Критический уровень запаса: расчёт минимального остатка и формула страхового запаса

Ответственный за закупки ввёл для каждого товара критический уровень в пятьдесят штук, потому что такую цифру легко запомнить. Ходовой товар опускается до пятидесяти за три дня, и полка пустеет, пока не приедет поставщик. Другой товар месяцами не двигается с места, до пятидесяти не опускается никогда и лежит на складе. Одна и та же цифра для одного товара даёт сигнал слишком поздно, для другого — без необходимости. Чтобы критический уровень работал, он должен зависеть от того, как быстро расходуется товар и за сколько дней приходит заказ. В этой статье на условном примере показываем, как определить критический уровень запаса и как простыми формулами рассчитать минимальный остаток и страховой запас.

Критический уровень запаса — это остаток товара, при достижении которого нужно делать повторный заказ; его задают, чтобы запас не закончился, пока не придёт поставка. В литературе он также называется точкой заказа (точкой перезаказа). Если заказать товар, когда остаток опустился до этого количества, до прихода новой партии на полке ещё будет запас, покрывающий дневной расход.

Что такое критический запас и чем он отличается от минимального и страхового?

Эти три термина часто путают. Хотя в разных компаниях их используют по-разному, распространено такое разделение:

Как рассчитать минимальный уровень запаса? По шагам

1. Найдите среднесуточный расход. Сложите расходные операции за последний период и разделите на число дней. Берите календарные дни, а не только дни, когда товар расходовался.
2. Определите максимальный суточный расход. Запишите количество за день с наибольшим расходом в том же периоде; исключения вроде акций или разового крупного заказа оценивайте отдельно.
3. Измерьте срок поставки. Найдите время между днём заказа и днём, когда приход товара зарегистрирован на складе, по возможности отдельно для каждого поставщика.
4. Рассчитайте страховой запас. Умножьте разницу между максимальным и среднесуточным расходом на срок поставки.
5. Запишите критический уровень. Умножьте среднесуточный расход на срок поставки и прибавьте страховой запас.
6. Внесите уровень в карточку товара и назначьте дату пересмотра. Обновляйте уровень, когда меняется расход или срок поставки.

Формула страхового запаса: условный пример расчёта

Цифры ниже полностью условные и подобраны только для того, чтобы показать, как выполняется расчёт. Формулы применены к трём товарам.

В примере критический уровень медленно оборачиваемого товара B из-за долгого срока поставки составляет почти половину уровня товара A; а товар C с самым коротким сроком поставки получает самый высокий уровень, потому что у него большой суточный расход. Поэтому вместо одной цифры для всех товаров нужен расчёт по каждому товару и поставщику.

Проследим движение товара A. Когда остаток опускается до шестидесяти штук, то есть до критического уровня, делается заказ. Если в следующие пять дней уходит в среднем по восемь штук в день, расходуется сорок штук и остаётся двадцать; к приходу новой партии на полке всё ещё лежит весь страховой запас. Даже если в какой-то день расход вырастет до двенадцати штук, буфер это покроет. Если поставщик отправит товар на два дня позже, будет израсходовано ещё шестнадцать штук и остаток упадёт до четырёх; поэтому измерение срока поставки — самый важный входной параметр расчёта. После расчёта уровня полезно один раз проверить такие короткие сценарии «а что, если», чтобы понять, разумна ли цифра.

Для каких товаров рассчитывать в первую очередь?

В компании с сотнями позиций рассчитывать уровень для всех с одинаковой тщательностью нереалистично. Распространённый подход — разделить товары на три группы и расставить приоритеты по ним:

• Критическая группа. Товары, отсутствие которых останавливает производство, продажи или оказание услуг. Рассчитывайте уровень по каждому поставщику и часто пересматривайте.
• Средняя группа. Товары, которые расходуются регулярно, но для которых можно найти замену. Примените формулу один раз и проверяйте периодически.
• Низкая группа. Недорогие товары или товары, которые можно быстро купить при необходимости. Обычно достаточно простой нижней границы и визуальной проверки.

Что искажает расчёт

• Сезонность. Для товаров, у которых летний и зимний расход различаются, задавайте уровни по периодам.
• Нестабильный срок поставки. Если поставщик иногда отгружает позже ожидаемого, надёжнее брать за основу самый долгий срок, а не средний.
• Минимальная партия заказа. Если поставщик не продаёт меньше определённого количества, критический уровень и объём заказа нужно рассматривать отдельно.
• Риск единственного поставщика. Для товаров без альтернативы может быть разумно держать страховой запас выше.
• Товары, останавливающие производство. Для позиций, нехватка которых остановит линию, недостаточно смотреть на средний расход; уровень задаётся выше, исходя из риска.
• Акции и крупные разовые заказы. Разовые большие отгрузки завышают среднее; исключите их перед расчётом.

Что делать, когда товар опустился до критического уровня?

1. Получивший предупреждение сотрудник проверяет текущий остаток и наличие открытого заказа; если партия уже в пути, второй заказ не делается.
2. У поставщика уточняется актуальный срок поставки; если он увеличился, решают, можно ли расходовать страховой запас.
3. Определяется объём заказа: вместе оцениваются количество на следующий период, условие поставщика о минимальном заказе и вместимость склада.
4. Заказ регистрируется, ожидаемая дата поставки записывается — так задержка будет замечена рано.
5. Когда товар приходит, приход регистрируется в тот же день; остаток снова поднимается выше уровня.

Учёт запасов и критический уровень в Excel: где хватает, а где нет?

Формулы выше легко построить в таблице Excel: столбцы расхода, срока поставки и максимального расхода, плюс столбец критического уровня. Проблема не в расчёте, а в актуальности. Расход меняется каждый день, но цифра в таблице обычно обновляется вручную; остатки хранятся в одном месте, уровни — в другом, и когда товар опускается ниже уровня, никто не получает предупреждения. Для расчёта уровня таблицы достаточно, для оповещения — нет.

Как в KurumsalPortal увидеть товар, опустившийся до критического уровня?

Модуль Управление запасами и складом не рассчитывает критический уровень за вас. Он отслеживает рассчитанные вами уровни, и товары, опустившиеся до них, становятся видны. Поскольку приходы, расходы и перемещения ведутся в едином журнале операций, текущий остаток берётся из учёта; на нескольких складах с одного экрана видно, какого товара сколько и где находится, а эти данные можно анализировать вместе с отчётом по запасам. Это не избавляет от необходимости время от времени пересчитывать уровни вручную; но замечать товар ниже уровня можно, не полагаясь на привычку заглядывать в таблицу.

Отделы закупок, склада и финансов работают с одними и теми же данными учёта. Если вы хотите рассчитать свои уровни, видеть по записям товары, опустившиеся до критического уровня, и заказывать по ним, посмотрите процесс на странице Управление запасами и складом, а для других процессов — общий обзор KurumsalPortal.