Что такое дашборд, зачем он нужен и как его сделать? Выбор KPI для руководителя

На совещании руководства звучит: «Пора завести дашборд», — и задачу передают в ИТ-отдел или программисту. Через несколько недель перед вами страница с десятками графиков: красочная, но никто не открывает ее первой по утрам. Проблема не в графиках, а в том, что никто не спросил: «В каком решении этот экран мне поможет?» Практический ответ на вопрос «что такое дашборд» начинается именно здесь: создание дашборда — это сначала список решений и только потом графики.

Дашборд — это визуальный сводный экран, который собирает в одном месте самые важные показатели, нужные, чтобы понять положение дел в процессе или в компании. Он работает как приборная панель автомобиля: показывает скорость, топливо и предупреждения, и вам не нужно разбирать двигатель. В статье рассказываем, зачем нужен дашборд, чем он отличается от панели администратора, как выбирать показатели и как его построить.

Зачем нужен дашборд?

• Показать состояние одним взглядом: не дожидаясь отчета, вы сразу при открытии видите, на каком этапе находится работа.
• Помочь рано заметить отклонение: показатель ниже цели привлекает внимание задолго до отчета в конце месяца.
• Напомнить о незавершенных задачах: заявки, ожидающие согласования, и предстоящие дела собраны на одном экране.
• Создать общую картину: когда все смотрят на одну и ту же цифру, споров «какой файл актуальный?» становится меньше.

Эти четыре функции связаны между собой. Без общей цифры отклонение не заметят рано; а если не видно незавершенных задач, неясно, что делать после отклонения. Ценность дашборда не в красоте графиков, а в том, что он сокращает путь от цифры к действию. Если экран не только говорит «вы ниже цели», но и одним щелчком ведет к нужному процессу, он действительно работает.

Какие бывают виды дашбордов?

По назначению дашборды бывают трех основных видов. Если знать, какой из них вам нужен, можно избавиться от лишних графиков:

• Операционный дашборд: отслеживает ежедневную работу; показывает оперативные данные — ожидающие согласования, просроченные задачи и сегодняшнюю нагрузку.
• Управленческий дашборд: показывает состояние относительно цели и отклонения; здесь собраны продажи, бюджет, запасы и загрузка команды.
• Аналитический дашборд: используется, чтобы докопаться до причины проблемы; требует фильтров и детализации и предназначен скорее для исследования, чем для ежедневного взгляда.

Для большинства компаний отправная точка — управленческий и операционный уровни. Аналитический уровень приобретает смысл, когда эти два уровня уже работают как следует.

Что такое панель управления? Чем она отличается от дашборда

«Панель управления» употребляют в двух значениях. Первое — панель показателей, на которую смотрит руководитель, то есть дашборд. Второе — интерфейс администратора программы для управления пользователями, правами и настройками (админ-панель). В результатах поиска их путают; разница такая:

Как сделать дашборд? Пошагово

Создание дашборда не начинается с того, чтобы открыть программу и добавить графики. Порядок ниже действует, каким бы инструментом вы ни пользовались: и в Excel, и в специальной программе проходят те же шесть шагов.

1. Запишите решения. В каких решениях поможет этот экран? Например: «Какой заказ выполнить первым?», «Какое согласование ожидает?»
2. Привяжите показатели к решениям. Рядом с каждым показателем напишите, на какое решение он влияет; то, что привязать не удается, уберите.
3. Определите формулу и источник. Один и тот же показатель должен считаться одинаково для всех и брать данные из одного источника.
4. Разделите по ролям. Высшее руководство, руководитель подразделения и сотрудник не видят один и тот же экран; каждый видит свои показатели.
5. Задайте пороги и предупреждения. Выделяйте состояния «ниже цели» или «просрочено» цветом и уведомлением.
6. Следите, пользуются ли им. Если через неделю экран никто не открывает, упростите его, а не добавляйте новое.

