Produktionsverfolgung: Daten aus der Werkstatt ins ERP bringen

In der Werkstatt stehen die zuverlässigsten Informationen in den Notizen am Rand des Fertigungsauftrags: wie viele Stück zugeschnitten wurden, wie viele Ausschuss entstanden sind, welcher Auftrag warum wartete. Das Problem: Wenn diese Notizen im Büro ankommen, sind sie entweder unvollständig oder viel zu spät. Produktionsverfolgung bedeutet, schriftlich festzuhalten, in welcher Phase sich ein Auftrag in der Werkstatt befindet und wie viel Material und Arbeit er verbraucht; in Verbindung mit dem ERP speist diese Erfassung auch Entscheidungen zu Bestand, Kosten und Versand.

In diesem Beitrag erklären wir, wo Produktionsdaten in der Werkstatt entstehen, auf welchem Weg sie ins ERP gelangen und welche Entscheidungen bei der Datenerfassung getroffen werden müssen. Auf der ERP-Seite nehmen wir den Produktionsbereich von YazSis ERP als Beispiel.

Wo entstehen Daten in der Werkstatt?

Produktionsinformationen entstehen nicht an einer einzigen Stelle, sondern in kleinen Teilen entlang des Arbeitsablaufs. Jedes Teil kann im Büro die Antwort auf eine Frage sein; wird es aber nicht erfasst, bleibt es nur im Gedächtnis des Meisters.

• Materialentnahme: Wie viel Rohmaterial wurde für welchen Auftrag aus dem Lager entnommen, aus welcher Charge oder Seriennummer?
• Beginn und Ende der Arbeitsgänge: Wann hat der Auftrag an welcher Station begonnen, wann war er fertig, wo hat er gewartet?
• Gefertigte Stückzahl: Fertige und halbfertige Stückzahl, die geprüfte und die nicht bestandene Menge.
• Ausschuss: Wie viel Material ging verloren und warum: fehlerhafter Zuschnitt, Materialfehler, Einrichtverlust?
• Lohnfertigungsbewegung: Welcher Auftrag ging in welcher Menge außer Haus und wann kam er zurück?

Stellen Sie sich eine kleine Szene vor: Ein Kunde fragt nach dem Versanddatum. Der Vertriebsmitarbeiter ruft in der Werkstatt an, der Meister sagt „fast fertig“. Im System ist der Fertigungsauftrag offen, aber es gibt keinen Eintrag, der zeigt, in welcher Phase sich der Auftrag befindet. Der Vertriebsmitarbeiter nennt dem Kunden ein geschätztes Datum; verzögert sich der Auftrag, bleibt dieses Datum als Versprechen des Vertriebs und nicht der Werkstatt. Die eigentliche Aufgabe der Produktionsverfolgung ist es, in solchen Fällen geschätzte Information durch erfasste Information zu ersetzen.

Der Weg der Daten im ERP

Damit Werkstattdaten im ERP aussagekräftig sind, muss zuerst eine Produktionsstruktur definiert sein. Stückliste und Rezeptur beantworten die Frage „Woraus wird dieses Produkt gefertigt?“; der Fertigungsauftrag beantwortet „Wie viel, wann, in welcher Reihenfolge?“. Sobald beides steht, findet jeder weitere Werkstatteintrag im System seine Entsprechung:

1. Stückliste und Rezeptur werden angelegt; es wird definiert, aus welchen Materialien in welchen Mengen jedes Fertigerzeugnis besteht.
2. Aus einem Auftrag oder einem Bestandsbedarf wird ein Fertigungsauftrag angelegt; er trägt die zu fertigende Stückzahl und den Termin.
3. Das Material wird aus dem Lager auf den Fertigungsauftrag gebucht; der Bestand sinkt mit derselben Bewegung.
4. In der Werkstatt werden gefertigte Stückzahl und Ausschuss erfasst; der Fertigungsauftrag wird teilweise oder vollständig abgeschlossen.
5. Das Fertigerzeugnis geht in den Bestand und wird versandbereit; das tatsächlich verbrauchte Material und der Ausschuss schlagen sich in den Kosten nieder.
6. Die Geschäftsführung sieht Ausbeute und Kostenabweichung neben dem Planwert.

Das wichtigste Glied dieser Kette ist die Zuordnung der Materialentnahme zu einem Fertigungsauftrag. Verlässt Material das Lager ohne Fertigungsauftrag, lassen sich weder Ausschuss noch Kosten richtig berechnen. Deshalb beginnen viele Unternehmen als ersten Schritt damit, die Lagerentnahmen an den Fertigungsauftrag zu binden; die dichtere Erfassung in der Werkstatt folgt später.

Die Erfassung in der Werkstatt sollte kein Nebenjob sein, sondern ein Schritt der Arbeit.

Lohnfertigung: Arbeit, die die Werkstatt verlässt

In vielen Fertigungen wird ein Teil der Arbeit außer Haus erledigt: Beschichtung, Lackierung, Wärmebehandlung, ein Spezialarbeitsgang. Material, das in die Lohnfertigung geht, liegt nach einiger Zeit an einem Ort, den niemand genau kennt, wenn es im System nicht verfolgt wird. Wird auch die Lohnfertigung im ERP als Schritt des Fertigungsauftrags angelegt, bleibt sichtbar, welches Material bei wem liegt, wann es zurückkommt und wie viel davon beim Rückkommen verwendbar ist. Auch die Ausschuss- und Ausbeuteberechnung wird so aufgebaut, dass sie externe Arbeiten einschließt.

Fünf Entscheidungen vor der Datenerfassung

• Wer erfasst? Der Meister, der Stationsverantwortliche oder der Schichtleiter? Die Erfassung muss bei der Person, die die Arbeit ausführt, mit möglichst wenig Aufwand möglich sein.
• Zu welchen Zeitpunkten wird erfasst? Bei jedem Arbeitsgang oder nur beim Abschluss des Fertigungsauftrags? Je häufiger die Erfassung, desto detaillierter, aber desto größer auch der Aufwand.
• Wie wird Ausschuss klassifiziert? Statt Freitext ermöglicht eine kurze Ursachenliste die monatliche Auswertung.
• Wie wird Rückverfolgbarkeit aufgebaut? Charge, Seriennummer und Barcode dienen dazu, später zu zeigen, welches Material in welchem Fertigerzeugnis verwendet wurde.
• Was passiert, wenn die Erfassung sich verzögert? Eine Sammelerfassung am Schichtende ist ebenfalls möglich; wichtig ist, dass diese Verzögerung in den Berichten ausdrücklich bekannt ist.

Was sieht die Geschäftsführung künftig?

Sobald die Daten regelmäßig fließen, ändern sich die Antworten auf die Fragen. „Warum hat sich dieser Auftrag verzögert?“ wird mit einem Eintrag beantwortet, der zeigt, wie lange er an welcher Station gewartet hat. „Verdienen wir an diesem Produkt wirklich?“ wird beantwortet, indem man auf die Kosten schaut, die aus geplantem und tatsächlichem Material sowie Ausschuss berechnet werden. Die KPI- und Echtzeit-Berichtsansicht in YazSis ERP zielt darauf ab, solche Fragen ohne separat erstellte Dateien beantworten zu können.

Wenn Sie den Ansatz besprechen möchten, wie die Daten Ihrer Werkstatt ins ERP gelangen, werfen Sie einen Blick auf die Bereiche auf der Seite YazSis ERP.