Табель учета рабочего времени: что это и как его составить? Коды и закрытие месяца

Вы отвечаете за кадры в компании на тридцать человек. 25-го числа приходит сообщение из бухгалтерии: «Когда будут табели?» График смен двадцати двух человек из производства висит на стене, лист подписей восьми офисных сотрудников лежит в ящике стола, а заявления на отпуск — в почтовом ящике. Свести все это в одну таблицу займет полтора дня, и в итоге у одного-двух человек дни все равно не сойдутся. В статье шаг за шагом разбираем, что такое табель, из каких данных он складывается и как проходит упорядоченное закрытие месяца.

Табель — это обычно ежемесячный документ учета рабочего времени, который показывает, в какие дни периода сотрудники работали, в какие были в отпуске, на больничном или отсутствовали, и сколько сверхурочных они отработали.

Зачем нужен табель и почему он важен?

Табель — единственный согласованный ответ компании на вопрос «кто и когда работал». На этот ответ опирается подготовка зарплаты; руководитель видит в этой таблице тенденции по прогулам, отдел кадров — использование отпусков, а производство — нагрузку по сверхурочным. Когда табель составлен неверно, ошибка обычно всплывает на этапе расчета зарплаты или после возражения сотрудника; это стоит и времени, и доверия. Правильный и согласованный табель снимает большую часть таких возражений еще до того, как они появятся.

Из каких данных состоит табель?

Табель — не самостоятельный источник данных, а объединение нескольких записей. Если один из источников неполный или неверный, таблица тоже получится неверной.

• Отметки прихода и ухода: в какие дни и в какие часы человек был на работе.
• Записи об отпусках: согласованный ежегодный отпуск, отпуск по семейным обстоятельствам и другие дни отпуска.
• План смен: в какую смену и на какие часы человек был запланирован в этот день.
• Записи о сверхурочных: запрошенное и согласованное дополнительное рабочее время.
• Больничные и другие подтвержденные документами отсутствия: дни вне отпуска, причина которых подтверждена документом.

Как составить табель? Шаги закрытия месячного табеля

1. Зафиксируйте период и календарь. С самого начала определите, за какие даты составляется табель, праздничные дни и план смен.
2. Соберите исходные данные о приходе и уходе. Картридер, терминал или лист подписей — каким бы ни был источник, сведите данные в одно место.
3. Привяжите отметки к сотрудникам. Убедитесь, что каждая строка принадлежит нужному человеку; две записи одного человека или строки без сотрудника выявляются на этом этапе.
4. Внесите отпуска. Дни с согласованным отпуском отделяются от прогулов; не отмечайте день как «отпуск», пока заявление не согласовано.
5. Выделите исключения. Опоздания, ранние уходы, дни без отметки ухода и прогулы без причины выносятся в отдельный список.
6. Проверьте сверхурочные по согласованным заявкам. Кто, в какой день и сколько часов работал сверх нормы, должно совпадать с записью о согласовании.
7. Получите согласование руководителя и заблокируйте период. Каждое изменение в заблокированном табеле должно записываться вместе с причиной.
8. Сформируйте табель и передайте его в бухгалтерию. Согласованная сводка становится исходными данными для подготовки зарплаты.

Как вести табель? Примеры кодов для табеля

Один код на каждый день облегчает чтение таблицы. Коды ниже — только пример; вы можете изменить их под свою компанию. Важно один раз определить коды и чтобы все использовали их в одном значении.

Вымышленный пример: недельные записи сотрудника А превращаются в табель так. Обратите внимание, почему отметка и код табеля не всегда совпадают.

Самые частые ошибки в табеле

• Отмечать день отпуска как прогул. Когда записи об отпусках лежат в отдельном от табеля файле, таблица показывает прогул, потому что в этот день не было отметок.
• Вносить сверхурочные без согласования. Сверхурочные, по которым непонятно, кто их запросил и кто согласовал, в конце месяца вызывают споры.
• Оставлять опоздания без причины. Человек, опоздавший из-за согласованного руководителем совещания, и опоздавший без причины оказываются в одном списке.
• Не блокировать период. Тихие исправления после закрытия месяца создают расхождения между зарплатой и табелем.
• Не отражать замену смены в плане. Сотрудник поменялся сменой, а план остался старым, и фактическая отметка считается ошибочной.

Как вести табель в компании на 30 человек?

В компании на тридцать человек обычно сосуществуют два режима работы: офисная команда с фиксированными часами и сменная производственная или выездная бригада. Вместо того чтобы подчинять их одному правилу, достаточно для офиса простого контроля прихода и ухода, а для сменной команды — сравнения плана с фактом. В такой структуре главный риск — когда табель зависит от того, сколько один человек просидит над ним в конце месяца. Три простых правила снижают этот риск:

• Один источник: приход и уход, отпуска и сверхурочные ведутся с одним и тем же идентификатором сотрудника; в конце месяца не нужно сводить три файла.
• Еженедельное закрытие: каждую пятницу закрываются исключения этой недели; в конце месяца остается работа только за последнюю неделю.
• Четкая ответственность: руководитель подразделения согласует исключения своей команды, отдел кадров объединяет согласованные записи и блокирует период.

Думайте о табеле не как об отчете, который составляют в конце месяца, а как о записи, которую поддерживают в чистоте весь месяц.

Реалистичный план на первый месяц может быть таким: в первую неделю определите коды и ответственных, во вторую — сопоставьте текущие записи об отпусках и сверхурочных со списком сотрудников, с третьей недели начните закрытие по пятницам. В конце месяца сравните первый полный табель, составленный старым способом и по новому порядку, — так будет четко видно, где какая запись теряется.

Можно ли вести табель в Excel? Где ломаются бумага, Excel и WhatsApp?

В команде из пятнадцати-двадцати человек на одной площадке и без смен Excel обычно достаточно: строка на человека, столбец на день, итоги внизу. Но в следующих ситуациях таблица начинает терять надежность:

• Когда добавляются смены и сверхурочные, ячеек становится больше, формулы ломаются, и найти ошибку все труднее.
• Отпуска ведутся в отдельном файле, поэтому день отпуска в табеле выглядит как прогул.
• Руководители присылают таблицу фотографией в WhatsApp; непонятно, какая версия последняя.
• Не видно, кто и почему внес исправление после закрытия периода.

Как сформировать табель в YazSis KurumsalPortal?

Модуль Учёт времени и посещаемости собирает первые четыре шага закрытия месяца на одном экране. Он привязывает отметки PDKS (системы контроля посещаемости) к сотрудникам, выделяет опоздания, ранние уходы и прогулы как исключения и управляет их проверкой и согласованием. Записи о посещаемости сопоставляются с записями об отпусках, поэтому дни отпуска отделяются от прогулов. Из согласованных записей формируется табель, и для подготовки зарплаты получаются чистые данные о посещаемости.

Если у вас есть сменная команда, модуль Планирование смен и сверхурочных дополняет плановую часть: он создает дневные, недельные и месячные смены и ведет назначение персонала и согласование заявок на сверхурочные в одном процессе. Так в табеле «план» и «факт» видны рядом.

Если вы хотите не сводить закрытие месяца вручную, а перенести его в один процесс, структуру модулей можно посмотреть на странице KurumsalPortal, а подробности — на страницах соответствующих модулей.