Rollenbasiertes Dashboard: So sieht jede Führungskraft ihre eigenen Kennzahlen

Am Montagmorgen melden sich die Geschäftsleitung, ein Bereichsleiter und ein Mitarbeiter im Außendienst im selben Firmensystem an. Jeder sucht etwas anderes; allen dreien denselben Bildschirm zu zeigen, hilft keinem. Ein rollenbasiertes Management-Dashboard ist ein persönlicher Bildschirm, der KPIs, offene Aufgaben und Benachrichtigungen auf einer Seite bündelt und jeder Nutzerin und jedem Nutzer nur die Daten zeigt, die für die eigene Rolle definiert sind.

In diesem Beitrag erklären wir am Modul Dashboard-Management im YazSis KurumsalPortal, warum ein rollenbasiertes Dashboard sinnvoll ist, was es enthalten kann und wie es eingerichtet wird.

Ein System, drei verschiedene Bildschirme

Das Modul Dashboard-Management veröffentlicht getrennte Dashboards für drei Rollen. Alle liegen im selben Portal, doch jede Nutzerin und jeder Nutzer sieht nur die Daten, die für die eigene Rolle definiert sind:

• Geschäftsleitung: KPIs zur Gesamtlage des Unternehmens und Abweichungen. Ohne in Details einzusteigen, erkennt sie, ob die Dinge in die erwartete Richtung laufen.
• Bereichsleitungen: Kennzahlen des eigenen Bereichs sowie offene und anstehende Aufgaben. Daten anderer Bereiche erscheinen nicht auf dem Bildschirm.
• Mitarbeitende: die eigenen offenen Aufgaben, anstehende Termine und Benachrichtigungen. Bei Bedarf springen sie über eine Verknüpfung direkt in den passenden Prozess.

Entscheidend ist, dass das Dashboard mit der Rolle mitkommt. Weil jede Nutzerin und jeder Nutzer nur auf die Daten zugreift, für die sie oder er berechtigt ist, bleibt der Bildschirm übersichtlich, und der Datenumfang wird durch die Berechtigung begrenzt. Wer keine unnötigen Zahlen sieht, behält den Fokus, und niemand bekommt Daten zu sehen, die nicht zu seiner Aufgabe gehören.

Meldet sich zum Beispiel eine Bereichsleiterin am Morgen an, schaut sie zuerst auf die offenen Aufgaben ihres Teams und prüft dann die Abweichungen bei den Kennzahlen. Mitarbeitende sehen dagegen nur ihre eigenen Aufgaben, anstehenden Termine und Benachrichtigungen; Management-Kennzahlen begegnen ihnen nicht. Die Geschäftsleitung liest das Gesamtbild auf einer einzigen Seite, ohne in diese beiden Ansichten wechseln zu müssen.

Was enthält das Dashboard?

• Live-KPI-Ansicht: Die für die Rolle definierten Kennzahlen werden aktuell angezeigt; niemand muss auf einen Bericht warten. Wer den aktuellen Stand sieht, ohne dass erst ein Bericht erstellt werden muss, erkennt Abweichungen leichter und früher.
• Anstehende Aufgaben und Benachrichtigungszentrale: Aufgaben und Hinweise für die Nutzerin oder den Nutzer liegen an einem Ort. Um eine Benachrichtigung zu finden, muss man nicht Modul für Modul durchklicken.
• Schnellzugriffe auf Leistung und Prozesse: Von einer sichtbaren Abweichung springt man in den zugehörigen Prozess und macht aus der Entscheidung eine Maßnahme.

Drei häufige Fehler beim Dashboard-Design

• Alles anzeigen. Zwanzig Kennzahlen auf einem Bildschirm bedeuten, dass keine davon beachtet wird. Wenige Kennzahlen, die eine Entscheidung direkt beeinflussen, leisten pro Rolle mehr als eine lange Liste.
• Allen dasselbe Dashboard geben. Die Kennzahlen der Geschäftsleitung interessieren Mitarbeitende nicht, und die Aufgabenliste einer Mitarbeiterin interessiert die Geschäftsführung nicht. Ohne Rollentrennung wird das Dashboard schnell zu einem Bildschirm, den niemand mehr öffnet.
• Kennzahlen ohne Handlungsmöglichkeit. Ein Dashboard, das eine Abweichung zeigt, aber nicht, was danach zu tun ist, schlägt nur Alarm. Neben der Kennzahl sollte auch ein Weg in den zugehörigen Prozess stehen.

Das Dashboard in fünf Schritten einrichten

1. Datenquellen anbinden. Von Anfang an steht fest, aus welchen Daten das Dashboard gespeist wird. Eine Kennzahl nützt nur, wenn sie aus einer verlässlichen Quelle stammt.
2. Rollen und KPIs definieren. Für Geschäftsleitung, Bereichsleitungen und Mitarbeitende wird festgelegt, welche Kennzahlen wirklich nötig sind.
3. Persönliche Dashboards veröffentlichen. Jede Nutzerin und jeder Nutzer startet mit dem Dashboard der eigenen Rolle: Die Geschäftsleitung sieht die Gesamtübersicht, die Bereichsleitung den eigenen Bereich, Mitarbeitende die eigenen Aufgaben.
4. Abweichungen verfolgen. Kennzahlen, die aus dem erwarteten Rahmen fallen, sind auf einen Blick erkennbar.
5. Entscheidungen in Maßnahmen umsetzen. Das Dashboard bleibt nicht bloß ein Informationsbildschirm; von der Stelle, an der die Abweichung sichtbar wird, geht es direkt in den zugehörigen Prozess.

Können Daten aus anderen Systemen ins Dashboard übernommen werden?

Das Modul Dashboard-Management speist die Dashboards aus definierten Datenquellen. Daten eines anderen Systems wie eines ERP ins Dashboard zu übernehmen, ist dagegen ein Integrationsprojekt; KurumsalPortal wird nicht mit einer fertigen ERP-Anbindung geliefert. Welche Daten übertragen werden und in welchem Umfang, legen Sie gemeinsam im Projekt fest. Deshalb bleibt das Projekt klein und überschaubar, wenn Sie zuerst klären, welche Kennzahlen wirklich gebraucht werden, und die Datenquelle erst danach auswählen.

Was ändert sich gegenüber dem manuellen Reporting?

In vielen Unternehmen wird der Managementbericht von jemandem per Hand aus mehreren Dateien zusammengestellt und ist veraltet, sobald er fertig ist. Bringt vor der Montagsbesprechung jeder seine eigene Tabelle mit, geht der erste Teil der Besprechung dafür drauf, die Zahlen abzugleichen. Schauen alle auf denselben Bildschirm, wird darüber gesprochen, was die Zahlen bedeuten. Das rollenbasierte Dashboard soll diesen Aufwand für das Zusammenstellen verringern. Der erwartete Nutzen lässt sich in drei Punkten zusammenfassen: Überblick für das Management auf einen Blick, schnellere Entscheidungen und weniger manuelles Reporting.

Wie sich Rollen und KPIs für Ihr Unternehmen zuschneiden lassen, sehen Sie auf der Seite Dashboard-Management; wie das Dashboard mit den anderen Modulen zusammenarbeitet, auf der Seite KurumsalPortal.