Was ist ERP? Finanzen, Lager, Vertrieb und Produktion auf einer Datenbasis

ERP (Enterprise Resource Planning, auf Deutsch Unternehmensressourcenplanung) ist eine Unternehmenssoftware, die Vertrieb, Einkauf, Lager, Produktion und Finanzen auf denselben Daten abbildet. Wird ein Auftrag erfasst, speisen sich Bestand, Beschaffungsbedarf, Versand und Zahlungseingang aus demselben Datensatz dieses Auftrags; keine Abteilung erzeugt in ihrer eigenen Tabelle eine eigene Wahrheit.

Das Wort ERP weckt bei vielen Führungskräften die Vorstellung eines schweren, langen und komplizierten Projekts. Dabei ist die Grundidee einfach: dieselbe Information einmal erfassen und dafür sorgen, dass alle dieselbe Information sehen. In diesem Beitrag erklären wir anhand des Ansatzes von YazSis ERP, welches Problem ERP löst, welche Bereiche es abdeckt und worauf bei der Auswahl zu achten ist.

Wo reißen die Daten ab?

Ein typischer Ablauf sieht so aus: Das Vertriebsteam nimmt den Auftrag an und leitet ihn per E-Mail ans Lager weiter. Das Lager aktualisiert die Bestandstabelle von Hand. Die Buchhaltung stellt die Rechnung in einem separaten Programm aus und verfolgt den Zahlungseingang in einer weiteren Datei. Jeder Schritt ist für sich genommen vernünftig; insgesamt entstehen aber drei, vier verschiedene Datensätze zum selben Auftrag, und welcher davon stimmt, zeigt sich erst, wenn jemand nachfragt.

• Der Bestand, den der Vertrieb sieht, und der Bestand, den das Lager zählt, stimmen nicht überein.
• Das Gesamtrisiko eines Kunden erfährt man nur, indem man drei verschiedene Dateien zusammenrechnet.
• Wenn ein Managementbericht gefragt ist, werden die Daten jedes Mal von Hand zusammengetragen.
• Wechselt eine Person, geht auch das Prozesswissen: Die Regel steckt nicht im System, sondern im Kopf der Person.

Diese Probleme gibt es auch in kleinen Unternehmen; mit dem Wachstum kosten sie aber immer mehr Zeit und Arbeit. Jeder neue Kunde, jedes neue Produkt und jedes neue Lager vergrößert die Zahl der voneinander getrennten Datensätze.

Welche Bereiche deckt ERP ab?

YazSis ERP führt sechs Hauptbereiche in einem Datenfluss zusammen:

• Vertrieb: Angebot, Auftrag, Kunde, Preis, Versand und Zahlungseingang.
• Einkauf: Bedarfsanforderung, Angebot, Freigabe, Bestellung, Lieferant und Lieferung.
• Lager und Bestand: Umlagerung, Inventur, Charge/Seriennummer, Barcode, RFID und Lagerplatz.
• Produktion: Stückliste, Rezeptur, Fertigungsauftrag, Lohnfertigung, Ausschuss, Ausbeute und Kosten.
• Finanzen: Ausgaben, Zahlungseingänge, Budget, Liquidität und Finanzvorgänge.
• Unternehmenssteuerung: KPIs, Echtzeit-Berichte und eine Ansicht zur Entscheidungsunterstützung.

Nicht jedes Unternehmen braucht alle sechs Bereiche im gleichen Maß. Für ein Handelsunternehmen kann der Produktionsbereich überflüssig sein; für ein Unternehmen mit eigener Werkstatt sind Stückliste und Fertigungsauftrag das Herzstück. Deshalb sollte man ERP nicht als ein einziges Paket verstehen, sondern als die Frage, welcher Bereich in welcher Reihenfolge in Betrieb geht. Meist beginnt man bei dem Bereich, der die meiste Zeit kostet, zum Beispiel der Strecke vom Auftrag zum Bestand; Produktion, Finanzen und Managementberichte kommen später auf denselben Daten hinzu. So muss das Team nicht alles auf einmal lernen.