Как выбрать показатели (KPI) для руководителя?

Выбор показателей — самая трудная и самая ценная часть дашборда. Показать все имеющиеся данные легко; вывести на экран только те, по которым принимают решения, требует дисциплины. Отсейте показатель-кандидат с помощью таких вопросов:

• Сделаю ли я что-то, если эта цифра изменится?
• Могу ли я получать эту цифру надежно и регулярно?
• Все ли согласны с тем, как определяется эта цифра?
• Есть ли рядом с цифрой цель или прошлый период для сравнения?
• Какая роль должна видеть эту цифру, а какая — нет?
• Какая задача и кому достанется, когда цифра ухудшится?

После такого отбора для каждой роли остается несколько показателей. Таблица ниже показывает пример того, как можно разделить их по ролям; ваши показатели будут зависеть от отрасли и процессов.

Дашборд, который пытается показать все, — это дашборд, на котором никто ничего не видит.

Возьмем вымышленный пример: генеральный директор производственной компании по утрам сначала смотрит на три вещи — продажи относительно цели, материалы на критическом уровне запаса и задачи, ожидающие его согласования. Ответственный за склад в той же системе видит только ожидающие отгрузки и предупреждения по запасам, а менеджер по продажам — свои коммерческие предложения и предстоящие встречи. Все трое получают данные из одного источника, но никто не видит чужой экран. Так экран остается простым, чувствительные данные не расходятся без необходимости, и каждый утром понимает по экрану, с чего начать день.

Частые ошибки при создании дашборда обычно такие: начинать с дизайна, а определения показателей задавать потом, показывать всем ролям один и тот же экран, выводить только цифры без предупреждений и не фиксировать письменно, кто на что смотрит.

Нужна ли программа для дашборда, или хватит Excel?

Сводный лист и несколько графиков в Excel — хороший дашборд, если на него смотрит один человек, а данные лежат в одном файле. Почти все в какой-то момент так и начинают. Ограничения проявляются, когда экраном начинают пользоваться несколько человек: данные каждый раз приходится обновлять вручную, файл ходит по почте и появляются разные версии, все видят все, поэтому отделить чувствительные данные невозможно, а на телефоне файл неудобно открывать. Сообщение «итоги дня» в WhatsApp — это неподвижная картинка: в ней не перейти к деталям и не сравнить с прошлым.

Здесь в дело вступает программа для дашбордов: она читает данные из подключенного источника, показывает разным ролям разные экраны и доставляет предупреждение нужному человеку. Но программа не заменяет выбор показателей: неверные показатели в пустом инструменте вредят не меньше, чем неверный отчет.

Как работает модуль «Управление дашбордом» в KurumsalPortal?

Модуль «Управление дашбордом» — это слой панелей по ролям в KurumsalPortal. Он публикует персональные панели, которые показывают сотруднику, руководителю подразделения и высшему руководству только относящиеся к ним данные. На панели есть KPI, заданные для роли, ожидающие и предстоящие задачи, предупреждения из центра уведомлений, показатели эффективности и быстрые ссылки на процессы; увидев отклонение, пользователь переходит к нужному процессу и превращает решение в действие.

Порядок внедрения совпадает с шагами выше: подключаются источники данных, задаются роли и KPI, публикуются персональные панели, отслеживаются отклонения. Какие показатели выводить на панель, согласовывается на этом этапе. Вывод на панель данных из другой системы, например ERP, — это работа по интеграции; ее объем уточняется в ходе проекта. KurumsalPortal работает на собственном сервере клиента, а сотрудники пользуются им из браузера телефона, то есть для просмотра панели не нужно устанавливать приложение.

Советуем начинать работу по шагам из статьи со списка решений. Чтобы увидеть, как строятся панели по ролям, загляните на страницу «Управление дашбордом», а всю платформу из 33 модулей можно посмотреть на странице KurumsalPortal.