sie die Akte in der Praxis in zwei Gruppen: SGK- und Lohnunterlagen sowie Unterlagen zum Ausscheiden. Ein vorsichtiger Ansatz ist, die gesamte Akte nach dem Ausscheiden zehn Jahre lang aufzubewahren. Das ist keine gesetzliche Vorschrift, sondern eine aus den obigen Zehnjahresfristen abgeleitete Entscheidung; legen Sie sie nach Ihrem eigenen Risiko mit Ihrer Rechtsberatung fest. Bewahren Sie eine Kopie der dem ausscheidenden Beschäftigten ausgestellten Arbeitsbescheinigung (Arbeitsgesetz Art. 28) sowie den Schriftverkehr zu Kündigung oder Eigenkündigung in der Akte auf. Läuft ein Prozess, ein Widerspruch oder eine Prüfung, nehmen Sie diese Akte nicht in die Vernichtungsliste auf, auch wenn die Frist abgelaufen ist.

Beispieltabelle mit Fristen für ein Aufbewahrungs- und Löschkonzept

Die Tabelle der Aufbewahrungs- und Löschfristen im Konzept von einer leeren Seite aus aufzubauen, ist schwer. Die folgenden Zeilen sind ein Beispiel als Ausgangspunkt; klären Sie die Fristen mit Ihrer eigenen Rechtsberatung und passen Sie die Tabelle an Ihren Betrieb an.

Wie wird die Aufbewahrungsfrist der Personalakte nach dem KVKK bestimmt?

Das KVKK verlangt, personenbezogene Daten so lange aufzubewahren, wie es die einschlägigen Vorschriften vorsehen oder wie es für den Verarbeitungszweck erforderlich ist (Art. 4). Entfallen die Gründe für die Verarbeitung, werden die Daten von Amts wegen oder auf Antrag der betroffenen Person gelöscht, vernichtet oder anonymisiert (Art. 7). Das KVKK gibt Ihnen also keine Zahl vor; es verlangt, dass Sie fragen: „Warum bewahre ich das auf, und ist dieser Grund entfallen?“

Wer zur Eintragung in das Register der Verantwortlichen verpflichtet ist, erstellt passend zu seinem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Konzept zur Aufbewahrung und Vernichtung personenbezogener Daten (Löschverordnung Art. 5). Ein erstelltes Konzept bedeutet nicht, dass die Daten angemessen aufbewahrt werden; die Pflicht endet nicht mit dem Erstellen des Konzepts. Auch Verantwortliche ohne Pflicht zur Erstellung eines Konzepts bleiben zur Aufbewahrung und Löschung verpflichtet. Das Konzept umfasst mindestens Folgendes (Art. 6):

• Den Zweck des Konzepts.
• Die vom Konzept erfassten Speichermedien.
• Definitionen der verwendeten rechtlichen und technischen Begriffe.
• Die rechtlichen, technischen oder sonstigen Gründe, die Aufbewahrung und Vernichtung erfordern.
• Technische und organisatorische Maßnahmen zur sicheren Aufbewahrung und zur Verhinderung unbefugten Zugriffs.
• Technische und organisatorische Maßnahmen zur rechtmäßigen Vernichtung.
• Funktionen, Abteilungen und Aufgabenbeschreibungen der an Aufbewahrung und Vernichtung Beteiligten.
• Eine Tabelle mit den Aufbewahrungs- und Vernichtungsfristen.
• Die Intervalle der periodischen Vernichtung.
• Aktualisierungen des Konzepts.

Was tun, wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist? Schritte der Vernichtung

1. Listen Sie die Dokumente mit abgelaufener Frist nach Dokumentart und Datum auf.
2. Prüfen Sie für jedes Dokument, ob ein Prozess, ein Widerspruch oder eine Prüfung läuft.
3. Wählen Sie die Methode: Löschung, Vernichtung oder Anonymisierung; der Verantwortliche beschreibt diese Methoden in seinem Konzept und seinen Verfahren (Löschverordnung Art. 7).
4. Führen Sie die Vernichtung mit Freigabe einer befugten Person durch.
5. Dokumentieren Sie die Vernichtungsvorgänge; diese Aufzeichnungen werden, vorbehaltlich anderer rechtlicher Pflichten, mindestens drei Jahre aufbewahrt (Art. 7).
6. Wenn Sie ein Konzept erstellt haben, führen Sie die Vernichtung bei der ersten periodischen Vernichtung nach dem Entstehen der Pflicht durch; das Intervall der periodischen Vernichtung darf in keinem Fall sechs Monate überschreiten (Art. 11).

Wo hakt die Überwachung von Aufbewahrungsfristen mit Excel und Ordnern?

Man kann für jedes Dokument eine Spalte „Vernichtungsdatum“ führen; in einem kleinen Archiv funktioniert das. Schwachstellen sind die Unklarheit, ab welchem Datum die Frist zählt: Dokumentdatum, Ausscheiden des Beschäftigten oder Beginn des Folgejahres. Papier- und digitale Kopien werden getrennt verfolgt, und eine davon wird vergessen. Der Termin der periodischen Vernichtung landet nicht im Kalender, bei einer Vernichtung wird kein Nachweis geführt, und die Regel, Vernichtungsnachweise drei Jahre aufzubewahren, wird übersehen.

Gültigkeit, Versionen und Zugriffsprotokoll von Dokumenten im Portal

In YazSis KurumsalPortal speichert das Modul Digitale Personalakte & HR-Management Dokumentversionen und Freigaben, warnt vor dem Ablauf der Gültigkeit von Dokumenten und hält im Dokumentzugriffsprotokoll fest, wer auf die Akte zugegriffen hat. Die Personalunterlagen liegen auf dem eigenen Server des Kunden, und Felder wie die türkische Identifikationsnummer und die IBAN werden maskiert.

Dabei ist eine Unterscheidung wichtig: Die Gültigkeitswarnung betrifft die eigene Laufzeit des Dokuments (zum Beispiel ein Dokument, das erneuert werden muss). Die Aufbewahrungs- und Vernichtungsfrist ist etwas anderes. In diesem Beitrag behaupten wir nicht, dass das Modul Dokumente nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist selbstständig vernichtet. Um den Text Ihres Aufbewahrungs- und Löschkonzepts als Unternehmensrichtlinie zu verwalten, können Sie sich auch die Modulseite Dokumenten- & Richtlinienmanagement ansehen.

Wenn Sie Dokumentversionen, Gültigkeitswarnungen und Zugriffsprotokolle in einer Akte sehen möchten, finden Sie die Module auf der Seite KurumsalPortal.