Der Weg eines Auftrags durch das ERP

Der Unterschied von ERP zeigt sich deutlich, wenn man einen einzelnen Auftrag von Anfang bis Ende verfolgt. Alle folgenden Schritte laufen auf demselben Datensatz; was eine Abteilung erledigt hat, liegt bei der nächsten bereits auf dem Bildschirm bereit. Niemand muss das Ergebnis des vorigen Schritts telefonisch oder per E-Mail erfragen.

1. Das Vertriebsteam erstellt das Angebot; sobald der Kunde zustimmt, wird das Angebot zum Auftrag.
2. Der Auftrag wird mit dem Bestand abgeglichen: Ist der Artikel im Lager, in einem anderen Lager oder muss er beschafft werden?
3. Für fehlendes Material wird eine Bedarfsanforderung angelegt, bei Eigenfertigung ein Fertigungsauftrag.
4. Der Versand geht raus, der Bestand sinkt; Lieferschein und Rechnung laufen auf demselben Datensatz weiter.
5. Geht die Zahlung ein, wird das Kundenkonto aktualisiert; eine verspätete Zahlung erscheint auf dem Bildschirm des Finanzteams.
6. Die Geschäftsführung liest all das aus den Berichten, ohne separate Dateien anzufordern; sie sieht, in welcher Phase sich Arbeit staut und wo gewartet wird.

Der Wert eines ERP liegt nicht in der Zahl der Bildschirme, sondern darin, dass jede Abteilung auf dieselbe Frage dieselbe Antwort gibt.

Vier Fragen für die Auswahl

• Was wird aus Ihrem bestehenden System? Wenn Sie bereits ein funktionierendes ERP haben, ist es eine eigene Option, die fehlenden Prozesse zu ergänzen, ohne es abzulösen. Sie müssen nicht alles von Grund auf neu aufbauen.
• Was, wenn die Standardmasken nicht zu Ihrem Ablauf passen? Ein Ablauf, den das Standardprodukt nicht abdeckt, kann mit einem Sondermodul unternehmensspezifisch entwickelt werden. Erwartet wird, dass sich das ERP dem Unternehmen anpasst, nicht das Unternehmen dem ERP.
• Wie werden die Daten zusammengeführt? Ein gemeinsamer Informationsfluss mit anderen Systemen wird über API- und Datenbankintegrationen aufgebaut. Welche Daten in welche Richtung fließen, sollte von Anfang an schriftlich festgehalten sein.
• Wie messen Sie das Ergebnis? Managementberichte sollten Engpass und Ergebnis sichtbar machen. Ein ERP, das eingeführt wird, ohne dass man festgelegt hat, was gemessen werden soll, ist nur ein aufwendigeres Journal.

ERP ist keine Softwareinstallation, sondern eine Prozessordnung

Ein häufiger Fehler bei ERP-Projekten: Man wählt die Software aus und verschiebt die Prozesse auf später. Wenn Fragen wie „Wer hat die Freigabekette in der Hand?“, „Wer darf Rabatte gewähren?“ oder „Wie oft wird der Bestand gezählt?“ nicht vor der Software beantwortet werden, überträgt die Software das bestehende Durcheinander nur ins Digitale. Ein gesundes Projekt beginnt deshalb vor der Installation mit einer Analyse, in der der Ablauf verstanden wird. In der Analyse wird herausgearbeitet, was jeder Bereich heute von wem und mit welchem Werkzeug erhält; anschließend wird festgelegt, mit welchem Bereich begonnen wird und welche Daten miteinander verknüpft werden.

Wenn Sie sehen möchten, wie wir Ihre Prozesse auf einer Datenbasis zusammenführen können, beginnen Sie mit der Seite YazSis ERP.