WhatsApp auf der Baustelle: Wie die Nachricht des Poliers zur Zeiterfassung wird

Auf einer Baustelle steckt die verlässlichste Information des Tages im Handy des Poliers: wie viele Leute gearbeitet haben, welches Geschoss fertig ist, was morgen gebraucht wird, wer ohne Helm aufs Gerüst gestiegen ist. Das Problem: Diese Informationen bleiben in WhatsApp-Nachrichten, Sprachnotizen und Fotos hängen. Wenn das Büro abends die Zeiterfassung zusammenträgt, ruft es Handy für Handy an, und die Geschäftsleitung erfährt die Tageszusammenfassung erst am nächsten Morgen.

In diesem Beitrag zeigen wir, wie sich verstreute Nachrichten von der Baustelle in strukturierte Einträge verwandeln lassen und worauf es bei dieser Umwandlung ankommt. Die Beispiele stammen aus unserem Produkt SahaSesi AI.

Warum landen Baustelleninformationen in keinem Protokoll?

Baustellenteams wollen keine neue App lernen; das bequemste Werkzeug auf dem Handy ist WhatsApp. Formulare ausfüllen, durch Menüs navigieren oder sich Passwörter merken passt nicht zum Tempo auf der Baustelle. Die Information entsteht also zur richtigen Zeit, sammelt sich aber am falschen Ort.

• Die Zeiterfassung entsteht abends in Einzelgesprächen mit den Polieren; halbe Tage und Überstunden werden vermischt.
• Materialanforderungen werden in einer Gruppe geschrieben, und es bleibt unklar, wer bestellt hat.
• Mängel werden per Foto gemeldet, aber es gibt keinen Eintrag, der zeigt, dass sie behoben sind.
• Arbeitsschutzvorfälle werden mündlich weitergegeben; ob sie im Bericht auftauchen, ist Glückssache.

Von der Nachricht zum Eintrag: fünf Eintragsarten

Der größte Teil der Nachrichten von der Baustelle fällt in eine von fünf Arten. Wer Nachrichten diesen Arten zuordnet, erhält die Listen, die das Büro braucht, praktisch von selbst.

1. Arbeitseintrag: Fortschrittsmeldungen wie „Block B, 3. Etage, Stützenschalung fertig“ werden mit Block- und Etagenangabe in den Tagesbericht eingeordnet.
2. Zeiterfassung: „Rohbauteam 12 Personen, Eisenflechter 4 Personen halber Tag“ wird je Person oder Subunternehmerteam erfasst.
3. Materialanforderung und Lieferung: „Morgen brauchen wir 20 m³ Beton“ wird zur Anforderung; sobald das Foto des Lieferscheins eintrifft, wird ein Lieferungseintrag angelegt.
4. Mangel: Ein Mangel mit Foto wird zusammen mit dem verantwortlichen Subunternehmer angelegt und mit dem Abschlussfoto geschlossen.
5. Vorfall: Arbeitsunfälle, Arbeitsunterbrechungen oder Kontrollbesuche werden gesondert geführt; ein Arbeitsschutzvorfall rückt an die Spitze des Berichts.

Was macht die KI in diesem Ablauf?

Bei SahaSesi AI schreiben Polier und Handwerker an eine einzige WhatsApp-Nummer. Eine Sprachnachricht wird zuerst in Text umgewandelt; anschließend liest die KI die Nachricht, ordnet sie einer Art zu und liest sie dem Polier mit „Gespeichert: …“ zurück. Wurde etwas falsch verstanden, korrigiert der Polier es mit einer Antwort wie „Nein, es waren 10 Personen“.

Der Polier schreibt wie gewohnt; das Einzige, was sich ändert: Aus der Nachricht wird jetzt ein Eintrag.

Die KI kann Fehler machen. Deshalb landen Nachrichten, bei denen man sich nicht sicher ist oder die nicht verarbeitet werden konnten, in der Liste „Wartet auf Prüfung“ im Büro; keine Nachricht geht stillschweigend verloren. Der Tagesbericht wird nach der Freigabe durch die Bauleitung gesperrt, und spätere Änderungen hinterlassen eine Spur.

Der Abendbericht: ein Dokument für die Geschäftsleitung

Die Einträge des Tages werden automatisch zum Tagesbericht zusammengestellt. Jeden Abend geht ein einziges PDF mit Baustellenabschnitten per WhatsApp und E-Mail an die Führungskräfte. Der Bericht enthält die Arbeitseinträge des Tages, die Summe der Personentage, offene Mängel und gegebenenfalls Arbeitsschutzvorfälle. Eine Baustelle, die keine Einträge sendet, wird ebenfalls gesondert markiert.

Zum Monatsende lässt sich die Zeiterfassung nach Person und Subunternehmer, Tag für Tag, als Excel-Datei herunterladen. Für die Datei an die Buchhaltung ist keine zusätzliche Zusammenstellung nötig.

Was Sie vor dem Start wissen sollten

• Auf den Geräten des Baustellenteams wird keine App installiert; im Panel werden Name und Telefonnummer der Person hinzugefügt.
• Einträge, Fotos und Audiodateien werden in einem Rechenzentrum in Frankfurt (Deutschland, EU) gespeichert; die Dienste für KI und Sprache-zu-Text befinden sich in den USA.
• Wir empfehlen, Zeiterfassungs- und Arbeitsschutzeinträge vor der Verwendung im Büro zu prüfen.
• SahaSesi AI wird derzeit im Rahmen eines Pilotprogramms mit den ersten Baustellen in Betrieb genommen.

Was ändert sich auf Unternehmensebene?

Die Baustellenerfassung ist nur ein Anfang. Für geplante Außendienstbesuche und die Aufgabenverfolgung gibt es das Modul Außendienstverfolgung & Planung, für die unternehmensweite Nachverfolgung von Vorfällen und Beinaheunfällen das Modul Arbeitsschutzvorfall- / Beinaheunfallmanagement; beide tragen dieselbe Disziplin in die Büroprozesse.

Wenn Sie den Abendbericht Ihrer Baustelle per WhatsApp erhalten möchten, können wir den Umfang des Pilotprogramms gemeinsam besprechen.