Bestands- und Lagerverwaltung: Zugang, Abgang und Inventurdifferenz in einem Buch sehen

Warum stimmt die Stückzahl im Regal nicht mit der im System überein? Die Antwort ist meist kein einzelner großer Fehler, sondern es sind nicht gebuchte kleine Bewegungen: ein Abgang, der versandt, aber nicht erfasst wurde, eine Umlagerung zwischen zwei Lagern, die nirgends eingetragen wurde, ein Zugang auf dem falschen Artikel. Ein Programm zur Bestandsverwaltung ist eine Software, die festhält, welche Produkte in welchem Lager in welcher Menge liegen, dazu Zugangs-, Abgangs- und Umlagerungsbewegungen sowie Mindestbestände. Richtig eingerichtet, macht es die Inventurdifferenz von einer Überraschung zu einem Thema, das sich untersuchen lässt.

Warum ist ein einziges Bewegungsbuch der Grundstein?

Der Bestand eines Produkts ist das Ergebnis aller bis heute erfassten Zugänge, Abgänge und Umlagerungen. Werden die Bewegungen in verschiedenen Tabellen und von verschiedenen Personen geführt, ist auch das Ergebnis unzuverlässig. Das Modul Bestands- & Lagerverwaltung von KurumsalPortal erfasst deshalb Zugänge, Abgänge und Umlagerungen zwischen Lagern in einem einzigen Bewegungsbuch. Der Bestand in mehreren Lagern wird auf demselben Bildschirm verfolgt; Lager-, Einkaufs- und Produktionsteams sehen im selben Eintrag, wie viel von welchem Produkt in welchem Lager liegt. So wird die Frage „Ist das Produkt in der Filiale oder im Hauptlager?“ nicht per Telefon, sondern anhand der Einträge beantwortet, und zwei Teams reden nicht mehr mit unterschiedlichen Zahlen über dasselbe Produkt.

Ein kleines Beispiel: In einem Verteillager mit zwei Schichten versendet das Tagesteam ein Produkt an die Filiale, verschiebt aber die Erfassung des Abgangs auf das Schichtende. Das Nachtteam sieht das Produkt im Regal fehlen, im System aber ist Bestand vorhanden. Das Einkaufsteam vertraut dem Eintrag und bestellt nicht; einige Tage später heißt es gegenüber dem Kunden „nicht vorrätig“. Das Problem liegt nicht am Produkt selbst, sondern daran, dass die Bewegung zu spät erfasst wurde.

Von der Artikelkarte zur Inventur: die Bausteine des Moduls

• Artikelkarte: Jedes Produkt wird mit Kategorie und Barcode angelegt. Bewegungen werden auf die richtige Artikelkarte gebucht, ähnliche Produkte werden im Lager nicht verwechselt.
• Mehrere Lager: Es lassen sich mehrere Lager anlegen; auch Umlagerungen zwischen Lagern gehen ins Bewegungsbuch ein.
• Bewegungsbuch: Zugänge, Abgänge und Umlagerungen werden an einer Stelle gesammelt, und der Bestand wird aus diesen Bewegungen abgelesen.
• Inventur: Lagerzählungen werden mit den Einträgen abgeglichen und so überprüft.
• Mindestbestand: Produkte, die den kritischen Bestand erreichen, werden sichtbar und spiegeln sich im Bestandsbericht.

Vier Schritte der Untersuchung, wenn eine Inventurdifferenz auftritt

Dass eine Inventurdifferenz auftritt, ist für sich genommen kein Problem; bei jeder Inventur können kleine Differenzen auftreten. Das Problem ist, wenn die Ursache der Differenz nicht gefunden wird und dieselbe Differenz wiederkehrt. Liegen Einträge und Zählung im selben System, kommt die Untersuchung in eine geordnete Reihenfolge:

1. Die Differenz klar festhalten. Welches Produkt, welches Lager, wie groß ist die Abweichung zwischen Eintrag und Zählung? Ein allgemeiner Satz wie „Der Bestand stimmt nicht“ reicht für eine Untersuchung nicht aus.
2. Ins Bewegungsbuch schauen. Prüfen Sie die seit der letzten Inventur gebuchten Zugänge, Abgänge und Umlagerungen; suchen Sie nach einer nicht gebuchten oder doppelt gebuchten Bewegung.
3. Die Ursache einordnen. Eine auf den falschen Artikel gebuchte Bewegung, ein nicht erfasster Abgang, ein Zählfehler oder ein physischer Verlust?
4. Korrigieren und die Grundursache schließen. Korrigieren Sie den Eintrag, falls nötig; finden Sie heraus, welcher Schritt ausgelassen wurde, damit dieselbe Differenz bei der nächsten Inventur nicht wieder auftritt.

Gewohnheiten, die die Bestandsgenauigkeit schützen

• Buchen Sie jede Bewegung in dem Moment, in dem sie stattfindet; die Gewohnheit „Das holen wir am Schichtende nach“ ist die Hauptquelle von Differenzen.
• Verwenden Sie für dasselbe Produkt nur eine Karte. Karten, die unter zwei verschiedenen Namen angelegt wurden, teilen den Bestand in zwei.
• Erfassen Sie Abgang und Zugang einer Umlagerung am selben Tag; sonst hängt die Ware auf dem Transportweg zeitweise in den Einträgen in der Luft und taucht bei der Inventur als Differenz auf.
• Führen Sie die Inventur in regelmäßigen Abständen durch und schieben Sie Differenzen nicht auf die nächste Inventur.

Mindestbestand: Materialmangel bemerken, bevor er eintritt

Mindestbestände werden überwacht, und Produkte, die diese Schwelle erreichen, werden sichtbar. Für das Einkaufsteam bedeutet das, dass statt eines Anrufs aus der Produktion „Das Material ist alle“ eine Liste vor ihm liegt. Berücksichtigen Sie bei der Festlegung des Mindestbestands gemeinsam die Beschaffungszeit des Produkts, die Verbrauchsgeschwindigkeit und die Auswirkung eines Ausfalls auf den Betrieb; nicht für jedes Produkt ist derselbe Wert sinnvoll. Den Wert anhand des tatsächlichen Verbrauchs im Zeitverlauf zu überprüfen, verhindert auch, dass die Liste unnötig überfüllt wird.

Der Bestandsbericht dehnt diese Sichtbarkeit über die Zeit aus. Welche Produkte erreichen oft den Mindestbestand, in welchem Lager gibt es viele Bewegungen, bei welcher Position treten häufig Differenzen auf? Diese Fragen lassen sich nur beantworten, wenn die Bewegungen lückenlos erfasst sind; und der Weg, das Risiko von Verlusten und Stillständen zu senken, ist, diese Antworten in regelmäßigen Abständen zu überprüfen.

Soll Barcode eingesetzt werden, werden Lesegeräte und Hardware im Projekt gemeinsam festgelegt. Muss die Bestandsinformation mit einem ERP-System geteilt werden, wird, weil KurumsalPortal eigenständig arbeitet, auch der Umfang dieses Datenflusses in der Bedarfsanalyse geklärt; eine fertige ERP-Integration gibt es nicht.

Um Produkte, mehrere Lager, Bewegungen, Inventuren und Mindestbestände in einem Buch zu verwalten, sehen Sie sich die Seite Bestands- & Lagerverwaltung an.